Перед тим, як почати ведення бухгалтерського обліку - введення проводок, отримання підсумків синтетичного та аналітичного обліку, формування звітності і т.п., необхідно вибрати план рахунків та класифікатор видів об'єктів аналітичного обліку, які будуть використовуватися, а також задати деякі інші параметри програми. Ці питання будуть обговорюватися в даному розділі.
1. План рахунків
Як відомо, в бухгалтерському обліку всі засоби підприємства і всі джерела їх виникнення класифікуються по однорідних ознаках - рахунках бухгалтерського обліку, а всі господарські операції відображаються в обліку шляхом проводок - перерахувань тих або інших сум з одного рахунку бухгалтерського обліку на інший.
В Україні система рахунків встановлена державою та названа Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємства. Цей план рахунків повинен застосовуватися на всіх підприємствах, крім банків, страховиих організацій, бюджетних організацій, для яких встановлені спеціальні плани рахунків. Крім того, малі підприємства можуть використовувати скорочений план рахунків.
Поскільки план рахунків є основою ведення бухгалтерського обліку, то перед тим, як почати роботу з "1С:БУХГАЛТЕРІЄЮ", необхідно визначити по якій системі рахунків буде вестись бухгалтерський облік. В "1С:БУХГАЛТЕРІЮ" вже закладено систему рахунків, яка передбачена “Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств". Ви можете залишиити її без змін або відкоректувати у відповідності зі своїми потребами.
Для перегляду і коректування плану рахунків необхідно вибрати в головному меню групу функцій "Операції", а в ній - функцію "Рахунки". На екран буде виведено план рахунків бухгалтерського обліку . Список рахунків може бути виведений на екран і при введенні даних в журнал операцій для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунку.
Формат плану рахунків. План рахунків виводиться у вигляді списку, який має шість граф:
| Рахунок | код (номер) рахунку (субрахунку) |
| Назва | назва рахунку або субрахунку |
| Вид субконто | назва виду об'єкту аналітичного обліку (субконто), якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться аналітичний облік |
К. | в цій графі стоїть символ "+", якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться кількісний облік ( ведення кількісного обліку означає ведення аналітичного обліку) |
| В. | в цій графі стоїть символ "+", якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться валютний облік |
Ан. | в цій графі стоїть символ "+", якщо по даному рахунку або субрахунку в звітах довільної форми необхідно виконувати аналіз оборотів з іншими рахунками по окремих об'єктах аналітичного обліку (субконто) даного рахунку |
Список впорядковано по кодах ( номерах) рахунків та субрахунків.
Зауваження. 1. Для кожного рахунку (субрахунку) не можна призначити більше одного виду субконто, по якому для даного рахунка повинен вестись аналітичний облік.
2. Обмеження по вибору видів субконто для субрахунків одного рахунка наведені нижче (п.3.2).
Перегляд плану рахунків. Як і для всіх списків, Ви можете переглядати план рахунків за допомогою клавіш переміщення курсора і лінійок прокрутки.Натискаючи алфавітно-цифрові клавіші,Ви можете здійснити швидкий пошук рахунку по його коду (номеру).
Крім швидкого пошуку рахунка по його номеру Ви можете шукати потрібний рахунок по довільному рядку символів, які входять в його назву або в назву виду субконто, асоційованого з цим рахунком. Пошук здійснюється з допомогою клавіш і піктограм:
CtrlF3 - задання параметрів пошуку і його виконання;
F3 - повтор пошуку в тому ж напрямі;
ShiftF3 - повтор пошуку вперед по списку (вправо і вниз);
AltF3 - повтор пошуку назад по списку (вліво і вверх).
Детальніне пошук рядка символів описаний в розділі 2.
Вихід з перегляду. Якщо список рахунків був викликаний з головного меню, то для закриття вікна зі списком рахунків слід натиснути комбінацію клавіш CtrlF4 або двічі клікнути мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком. Якщо список було виведено на екран для вибору з нього конкретного рахунку або субрахунку, то, натиснувши Enterабо кнопку запиту Выб., або двічі клікнувши мишшю Ви вийдете з перегляду з вибраним рахунком або субрахунком, а натиснувши CtrlF4 або двічі клікнувши мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком - вийдете з перегляду з відмовою від вибору.
Друк плану рахунків.Для друку плану рахунків слід натиснути клавішу F8 або піктограму в рядку піктограм програми (можна також вибрати пункт “Печать” з групи меню “Действия”). Програма виведе запит, в якому Ви повинні будете встановити один параметр: чи виводити відомості про субрахунки. Для зміни параметра натисніть Пробел або клікніть мишшю назву параметра. Встановивши параметр, натисніть клавішу Enter або кнопку запиту Сформировать. Програма виведе в окремому вікні звіт про список рахунків.
Ви можете переглядати цей рахунок, переміщаючись по ньому з допомогою клавіш переміщення курсора або лінійок прокрутки. Для виводу списка на принтер натисніть клавішу F8 або піктограму в рядку піктограм програми (можна також вибрати пункт “Печать” з групи меню “Действия”). Друк списка здійснюється у відповідності з біжучими установками принтера і параметрами друку, встановленими для стандартних звітів (вони задані в пункті “Параметры печати отчетов” групи меню “Сервис”).
Для закриття вікна з підготованим до друку списком рахунків натисніть комбінацію клавіш CtrlF4 або двічі клікніть мишшю кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна з цим списком.
2. Коректування плану рахунків
План рахунків, що входить до складу "1С:Бухгалтерії", відповідає затвердженому Міністерством Фінансів "Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств", тому, скоріше всього, він не потребує суттєвих змін. Тим не менше, Ви можете повністю поміняти план рахунків: змінити номери (коди) рахунків та субрахунків і їх назви. Однак слід мати на увазі, що форми звітності та типові проводки, які поставляються разом з програмою, орієнтовані на стандартний план рахунків, який поставляється разом з програмою. Якщо Ви вирішите змінити номери рахунків або субрахунків чи їх призначення, Вам необхідно буде відповідним чином скоректувати також форми звітності та типові проводки.
Зауваження.
Задання ведення аналітичного обліку ( заповнення полів "Вид субконто" і "К.") в плані рахунків не призведе до необхідності змін у формах звітності та типових проводках, які поставляються з програмою. Навпаки, ведення аналітичного обліку бажане для рахунків з розгорнутим сальдо (тобто активно-пасивних рахунків, наприклад, 71 "Розрахунки з підзвітними особами", 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами" і т.д.), поскільки воно дає інформацію для правильного підрахунку розгорнутого сальдо в балансі.
Довжина кодів рахунків та субрахунків. Коди рахунків та субрахунків можуть мати довільні символи, однак на практиці рахунки та субрахунки переважно позначаються номерами. В "1С:Бухгалтерії" максимальна довжина кодів рахунків та субрахунків може мати 2 або 3 символи. В поставочному варіанті і коди рахунків, і коди субрахунків можуть мати максимальну довжину 2 символи. Якщо Вас це не влаштовує, встановіть в запиті "Общие параметры" потрібні кількості знаків у рахунках та субрахунках.
Ввoд нового рахунку або субрахунку. Якщо при перегляді списку рахунків Ви натиснете клавішу Ins , або клавішу Нов. в нижній частині вікна зі списком програма запропонує Вам ввести код рахунку, код субрахунку і назву. Після вводу значення слід натиснути Enterабо кнопку Зап. в нижній частині вікна зі списком. Програма не дозволить Вам ввести новий рахунок або субрахунок, якщо вказаний код рахунку або субрахунку співпадає з тим, який вже є в списку.
Новий рахунок або субрахунок буде поставлений в список рахунків на те місце, яке він повинен займати по порядку ( список рахунків впорядкований по кодах рахунків і субрахунків).
При вводі рахунків та субрахунків спочатку введіть стрічку з кодом рахунку, пустим кодом субрахунку, і в ній вкажіть назву рахунка. Потім введіть стрічки для субрахунків даного рахунка.
Знищення рахунку або субрахунку. Для знищення коду рахунку або субрахунку виділіть стрічку з цим рахунком або субрахунком і натисніть клавішу Delабо кнопку Уд. в нижній частині вікна зі списком. Програма виведе запит про необхідність знищення:
Для підтвердження знищення натискайте Enterабо кнопку запиту Да, а для відмови - Escабо кнопку запиту Нет. Ні в якому разі не слід знищувати з плану рахунків рахунки або субрахунки, по яких мали місце будь-які операції в текучому або минулих періодах.
Коректування списка рахунків здійснюється у відповідності з правилами описаними в п.2.10 зі слідуючими особливостями:
для графи “Вид субконто” при натисненні клавіші F4 або кнопки вибору (її видно в правій частині графи при її редагуванні) на екран виводиться список видів субконто. Для задання аналітичного обліку по рахунку виберіть з даного списка вид субконто, що буде асоціюватися з даним рахунком, і натисніть клавішу Enter або кнопку Выб. в нижній частині вікна зі списком видів субконто. Якщо в списку немає потрібного виду субконто, слід спочатку натиснути Ins і ввести номер і назву потрібного виду субконто. Щоб відмінити ведення аналітичного обліку для даного рахунка або субрахунка, натисніть кнопку запиту Без субконто;