Перечень и описания штатных единиц доступны пользователю для просмотра и редактирования. Пользователь имеет возможность непосредственного ввода и изменения штатных единиц без использования специальных функций (и, значит, без оформления соответствующих приказов). Однако такой способ корректировки штатного расписания может быть рекомендован лишь на этапе отладки (в том числе для ввода данных по существующему штатному расписанию).
8.1 Приказы
8.1.1 Оформление приказов
Значительную часть работы по ведению штатного расписания связана с подготовкой приказов по структуре предприятия и по действиям со штатными единицами. Работа с этими документами поддерживается модулем
“Штатное расписание”. Он обеспечивает формирование приказов одновременно с заданием операций изменения штатного расписания, их регистрацию и выполнение стандартных действий с приказами.
Данный документ будет состоять из нескольких информационных зон. В верхней части документа располагается список просмотра с перечислением всех приказов, изданных или подготовленных на предприятии, с указанием номера, типа документа, типа приказа (по личному составу, по структуре предприятия и т. д.) и статусов приказов (подготовка – подобный документ только подготовлен, в нем можно менять любую информацию; подписан – невозможно что-либо изменить, однако вся информация по-прежнему находится во временных таблицах; реализован - невозможно что-либо изменить, а все операции, отраженные в тексте документа, выполнены на рабочей базе данных;). Здесь же поля с даты по дату, в котором можно указать период для просмотра. Поле выводить либо на экран, либо на печать.
Под этим списком располагаются поля, которые содержат даты подготовки, подписания, выполнения приказа. В нижней части для каждого документа приведен ряд дополнительной информации, которая становится доступной при активизации, соответствующей вкладки:
· Пункты приказа (т. е код, действия, номер приказа)
· Визы/подписи (предоставляет возможность настройки списка визирующих и подписывающих приказ)
· Текс приказа (позволяет ввести или сформировать любой текст до пунктов приказа)
· Завершающий текст (позволяет ввести или сформировать завершающий текст приказа)
· Примечание (позволяет вести любой пояснительный комментарий)
В нижнем правом углу находится последняя модификация, где находится информация о времени (число, месяц, год, часы) и имя системного пользователя.
8.2 Штатные единицы
Учетные данные по штатному расписанию включают перечень зарегистрированных штатных единиц и их описание. Пользователь может просматривать, корректировать информацию по имеющимся штатным единица и вводить новые. Важно отметить, что доступ к данным дает пользователю возможность изменять штатное расписание без использования специальных функций и формирование соответствующих приказов. Но при этом не обеспечивается документирование и регламентация штатного расписания в соответствии с установленными правилами. Непосредственное изменение штатного расписания может быть рекомендовано только на этапе отладки для ввода исходных данных. В остальных случаях формирование организационной структуры и штатного расписания должно, проводится с использованием специальных функций.
В данном документе будет выводиться информация с полем по подразделению, на какую дату проводится операция. Ниже располагается список штатных единиц; каждая запись из списка включает в себя следующие реквизиты:
· код по ОКПДТР
· должность
· разряд
· ставок- число возможных в штатном расписании ставок по данной должности
· задействовано - выводится количество заполненных ставок по данной штатной единице. Данные регистрируются по мере выполнения операций приема на работу, выполняемой в модуле “ Кадры” (данное поле недоступно для корректировки)
· оклад/ставка
· максимальный размер оплаты – заполняется, если на предприятии используется диапазон окладов для штатной единицы
· время действия с.. по .. – поле содержит даты
В средней части документа проводится описание штатной единицы:
· подразделение, к которому относится должность (дирекция, бухгалтерия и т.п.)
· категория, к которой относится должность (руководители, служащие и т.п.)
· статья затрат, на которую списывается зарплата работников, принимаемых на данную должность
· вид штатной единицы – это дополнительная аналитическая категория (водитель, рабочие)
· система оплаты, по которой ведется расчет заработной платы по данной должности
· порядок – при печати штатного расписания значение этого поля будет определять порядок следования штатной единицы в общем списке (штатные единицы будут печататься в порядке возрастания значение этого поля), а также порядок расположения в экранной форме
· номер группы условий труда
· максимальный разряд ЕТС
· разряд ЕТС (единая тарифная сетка)
· счет затрат – номер счета затрат, на который списываются затраты по заработной плате работника, находящегося на данной должности
· примечание – поле для ввода комментария
· модифицировано – в поля время и пользователь
автоматически заносятся служебная информация, фиксирующая точное время и дату последней модификации списка “Штатные единицы”, а также системное имя пользователя, выполнившего эту модификацию
“Замещаемая ШЕ (Для готовившегося ШР или в результате перевода/изменения)” означает, что описывается вновь водимая штатная единица, при этом имеются поля как: должность, разряд, количество ставок, и в каком подразделении будет работать.
9. Формирование отчетных документов
В задаче реализована подготовка следующих отчетов:
· Штатное расписание
· Изменения штатного расписания
· Штатно- должностная книга
· Вакансии
· Справка по фонду заработной платы
· Отчеты об обработанном времени
· Данные для отчета по труду
· Отчет о средне месячном доходе
· Штатная численность
· Структура предприятия
Отчеты формируются по данным штатного расписания, выбранного на текущую сессию работы приложения при задании параметров приложения.
9.1 Печать штатного расписания
Отчет “Штатного расписания” содержит полную информацию по штатным единицам предприятия или его выбранного подразделения. По каждой из штатных единиц указывается название, разряд, количество ставок, оклад и другая информация. Данные группируются по подразделениям.
В данный отчет входит:
· На дату – указывается дата, по состоянию на которую формируется отчетный документ (по умолчанию устанавливается текущая дата).
· Подразделение
· Включая входящие подразделения – если нужно получить отчет по подразделению вместе с входящими в него подразделения.
· Выводить – в каком формате выводится отчет (значение выбирается из списка)
·
9.2 Формирование отчета по изменениям штатного расписания
Отчет по изменениям штатного расписания включает перечень вновь введенных и ликвидированных штатных единиц за указанный период времени. По этим штатным единицам указывается все данные. Отчет может быть сформирован как по предприятию в целом, так и для выбранного подразделения.
В данный отчет входит информация:
· С даты по дату – период, за который формируется данные по изменениям штатного расписания
· Подразделение
· Включая входящие подразделения
· Выводить
·
9.3 Печать штатно-должностной книги
Штатно-должностная книга включает перечень должностей штатного расписания и фамилии назначенных на них сотрудников. Отчет может быть сформирован как по предприятию в целом, так и для выбранного подразделения. В данном отчете такая структура как: на дату, подразделение, включая входящие подразделения, выводить.
9.4 Вакансии
Отчет по вакансиям позволяет получить список вакантных должностей на указанную дату, сгруппированных по подразделениям. Для этих должностей дается описание, включающие количество ставок, оклады и т.д. Отчет может быть сформирован как по предприятию, так и для выбранного подразделения. При его подготовки используется данные по приему на работу, регистрируемые в модуле “Кадры”. В отчете информация: на дату, подразделение, включая входящие подразделения, выводить.
9.5 Состав фонда заработной платы
Справка по фонду заработной платы содержит данные по суммам заработной платы, начисленной сначала года и за указанный месяц для текущего и предыдущего года. Указывается фонд заработной платы в целом и средства на оплату труда списочного состава. В отчете входит информация: год и месяц (за который необходимо получить справку по фонду заработная плата), подразделение, включая входящие подразделения, выводить.
9.6 Справка об отработанном времени
Справка об отработанном времени содержит информацию об отработанном времени в разрезе прямых начислений или по табелю суммарного учета или по лицевому счету по подразделениям, по категориям работников, по виду приема.
В отчет входит:
· по прямым начислениям, по табелю, по лицевому счету
· с месяца – номер месяца начала периода
· по месяц - номер месяца окончания периода
· год – год отчетного периода
· учетное подразделение – сведения, по каким по какому – либо подразделению
· выводить.
9.7 Данные для отчета по труду
Данные для отчета по труду представляется в отчетной форме “Сведения о численности и заработной плате работников ”. Отчет содержит информацию среднесписочную численности работников, фонде заработной платы, количестве фактически отработанных человеко-дней, численности работников списочного состава за месяц и сначала года нарастающим итогом.