Документированная информация может быть следующих видов.
Документированная исходная информация. Она является произведением творчества и защищается как интеллектуальная собственность (результат творчества) и как вещная собственность (результат тиражирования). После оформления авторских и патентных прав распространяется в информационной сфере открыто (за исключением информации ограниченного доступа).
Обязательно предъявляемая документированная информация. К данному виду информации относятся обязательные контрольные экземпляры документов, учётная, статистическая, налоговая, регистрационная и иная подобная информация, создаваемая юридическими и физическими лицами и фиксируемая различными отчётными формами. Подобная документированная информация, как правило, относится к категории информации неограниченного доступа и защите не подлежит, на неё не распространяется право интеллектуальной собственности.
Документированная информация о гражданах (персональные данные). Подобная информация создаётся самими гражданами в процессе повседневной деятельности и осуществления таких прав и свобод, как право на труд, на жилище, на социальное страхование, пенсионное обеспечение, свободу слова и выражается в анкетах, заявлениях, декларациях о доходах, банковских записях и т.п. В соответствии с правовыми нормами о защите личной тайны персональные данные относятся к конфиденциальной информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа. Однако на неё не распространяется право интеллектуальной собственности.
Официальная документированная информация. Этот вид информации является продуктом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, судебных органов и общественных объединений и выражается в форме текстов законодательного, административного и судебного характера. Согласно закону "Об авторском праве и смежных правах" (1993), официальные документы и их официальные переводы не являются предметами авторского права. Данный вид документированной информации в большинстве случаев открыт для пользователя и может распространяться свободно за исключением случаев, когда информация касается отдельных граждан (например, судебные решения) и её распространение осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Основным источником документированной информации, содержащей сообщения о событиях и фактах, являются средства массовой информации. На этот вид информации не распространяются авторские права (за исключением случаев, когда СМИ публикуют произведения авторов: стихи, повести и т.д.). При производстве и распространении подобного рода информации возникают отношения между государством и СМИ как юридическими лицами, между СМИ и гражданами или юридическими лицами по поводу права на создание информации, обязанностей по созданию достоверной и полной информации, по поводу ответственности за распространение недостоверной, ложной информации или дезинформации. Данная информация относится к категории открытой информации.
Таким образом, всю производимую в обществе информацию можно подразделить на открытую информацию, т.е. свободно распространяемую, и информацию ограниченного доступа.
К открытой информации относится документированная исходная информация, создаваемая в процессе творчества; обязательно представляемая документированная информация, создаваемая органами трёх ветвей власти и общественными организациями; документированная информация, содержащая сообщения о событиях и фактах; другая информация неограниченного доступа.
К информации ограниченного доступа относится документированная информация о государственной и служебной тайне (в порядке защиты интересов государства); документированная информация, содержащая сведения о ноу-хау и ноу-ноу (в порядке защиты секретов производства и науки); персональные данные (в порядке защиты личной тайны).
Государственным служащим в процессе профессиональной деятельности приходится работать со всеми видами документированной информации. В повседневной практике государственные служащие в первую очередь пользуются официальной документированной информацией, так как этот вид информации является продуктом деятельности самих государственных служащих и различных организаций, в постоянном контакте с которыми они обеспечивают жизнедеятельность государства. Кроме того, государственные служащие систематически работают с обязательно предъявляемой документированной информацией, которая нередко является основанием к появлению официальной документированной информации. По причине постоянного взаимодействия государственных служащих с гражданами, необходимостью обеспечения их социальными услугами и выполнением задач по защите государственных интересов, государственные служащие работают с документированной информацией о гражданах. В силу профессиональных обязанностей осуществлять гласность в отношении своей деятельности и учитывать отклики общественности на решения и действия государственной службы, государственные служащие анализируют и пополняют документированную информацию, содержащую сообщения о событиях и фактах. И, конечно, государственные служащие включены в процесс освоения документированной исходной информации, так как без творческого продукта невозможно эффективное управление на государственном уровне.
Сегодня не установлено чёткой единой классификации видов информации ограниченного доступа, хотя действующими нормативными актами определяется свыше 30 её разновидностей. Наиболее часто в правовых документах употребляется понятия: "государственная тайна", "служебная тайна", "коммерческая тайна", "профессиональная тайна" и "тайна частной жизни". Государственные служащие могут иметь отношения в процессе профессиональной деятельности ко всем перечисленным тайнам.
Государственная тайна. Согласно Закону "О государственной тайне" (1993), государственной тайной (ст.2) называются защищаемые государством сведения в области "военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации". На государственных служащих по Федеральному Закону "Об основах государственной службы Российской Федерации" возлагается обязанность хранить государственную тайну (п.8 ст.10).
Допуск государственных служащих к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке после принятия следующих обязательств: неразглашение доверенных им сведений; согласие на частичные временные ограничения в правах; ознакомление с нормами законодательства о государственной тайне; письменное согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении допускаемого к государственной тайне. Для допущенных к государственной тайне на постоянной основе устанавливаются льготы, в том числе процентные надбавки к зарплате и преимущественное право на оставление на работе при проведении организационных и штатных мероприятий.
Существуют три формы допуска к государственной тайне: "к сведениям особой важности", "совершенно секретным" и "секретным". Допуск государственного служащего к сведениям более высокой степени секретности является основанием для доступа к сведениям более низкой степени секретности.
Основаниями для отказа государственному служащему в допуске к государственной тайне являются следующие показатели: признание его недееспособным или ограниченно дееспособным, а также опасным рецидивистом; нахождение его под судом или следствием за государственные или тяжкие преступления, или не снятая судимость за такие преступления; медицинские противопоказания (согласно перечню, утверждённому Министерством здравоохранения РФ); постоянное место жительства его самого или близких родственников за границей или оформление указанными лицами документов на выезд на постоянное проживание в другие государства; выявление в результате проверочных мероприятий действий, создающих угрозу безопасности России или уклонение от проверочных мероприятий (ст.22).
Прекращение допуска государственного служащего к государственной тайне может быть осуществлено в случаях расторжения трудового договора, однократного нарушения взятых обязательств или в связи с возникшими обстоятельствами, представляющими основание для отказа в допуске к государственной тайне (ст.22). При этом прекращение допуска к государственной тайне не освобождает государственного служащего от взятых обязательств по неразглашению сведений, составляющих государственную тайну.
В связи с допуском (настоящим или бывшим) к государственной тайне государственные служащие могут подвергаться ограничениям в плане выезда за границу, распространения сведений, составляющих государственную тайну и неприкосновенности частной жизни, при проведении проверочных мероприятий в период оформления допуска к государственной тайне.
Законом определяется, что руководители структур государственной службы несут персональную ответственность за создание условий, при которых государственный служащий, допущенный к государственной тайне, знакомится только с теми сведениями и в том объёме, которые необходимы для выполнения функциональных обязанностей. Руководители структур государственной службы осуществляют отнесение сведений к государственной тайне в соответствии с Перечнем должностных лиц, наделённых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждаемые Президентом РФ, причём лица, указанные в Перечне, несут персональную ответственность за принятые ими решения (ст.9).
Не могут быть засекречены следующие сведения:
о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;