Если документ адресуют в несколько однородных учреждений, то адрес указывается обобщенно. Например:
Министрам внутренних дел республик
в составе Российской Федерации
Начальникам ГУВД, УВД, УВДТ,
учебных заведений МВД России
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности (например, на штатном расписании, на должностной инструкции, на акте проверки и т.д.).
Документы могут утверждаться руководителем министерства или организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, согласования и визирования. Утверждаемый документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу документа от 40 шага курсора.
Элементами грифа утверждения являются:
- слово УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек прописными буквами, точка после него не ставится);
- наименование должности (печатается под словом УТВЕРЖДАЮ);
- личная подпись и ее расшифровка (расшифровка подписи печатается после 48 шага курсора от левого поля);
- дата (печатается ниже подписи непосредственно от левой границы площади, отведенной для грифа утверждения).
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр внутренних дел
Российской Федерации
_________________ ________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
(дата)
00.00.00
При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.
Указания по исполнению полученного документа должны даваться в форме резолюции соответствующего руководителя. Резолюция на документе должна быть датирована, подписана и обязательно содержать:
- фамилию исполнителя или наименование (номер) структурного подразделения, которому поручается исполнение;
- содержание действия;
- порядок и срок исполнения;
- личную подпись руководителя;
- дату резолюции.
Например:
Коваленко В.И.
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.09.99
Подпись
руководителя 01.09.99
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»).
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листов-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
Заголовок составляется к любому документу независимо от его назначения и печатается от нулевого положения табулятора пишущей машинки после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. В заголовке указывается краткое содержание документа.
Заголовок должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и пишется с прописной буквы.
Заголовки таких документов, как штатное расписание, протокол, правила, акты должны сочетаться в падеже с наименованием документа. Например: Протокол - чего? «Заседания коллегии». Заголовки пишутся с прописной буквы. Точка после заголовка не ставится.
Заголовок к тексту на документе формата А5, как правило, не указывается.
Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка помещается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».
Текст документа всоответствии с содержанием допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Текст документа внутри разделов (подразделов) излагается по пунктам с целью акцентировать внимание на перечисляемых фактах или действиях. При необходимости детализации пункты делятся на подпункты и т.д.
Для большей смысловой выразительности текст документа делится на абзацы. В абзац выделяется одна или несколько фраз, содержащих законченную мысль.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения и т.д.).
Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность и достоверность информации;
- составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
- краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;
- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);
- ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
- использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
- безличный характер изложения текста;
- употребление специальных терминов;
- использование сокращенных слов;
- использование универсальных слов с неопределенным значением;
- исключение из текста архаизмов ( сего года, при сем направляем);
- исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
Отметка о наличии приложения помещается сразу под текстом от нулевого положения табулятора пишущей машинки. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей схеме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложение: 1.Статотчетность Ф-ЗК, на 4 л., в 3 экз.
2.Справочные материалы на 3л.,в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: брошюра в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобно оформлять опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например;
Приложений к письму от ________ № ____________
НаименованиеДокумента | КоличествоЛистов | Количествоэкземпляров |
| 1. | ||
| 2. | ||
| … |
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: