С момента появления первых компьютеров одной из наиболее важных сфер их применения было организационное управление. В этом смысле создание и внедрение КАИС не является принципиально новым процессом. Речь идет об очередном витке автоматизации на основе применения новой техники и технологий, на котором не должен отрицаться ранее накопленный опыт.
Одна из главных отличительных особенностей этого очередного витка заключается в том, что внедрение компьютеров, цифровых систем связи и ассоциированных с этой техникой технологий затрагивает практически все аспекты деятельности Фонда и доходит буквально до каждого рабочего места.
Наиболее существенные «стартовые позиции» современного этапа автоматизации кратко можно охарактеризовать следующим образом.
Организационное управление в целом и в Фонде в частности получило на каждом рабочем месте мощный инструмент обработки информации в виде персональных ЭВМ, широкого набора периферийных устройств, а также программного обеспечения. С их помощью появилась возможность оформления информации в кратчайшие сроки (насколько это позволяют возможности человека) и в разнообразных удобных для восприятия формах, а также возможность автоматизировать ряд рутинных операций.
Компьютерные сети создали чрезвычайно полезную физическую среду для очень быстрого перемещения информации, а также создали беспрецедентные возможности для ее тиражирования.
На всех уровнях управления появилась возможность создания и эффективного использования электронных хранилищ информации. По сравнению с традиционными хранилищами, такими как архивы, электронные имеют два важнейших преимущества:
· электронное хранилище позволяет значительно упростить и ускорить доступ к информации;
· при правильной организации формы хранения информации можно автоматизировать многие операции по ее обработке; например, электронный массив детализированных данных (не просто массив документов, а совокупность разделенных элементов данных, снабженных определенными атрибутами) позволяет автоматически или полуавтоматически пере структурировать их нужным образом (выбрать нужный «информационный срез»), чтобы решить конкретную аналитическую задачу.
На основе использования преимуществ электронных хранилищ информации появилась возможность использовать большие объемы информации не только для целей (долгосрочного или сравнительно долгосрочного) планирования, но и для целей оперативного управления. Ранее использование больших массивов данных сдерживалось высокой трудоемкостью их анализа.
Кроме того, в современных корпоративных хранилищах может регистрироваться и накапливаться информация не только об объекте управления и управленческих воздействиях, но и том, как функционировала сама система управления. Другими словами, возможно детально фиксировать в документальных и числовых структурах «технологический опыт» системы, который сегодня накапливается, главным образом, в памяти и профессиональных навыках работников этой системы. Это могут быть сведения о реальных информационных связях, маршрутах прохождения документов, хронометражи технологических операций и многие другие данные. Исследования показывают, что оптимизация технологии функционирования многих систем управления на основе новых научных методов (в том числе количественных) зачастую сдерживается не отсутствием формального аппарата и программ анализа и оптимизации, а сложностью и трудоемкостью получения реальных данных о функционировании системы (сегодня это возможно, и то не всегда, только через опрос сотрудников и анализ документов). Накапливаемую в электронных хранилищах технологическую информацию следует рассматривать как важнейший ресурс для повышения эффективности технологических процессов и процессов управления в Фонде и их оптимизации.
Как уже отмечалось, внедрение в управление технических средств автоматизации и новых технологических приемов – процесс перманентный. В нем можно отмечать только определенные «волны», вызванные появлением новых классов техники и сформированных под эту технику технологических моделей.
Волна последнего десятилетия опирается, прежде всего, на мощные персональные компьютеры и сети таких компьютеров. В ее движении можно выделить этапы с характерной расстановкой акцентов.
Как правило, на начальном этапе наибольшее внимание уделяется технике. Так, появление ПЭВМ, их новые возможности, быстрый рост вычислительной мощности при одновременном снижении стоимости, расширение ассортимента программных средств вызвали стремление большинства предприятий и организаций заменить парк имеющихся у них компьютеров и оснастить персональными компьютерами рабочие места, а не только вычислительные центры. В это вкладывалась основная часть финансовых средств. На этом первом этапе обновление информационной технологии происходило, главным образом, за счет внедрения нового оборудования – в основном компьютеров и локальных сетей. Основными задачами этого этапа были автоматизация рутинных операций, массовый переход к электронной обработке и хранению информации.
К настоящему времени начальный этап технического оснащения в основном завершен. Подразделения и рабочие места Фонда оснащены персональными компьютерами и другой оргтехникой, большая часть вычислительной техники закупается сегодня для замены и модернизации устаревшей. Результаты данного этапа, безусловно, положительны, одним из важнейших из них является возросшая компетентность персонала в вопросах применения вычислительной техники для решения задач Фонда и задач управления.
Вместе с тем, практика показала уже не только специалистам, но и широкому кругу работников сферы управления сложность и не тривиальность задач автоматизации этой сферы. Сегодня мало кто станет отрицать, что компьютерное оснащение рабочих мест само по себе не способно существенно повысить эффективность управления и эффективность деятельности организации в целом. Но с другой стороны, оно создает для этого необходимую основу.
Сегодня главный акцент в процессах автоматизации управления делается уже не на технику, а на технологические аспекты. Прежде всего, это частные технологии, связанные с документационным обеспечением управления на всех его уровнях. Другое важное направление – технологии коллективной работы с документами. Необходимый информационный базис для этих технологий закладывается путем создания информационных хранилищ, в которых концентрируется информация, которая на первом этапе была рассредоточена на рабочих местах. Как правило, эти технологии внедряются путем создания интегрированных информационно-технологических систем, для обозначения которых часто используют термин «корпоративная система».
Как известно, еще в недавнем прошлом создание и внедрение автоматизированных систем управления (АСУ) представляли собой многоэтапный процесс проектирования, в котором ряд компонентов системы создавался «с нуля». Такой процесс занимал много времени и требовал больших затрат ресурсов. Сегодня этот способ имеет весьма ограниченное применение. Это вызвано рядом причин, среди которых можно выделить следующие:
· организации стремятся провести базовый комплекс работ по автоматизации в кратчайшие сроки, чтобы быстрее получить отдачу от вложенных средств;
· финансовые трудности зачастую не позволяют даже планировать большой комплекс работ – автоматизация осуществляется постепенно, «отдельными порциями», от каждой из которых ожидается результат;
· стремление интегрироваться в более крупные системы заставляет следовать международным стандартам, использовать унифицированные технологии и широко распространенные технические, программные и технологические решения вместо проектирования собственных;
· прогресс информационной технологии сегодня настолько стремителен, что разработка и постоянное развитие крупных программно-технических систем под силу только очень мощным и авторитетным проектным организациям и фирмам, число которых в республике за последние годы сократилось.
В большинстве случаев корпоративные информационные системы создаются одним из следующих способов:
· «сборка» системы из предлагаемых на рынке разнородных компонентов силами специалистов самой организации;
· закупка крупной базовой системы корпоративного уровня и дополнение ее необходимыми компонентами в соответствии с потребностями организации;
· разработка системы силами проектной организации – системного интегратора, которая также идет по пути сборки компонентов или адаптации крупной системы, но способна дополнить их собственными компонентами, а также предложить дополнительный комплекс услуг автоматизации.
К числу основных критериев оценки таких систем, а также выбора их компонентов относятся:
· функциональная полнота и производительность;
· степень обеспечения безопасности данных;
· надежность;
· стоимость;
· простота эксплуатации;
· соответствие открытым стандартам;
· масштабируемость.
Однако было бы принципиальной ошибкой считать, что цель повышения эффективности деятельности организации может быть достигнута только внедрением корпоративной системы, пусть даже самой совершенной. Необходим комплекс мер, причем опыт (в том числе зарубежный) убедительно доказывает, что для достижения успеха затраты на нетехнические меры могут превышать стоимость внедрения технических и программных средств.
К числу наиболее важных из этих мер следует отнести: