Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетных денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
Наименование вида документа должно быть на каждом документе (за исключением письма). Его печатают прописными буквами (ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) после наименования организации в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД. Название вида документа отделяется от остальных реквизитов двумя межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами от нулевого положения табулятора пишущей машинки на бланках при угловом или при продольном расположении реквизитов бланка.
Название документа должно соответствовать компетенции министерства и содержанию документируемого управленческого действия.
Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
Одинаковые по форме распорядительные документы, издаваемые совместно с министерствами, ведомствами, должны иметь соответствующие названия. Распорядительные документы, издаваемые с организацией, полномочной издавать различные по форме с МВД России документы, готовятся в форме решений, имеющих правовую силу распорядительного документа как для министерства, так и для соответствующей организации.
Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности.
Обязательным реквизитом документа является дата (подписания, утверждения, согласования, даты, содержащиеся в тексте). Датой документа является дата его подписания. На документах, подготовленных совместно несколькими организациями, датой документа считается дата его подписания последней организацией.
Датой для решения Коллегии (Совещания) МВД России является дата его принятия.
Дату документа проставляет в момент его подписания (утверждения) лично руководитель. Она оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой, в одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 27 июля 1999 года следует оформлять 27.11.99. Если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль.
В двухтысячном году при написании года в дате будут использоваться четыре цифры, а не две.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.
Допускается применять в приказах, актах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат: например, 27 июля 1995 г. Этот формат записи дат может быть использован и в наиболее важных документах (нормативного характера).
При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.
Таким образом, правильно написанная дата может выглядеть так:
17.06.99 01.03.2000
17.06.1999 1 марта 2000 года
1999.06.17 1 марта 2000 г.
99.06.17 2000 01 01
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например,: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.
Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из организаций, проставленных через косую черту. Например, индекс по номенклатуре дел:
218/08-17, где
218 – порядковый регистрационный номер;
08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
В каждом документе должно быть указано место составления или издания. В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации», например:
- Белгородский юридический институт.
В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:
п.Щебекино Белгородской обл.,
п.Строитель Яковлевского р-на Белгородской обл.
Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.
Гриф ограничения доступак документу («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования» и др.) размещается на первом листе в правом верхнем углу заголовочной части документа выше реквизита «адресат» и грифа утверждения после 40 шага курсора. (от пятого положения табулятора пишущей машинки), если документ содержит сведения ограниченного распространения. После грифа ограничения доступа к документу через полтора интервала ставится номер экземпляра. Например:
Для служебного пользования
Экз. № 0000
Реквизит «Адресат». Адрес печатается столбиком от 32 шага курсора. Каждый элемент адреса печатается с новой строки. Существует несколько вариантов адресования.
Документы адресуются высшим органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
На документе указывается не более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа пишется один адрес.
При адресовании документа без указания должностного лица наименование организации, учреждения пишется в именительном падеже. Например:
Министерство внутренних дел
Российской Федерации
Управление правового обеспечения
Если документ адресуют руководителю или его заместителю, то наименование учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.
Например: Начальнику Тюменской
высшей школы МВД России
полковнику милиции
Иванову Н.Н.
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии. Например:
высшей школы МВД России
полковнику милиции
Иванову Н.Н.
ул.Амурская, д.75
г.Тюмень, 625049
В таком же порядке пишется адрес отправителя.
В сентябре 1997 г. Постановлением Правительства РФ были утверждены новые Правила оказания услуг почтовой связи, в соответствии с которыми установлен следующий порядок написания почтовых адресов:
- наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:
Борисову А.Б.
ул.Левобережная, д.7, кв.13,
г.Белгород, 308014
При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают только фамилию и инициалы.