- постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» и др.
Неунифицированные формы первичных документов
Если для подтверждения совершенных в учете операций унифицированные формы каких-либо первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию.
При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
В практической части данной дипломной работы будут рассмотрены разработанные конкретным предприятием внутренние формы первичной документации (так же как и учетных регистров), которые должны быть в обязательной форме зафиксированы в его учетной политике – альбом неунифицированных форм утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения.
Наиболее часто при меняются первичные документы по вводу в эксплуатацию и списанию НМА. В данном случае можно воспользоваться, к примеру, унифицированными формами по учету основных средств.
1.3.2 Организация внутреннего контроля и документооборот
Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документо6борота осуществляет, как правило, главный бухгалтер предприятия.
Для составления схем документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему документооборота по предприятию в целом.
Однако следует отметить, что схема документооборота разрабатывается каждым предприятием самостоятельно.
Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных в организации должна быть налажена система внутрихозяйственного контроля.
В этой связи Положение о внутреннем (внутрихозяйственном) контроле может быть утверждено руководителем предприятия как в виде самостоятельного документа, таки в составе учетной политики в качестве ее приложения.
К числу позиций, которые целесообразно было бы включить в состав Положения о внутреннем контроле, можно отнести следующие:
- наличие в организации необходимых документов, устанавливающих и объясняющих ее учетную политику, методы и процедуры учета;
- периодичность внесения необходимых поправок и дополнений в документы, устанавливающие и объясняющие правила и методы бухгалтерского учета;
- существование распределения сфер ответственности и делегированных полномочий, включая перечень конкретных лиц, наделенных полномочиями утверждения различных видов типичных и не типичных операций (правом подписи финансовых документов);
- предусматривается, что лица, распоряжающиеся денежными средствами и материальными ценностями, не ведут бухгалтерский учет операций с этими активами и не имеют доступа к учетным регистрам, кроме кассира, который ведет кассовую книгу;
- наличие у главного бухгалтера организации достаточных полномочий, позволяющих ему контролировать работу своих сотрудников и состояние учета в различных подразделениях, в том числе расположенных в разных местах;
- ограничение доступа к главной бухгалтерской книге и сопутствующим записям кругом лиц, отвечающим за ее ведение;
- осуществление проверки (утверждения) всех без исключения бухгалтерских проводок уполномоченными сотрудниками соответствующего уровня;
- применение руководством организации (бухгалтерии) процедур контроля за вводимыми в компьютерную бухгалтерскую программу данными с целью обеспечения уверенности в том, что все утвержденные операции по вводу данных обработаны правильно и проведены через данную электронную систему единственный раз;
- существование методов контроля за использованием и хранением файлов на внешних накопителях и внутренних файлов, включая хранение необходимых данных в виде резервных копий;
- отделение функции итоговой проверки и утверждения финансовой отчетности от функции ее подготовки;
- применение процедур проверки, обеспечивающих подтверждение бухгалтерской отчетности соответствующими учетными записями, регистрами и прочей документацией;
- обеспечение достаточной степени контроля за сохранностью основных средств, материалов и иного имущества;
- использование методов контроля и существование средств обеспечения сохранности денежных средств в кассе и подотчетных сумм;
- регулярность проведения инвентаризационных проверок с внесением соответствующих данных этих проверок в учетные регистры;
- финансовые, расчетные, кредитные операции осуществляются финансовым отделом организации;
- обработку приходных документов на поступившие материальные ценности, обработку расчетных документов, учет реализации продукции (работ, услуг), учетные регистры ведут специалисты бухгалтерии, допущенные к этой деятельности согласно должностным инструкциям;
- при поступлении первичных документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке по форме и содержанию;
- не принимаются к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и т. п., В том числе порядку, установленному распорядительными документами руководства организации;
- принятые к учету первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Ответственность за своевременное и качественное создание первичных документов, за достоверность содержащихся в них данных возлагается на составивших и подписавших их лиц;
- перечень должностных лиц, которые имеют право подписи на отпуск материальных ценностей, на приход и расход денежных средств, на принятие к учету представительских, командировочных расходов и других хозяйственных операций, определяется внутренними распорядительными документами организации;
- лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну;
- предоставление этой информации внешним пользователям не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством и учредительными документами организации.
1.4. Методика оценка эффективности использования материальных ресурсов
1.4.1. Свод показателей эффективности
Прежде чем давать свод показателей эффективности использования сырья и материалов, дадим свод обозначений, которыми будем пользоваться в настоящей работе.
Обобщающие показатели:
МЕ – материалоемкость продукции;
МО – материалоотдача продукции;
УМ – удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции;
КМ – коэффициент использования материалов.
Частные показатели:
СМЕ – сырьеемкость продукции;
ММЕ – металлоемкость продукции;
ТМЕ – топливоемкость продукции;
ЭМЕ – энергоемкость продукции.
Прочие обозначения:
ТП – объем товарной продукции;
VВП – количество произведенной продукции;
УД – удельный вес определенного вида продукции;
ЦП – уровень отпускных цен на продукцию;
МЗ – сумма материальных затрат;
УР – расход материала на единицу продукции;
ЦМ – стоимость материалов;
Э – экономия;
М0, М1 – норма расхода материала до и после внедрения мероприятия;
VВПМ – выпуск продукции в натуральном выражении с момента внедрения мероприятия и до конца года;
ЗМ – затраты, связанные с внедрением мероприятия.
Теперь приступим собственно к коэффициентам, показывающим эффективность использования сырья и материалов.