- учет индивидуальных особенностей гостя (курит, VIP и т.д.);
- автоматическая распечатка регистрационной карты гостя;
- учет авансовых платежей;
- указание метода гарантии оплаты;
- ввод/изменение номера кредитной карты, используемой для оплаты проживания;
- контроль правильности заполнения кредитной карты;
- учет времени поселения гостя;
- учет времени выезда гостя;
- указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности;
- начисление оплаты за дополнительные услуги;
- возможность предоставлять скидки гостям;
- возможность занесения маркетинговой информации о госте;
- регистрация паспортов и виз иностранных граждан;
- ведение журнала регистрации иностранных граждан;
- отчетность для ОВИР и МВД.
Модуль «Группы»
Данный модуль отвечает за групповое бронирование и управление группами.
Модуль «Группы» позволяет выполнять следующие операции (рис. 4 приложение 4):
- создание карточки бронирования группы;
- автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей - членов группы;
- сохранение всех возможностей индивидуального бронирования для членов группы;
- учет статуса групповой брони (временное, постоянное, размещенное, неразмещенное);
- автоматическое присвоение номера брони;
- указание названия группы;
- автоматическое занесение информации из архива об организации, ответственной за группу (при необходимости создание в архиве новой карточки
организации и автоматическое занесение данных в информационную карту);
- указание дат приезда и отъезда группы;
- возможность неодновременного заезда членов группы при сохранении внутригрупповых связей;
- ведение учета внесения аванса;
- возможность внесения примечаний по группе;
- маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;
- указание адресата для отправки формы подтверждения указанным способом;
- указание VIP статуса группы;
- выбор группового тарифа проживания;
- указание языка общения группы;
- определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;
- указание от какой организации прибывает группа и связь с этой организацией;
- указание от какого турагенства прибывает группа и связь с этим турагенством;
- назначение различных скидок и комиссионных;
- возможность назначения гостям группы индивидуальных тарифов;
- возможность установления отдельных тарифов на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров;
- автоматическое и/или ручное выделение номеров членам группы;
- создание структуры автоматического перенаправления начислений;
- возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля;
- при работе с группой автоматически создаются индивидуальные карточки членов группы, изменяются статусы бронирования, выписываются члены группы;
- возможность передачи сообщений членам группы.
Модуль «Счета»
Этот модуль предназначен для работы со счетами гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предоставленные отелем услуги.
Функции, реализованные в модуле «Счет» (приложение 5):
- ведение лицевых счетов гостей и групп;
- печать счетов и счетов-фактур;
- интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ (Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф);
- возможность использования до шести дополнительных счетов на одного гостя;
- гибкая система налогов;
- прием любых форм оплаты;
- возможность ведения расчетов по обязательной предоплате (запрещение оказания услуг в кредит);
- возможность перенаправления платежей на группу или дополнительные счет гостей;
- возможность переноса отдельных платежей со счета гостя на счета других гостей/групп;
- автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т. ч. за проживание);
- возможность ручного начисления услуг;
- начисление платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу гостиницы;
- возможность коррекции начисленных платежей;
- ведение журнала производимых операций;
- возможность автоматического почасового расчета и т.д.
Модуль «Архив»
Специальный модуль программы предназначен для хранения информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница. Следует заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже по прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные данные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы.
И, конечно, информация в архиве гостей/компаний не является статичной: вы всегда сможете внести в хранящуюся информацию требуемые изменения, посмотреть и распечатать автоматически накопленную статистику за необходимый период. Функции, реализованные в модуле «Архив» (приложение 6):
- хранение базы данных по всем гостям, фирмам, турагенствам;
- ФИО гостя, адресная информация;
- контактная информация гостя, включая факс и e-mail;
- статус гостя;
- специальные требования и пожелания гостя;
- паспортные данные;
- язык общения гостя;
- применяемый тариф;
- валюта расчетов с данным гостем;
- список предыдущих посещений гостиницы;
- данные о полученных доходах с гостя;
- дополнительная информация по гостю;
- маркетинговая статистическая информация;
- связь с организацией;
- связь с организацией-плательщиком;
- связь с турагенством;
- учет адресной информации компании;
- учет данных по контактным лицам - работникам компании;
- учет маркетинговой и статистической информации о компании;
- учет используемых тарифов по умолчанию для этой компании;
- хранение примечаний по компании;
- связь с карточкой турагенства, с которой работает компания;
- возможность оформления групповой брони от компании;
- ведение базы данных по турагенствам;
- ведение адресной информации турагенства;
- учет данных по контактным лицам - работникам компании;
- хранение примечаний по компании;
- возможность выборки данных по гостям присланных данным турагенством;
- учет принесенного дохода и начисленных комиссионных по каждому турагенству;
- учет и анализ статистической информации по турагенству.
Ежедневные операции
В программе предусмотрена возможность проведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут.
Функции, реализованные в рамках меню «Ежедневные операции»:
- закрытие смены кассира;
- печать кассового отчета;
- контроль суммы наличных в кассе;
- возможность печати отчетов (оборот, кассовый отчет, платежи (дебиторы/депозиты), журнал проводок);
- автоматическое начисление задолженности за проживание;
- обработка платежей и оборота за день;
- обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших);
- автоматическое начисление платежей за проживание, услуги и т.д. с возможностью ручной корректировки;
- автоматическое обновление тарифа;
- формирование статистики по гостинице;
- печать необходимых при закрытии дня отчетов;
- возможность полуавтоматического зачисления проводок за проживание на счет гостя;
- создание резервной копии БД;
- сервисные функции при работе с фискальными регистраторами.
Модуль «Отчеты».
В АСУ «Эдельвейс» реализована возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более чем 100 признакам, благодаря чему возможно охватывать все стороны работы гостиницы. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отдельную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кас совый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформления операций возврата и ряд других.
В программе есть несколько встроенных мини-генераторов отчетов. Они расположены в различных модулях и обеспечивают наибольшую оперативность и удобство работы пользователя.
В модуле «Отчеты» все отчеты разбиты на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты.
Виды отчетов:
- отчеты по бронированию гостей и групп за любой выбранный период;
- необходимые отчеты по гостям отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам;
- доходность и загрузка номерного фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты);
- статистика по номерному фонду;
-отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.;
- специальные отчеты по иностранным гражданам;
- статистика в ОВИР;
- доходность за любой выбранный период;
- специальные отчеты по VIP-гостям и их персональным пожеланиям, сообщениям гостям и персоналу;
- отчеты для поэтажной службы (листы уборок);
- отчеты по задолженностям за проживание и телефонные переговоры;
- отчеты по питанию для представления в ресторан.
Модуль «Журнал»
Модуль «Журнал» предназначен для ведения учета всех операций, проводимых в системе персоналом гостиницы. Встроенный генератор отчетов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по № счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле.