При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.
Подлинность подписи гражданина на документе свидетельствуется только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе, только когда гражданин является их работником.
Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях - начальник, в стационарном лечебном учреждении - главный врач.
Статья 80 Основ законодательства о нотариате определяет, что нотариус вправе свидетельствовать подлинность подписи только на тех документах, содержание которых не противоречит закону.
Цель нотариального свидетельствования подлинности подписи на документе - подтвердить, что подпись сделана именно тем лицом, которое указано в документе.
Институт нотариального свидетельствования подлинности подписи гражданина используется в тех определенных законом случаях, когда гражданин, лично подписавший документ, по каким-либо причинам не может явиться с этим документом в те или иные органы или организации. В этих случаях документ может пересылаться по почте или передаваться другим лицом, а для того, чтобы органы и организации удостоверились, что документ, имеющий юридическое значение, исходит именно от подписавшего его лица, подлинность его подписи на документе свидетельствуется у нотариуса либо у должностных лиц, обладающих правом совершения данного нотариального действия. Подлинность подписи свидетельствуется и в тех случаях, когда за одно лицо, не могущее собственноручно подписаться вследствие неграмотности, болезни, физических недостатков и по иным причинам, подписывается другое лицо. Свидетельствуя подлинность подписи подписавшегося за другое лицо, нотариус устанавливает личность лица, подписавшегося, и лица, за которое ставилась подпись.
Нотариальное свидетельствование подлинности подписи лица необходимо и для реализации гражданами личных неимущественных прав, которые не могут быть переданы другому лицу на основании доверенности. Так, в соответствии с разъяснениями Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной нотариальной палаты по поводу обращения граждан о возможности регистрации или снятия с регистрационного учета по месту жительства на основании доверенности, выданной одним лицом другому, оформление такой доверенности не будет правомерно, так как право свободного передвижения, выбора места пребывания и места жительства отнесено к числу личных неимущественных прав гражданина, которые принадлежат ему от рождения или в силу закона и, следовательно, не могут быть отчуждены или переданы иным способом, осуществлены представителем гражданина (ст. ст.150, 182 ГК). Действующее по доверенности лицо должно представить соответствующим образом заверенное заявление доверителя о регистрации и снятии его с регистрационного учета, т.е. документ, где засвидетельствована подлинность подписи гражданина. На каких конкретно документах может свидетельствоваться подлинность подписи и какими именно лицами могут подписываться эти документы, законодательство не устанавливает.
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате право свидетельствования верности перевода документов с одного языка на другой предоставляют только нотариусам и должностным лицам консульских учреждений Российской Федерации. Должностные лица органов исполнительной власти не наделены подобными полномочиями.
Свидетельствовать верность перевода документа с одного языка на другой нотариусы и должностные лица консульских учреждений могут в том случае, если сами владеют соответствующими языками.
В соответствии со ст.81 Основ законодательства о нотариате, если нотариус не знает языка, с которого или на который необходимо перевести документ, перевод документа делается переводчиком. В данном случае свидетельствуется не верность перевода с одного языка на другой, а подлинность подписи переводчика на переводе. При этом нотариус должен установить личность переводчика.
На практике наиболее распространены ситуации, когда свидетельствование перевода дополняет какое-либо иное нотариальное действие, например, сторонами совершается сделка, и тут же ее текст переводится на иностранный язык. Таким образом, имеют место два нотариальных действия: удостоверение договора (доверенности, свидетельствование верности копии документа и т.д.) и свидетельствование верности перевода нотариусом или подлинности подписи переводчика. За совершение двух нотариальных действий, следовательно, взимаются два тарифа и присваиваются два реестровых номера.
В таких ситуациях перевод документа с одного языка на другой в зависимости от вида переводимого документа и конкретных обстоятельств дела может быть оформлен по-разному.
Так, при удостоверении нотариусом сделки, текст которой составлен на русском языке, нотариусом делается соответствующая удостоверительная надпись на русском языке. Документ скрепляется подписью и печатью нотариуса.
Далее совершается перевод текста сделки на требуемый язык (нотариусом самостоятельно или переводчиком), который располагается на одном листе с самим текстом сделки, или на самостоятельном листе бумаги отдельно от текста подлинника излагается полный перевод на иностранный язык всего текста сделки, в том числе и содержание удостоверительной надписи нотариуса, тарифа, подписи нотариуса, расшифровки оттиска печати нотариуса.
В том случае, когда перевод сделан нотариусом самостоятельно, перевод подписывается им и под текстом перевода совершается удостоверительная надпись на русском языке о свидетельствовании верности перевода с одного языка на другой по форме:
"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность перевода данного текста с (название языка, с которого переводится текст) языка на (название языка, на который переводится текст) язык". Далее проставляются реестровый номер, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса (с расшифровкой).
Если перевод документа произведен переводчиком, то под текстом перевода нотариусом выполняется следующая запись на русском языке по форме:
"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую подлинность подписи, сделанной переводчиком (фамилия, имя, отчество переводчика)". Далее проставляются реестровый номер, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса (с расшифровкой). В данном случае свидетельствуется не подлинность или верность перевода документа, а подлинность подписи переводчика, личность которого установлена.
Если перевод документа делается на отдельном листе, то он прилагается к документу, пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью и печатью нотариуса. На месте скрепления листов документа и перевода к нему ставится отметка "всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью листов" и ставится подпись нотариуса.
Во-вторых, перевод текста документа и сам документ могут излагаться на одном листе бумаги.
При этом сначала полностью излагается содержание документа (доверенности, копии документа, заявления и т.д.) на русском языке, при необходимости он подписывается гражданином. Далее следует перевод текста документа на иностранный язык. Перевод оформляется аналогично изложенному выше. На практике чаще всего ставится одна! комбинированная! удостоверительная надпись на русском языке относительно удостоверения договора (доверенности) или свидетельствования верности копии (подлинности подписи) и свидетельствования подлинности подписи переводчика либо верности перевода, сделанного нотариусом. Взимается двойной тариф, но присваивается один реестровый номер. [29]
Встречается и такое оформление перевода, когда содержание документа дается на двух и более (русском и одном или более иностранных) языках на одном листе бумаги с параллельным расположением текста.
При таком варианте оформления лист условно делится вертикальной чертой на две (три) части. В крайней левой части располагается текст документа на русском языке со всеми необходимыми реквизитами: дата, место его выдачи, содержание. Правее помещается полный перевод документа на иностранный язык. Если документ переводится на два иностранных язык, то переводы располагаются, соответственно, правее русского варианта текста во второй и третьей колонке листа.
При таком варианте оформления гражданин подписывает документ один раз под всеми текстами на всю ширину листа (крупно фамилия, имя, отчество и роспись).
Перевод подписывает переводчик (фамилия, имя, отчество, желательно полностью, и далее роспись), предварительно отметив на русском языке:
"Текст (указывается вид документа) доверенности, договора и т.д. с русского языка на (наименование языка) язык переведен переводчиком (фамилия, имя, отчество переводчика)".
Далее следует удостоверительная (комбинированная) надпись нотариуса на русском языке на всю страницу листа. Документ скрепляется подписью и гербовой печатью нотариуса. [30]