Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при об (стр. 2 из 6)
 |
Коммерческий отдел компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект" занимается продажей электрических и твердотопливных отопительных котлов, предназначенные для отопления и горячего водоснабжения жилых и производственных помещений, регуляторов влажности воздуха, реле времени, терморегуляторов, ТЭН водяных и трубчатых. Так же в функции этого отдела включается поиск покупателей (клиентов) и продавцов (поиск осуществляется по принципу "дешевле купить - дороже продать"), установление контактов с покупателями (клиентами) и продавцами, ведётся поиск постоянных клиентов и оформляются некоторые документы.
1.2.1 Основные задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект". Структура организации
Организация и управление коммерческим отделом рассматривается как часть авторской системы организации и управления продажами, следующая за аудитом или диагностикой системы продаж в компании. Подбор руководителя, определение его должности, постановки цели, принятия ответственности и полномочий — начало формирования отдела.
Отдел продаж является основным подразделением коммерческой фирмы. Этот тезис не умаляет роль других подразделений, особенно в современных условиях, когда коммерческий успех все больше зависит от результатов «командной» работы коллектива. Однако подразделением, приносящим деньги, отделом-«забойщиком», является именно отдел продаж. Это нельзя забывать. Этим обусловлены разнообразные практические выводы в работе компании. В частности, внимание руководства, организация системы информационно-аналитической обратной связи, мотивация сотрудников.
 |
Задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект», а также общие положения, права и ответственность, представлены более подробно в приложении Б в документе «Положение о коммерческом отделе».
На рисунке 2 представлена структурная схема коммерческого отдела.
Из представленного рисунка 2, отображающего структуру коммерческого отдела, можно сказать следующее, во-первых, это то, что управленческая структура является иерархичной, как и организационная структура всего предприятия. Во-вторых, можно наглядно увидеть связь между организационными единицами внутри отдела.
Так коммерческому директору подчиняются следующие отделы: отдел продаж, клиентский отдел, складская служба, отдел логистики и транспортный отдел. В свою очередь коммерческий директор подчиняется генеральному директору предприятия. Рассмотрим более подробно каждый отдел.
Отдел продаж находится под руководством начальника отдела продаж. Непосредственно ему подчиняется администратор отдела продаж, а также 5 менеджеров по продажам и 2 кассира. Данный отдел осуществляет контроль за реализацией продукции, участие в ярмарках, торгах, на выставках, биржах по рекламированию и реализации выпускаемой продукции.
Клиентский отдел со своим начальником практически напрямую связан с администратором отдела продаж, то есть эти два отдела постоянно взаимодействуют друг с другом, выполняя каждый свою работу.
Складская служба, во главе которой стоит начальник складской службы, в распоряжении которого находится 5 складов, находящихся в разных районах города. Основной функцией является организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции, заготовка и хранение сырья.
Отдел логистики и таможенный отдел находятся под руководством самого коммерческого директора и занимаются определением долговременной стратегии коммерческой деятельности предприятия, составляют перспективные и текущие планы производства и реализации продукции, обеспечивают финансово-хозяйственную деятельность предприятия в области материально-технического снабжения, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания.
Подготовка, обработка и согласование документов занимают существенную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих российских организациях работа с документами до сих пор ведется по-старинке: как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде. Естественно, что для минимизации издержек бумажного документооборота разрабатываются и применяются новые методы и средства работы с документами, в частности — ставшие стандартом пакеты офисных программ. Они позволяют значительно сократить время, необходимое для создания документа, а также дают возможность передавать его в электронном виде. Но при этом не решаются основные проблемы бумажного документооборота: многократное копирование, наличие нескольких версий, трудоемкость поиска и т. д.
Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.
С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.
Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:
1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
2.2 Документооборот в управлении предприятием
Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.
Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.
Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.