Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
Верно
Секретарь Личная подпись М.К.Сидорова
23.11.99
ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
Руководители подразделений министерства обязаны обеспечить оперативное и качественное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, как правило, в день поступления, контроль за исполнением документов по существу вопросов.
При рассмотрении документов соответствующий руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, которые передаются на исполнение немедленно.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями соответствующих подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Кроме того, исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, он также обязан при необходимости передать документ на тиражирование и подготовить список (разверстку) на рассылку.
Исполнитель для удобства работы может завести специальные папки для исполнения документов с пометками: "На исполнение", "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку". На папках указываются фамилия, инициалы, номер телефона. Сотрудник, исполняющий документ, несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за несоблюдение действующих нормативных актов, определяющих порядок подготовки, оформления, представления и сроки исполнения документов.
Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона. Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Иванов 123 45 67
или
Емельянова Анна Петровна
890 76 54
Ниже фамилии исполнителя документа и его телефона допускается указывать индекс машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания.
В случае необходимости, в том числе на документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатания проставляется количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дела для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:
Вопрос решен по телефону
с лг.бухгалтером
АО «Маяк»
В дело 10-12
Личная подпись 21.12.99
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:
Примерная форма
регистрационного штампа
При отсутствии такого штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Отметка для автоматического поиска документа помещается в правом нижнем углу документа и включает поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора и др.).
Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга полутора - двумя межстрочными интервалами.
Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.
Реквизиты отделяют друг от друга 3...4 межстрочными интервалами.
При печатании документов используют восемь положений табулятора. От нулевого положения (граница левого поля) печатают следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- ссылку на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст (без абзацев);
- отметку о наличии приложения;
- наименование должности в реквизите «подпись»;
- гриф согласования документа;
- дату при заверении копии;
- фамилию исполнителя и номер его телефона;
- отметку об исполнении документа «В дело».
От первого положения табулятора (пять шагов курсора) печатают:
- начало абзацев (в том числе нумерованных).
От второго положения табулятора (16 шагов курсора) печатают следующие реквизиты:
- дату в реквизите «ссылка на индекс» и дату входящего документа;
- наименование должности лица, заверяющего копию;
- переменную информацию в вводной части протоколов и актов;
- расшифровку подписи в первом грифе согласования;
- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «Отметка об исполнителе».
От третьего положения табулятора (24 шага курсора) печатают:
- наименование вида документа (в продольном штампе);
- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа».
От четвертого положения табулятора (32 шага курсора) печатают:
- адрес.
От пятого положения табулятора (40 шагов курсора) печатают:
- гриф утверждения;
- слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности и дату;
- второй гриф согласования;
- надпись на приложении к документу;
- отметку о переносе данных на машинный носитель.
От шестого положения табулятора (48 шагов курсора) печатают:
- расшифровку подписи в реквизите «Подпись».
Седьмое положение табулятора (56 шагов курсора) – для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.
1.5. Организация работы с документами в подразделениях министерства
Документы, адресованные непосредственно в подразделения министерства, регистрируются секретариатами (канцеляриями) этих подразделений в установленном порядке. На каждый документ (до внедрения ЭВМ в подразделениях министерства) заполняются две регистрационные карточки, одна из которых после доклада документа руководству помещается в справочную картотеку по исполнителям.
Документы, поступившие из 1 отдела Аппарата министра с регистрационной карточкой, учитываются в контрольном журнале входящих документов подразделения министерства, и на них заполняется только одна карточка учета. На карточке, поступившей вместе с такими документами, ставится порядковый входящий номер, за которым он зарегистрирован в подразделении. После рассмотрения документа руководителем подразделения его резолюция переносится на регистрационные карточки, затем регистрационная карточка 1 отдела Аппарата министра с распиской исполнителя в получении документа помещается в картотеку, а вновь заполненная карточка вместе с документом передается исполнителю.
Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в 1 отдел Аппарата министра, как правило, в течение суток, если не оговорен иной срок.
Регистрационные карточки на документы в секретариатах (канцеляриях) подразделений министерства хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
Подготовленные подразделением министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и др.), а также предложения в проекты нормативных актов, материалы к совещаниям в реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования - без регистрации.
Подготовленные подразделениями министерства проекты приказов и иных нормативных актов, а также докладные записки, справки об исполнении поручений и проекты исходящих документов представляются на рассмотрение руководства министерства, как правило, через 1 отдел Аппарата министра, где они регистрируются.
Если документы были возвращены исполнителю на доработку руководством министерства, то вновь на доклад руководству они должны быть предоставлены вместе с первоначальным вариантом.