Организационная структура управления персоналом во многом определяется размерами предприятия, его отраслевой принадлежностью, сложившимся опытом разделения обязанностей. В небольших фирмах какую-то часть функций по управлению персоналом могут выполнять линейные руководители, в то время как в крупных фирмах формируются специализированные структурные подразделения для той или иной группы функций.
На крупных белорусских предприятиях подразделениями, выполняющими работу по управлению персоналом, традиционно являются отдел кадров (ОК), отдел труда и заработной платы (ОТиЗ), отдел технического обучения (ОТО), отдел охраны труда (ОТ), отдел научной организации труда (НОТ). Основным подразделением, работающим с персоналом, оказывается отдел кадров, в ведении которого находятся вопросы приёма и увольнения работников. Однако отдел кадров не является координирующим центром по работе с персоналом и структурно не связан с другими подразделениями по его управлению.
В ходе рыночных преобразований белорусские организации делают попытки строить новые структуры управления персоналом, ориентированные на расширение круга вставших перед управлением задач. В их число включаются: изучение рынка трудовых ресурсов, анализ и регулирование групповых взаимоотношений, управление карьерой работников, разработка систем стимулирования и т.п.
Формирование организационной структуры кадровой службы включает следующие этапы:
1)структуризация целей руководства сотрудниками фирмы; 2) определение состава функций руководства, позволяющего реализовать цели; 3) формирование состава сотрудников кадровой службы; 4) определение прав и ответственности сотрудников службы; 5)расчёт трудоёмкости функций и численности сотрудников службы; 6) построение конфигурации организационной структуры.
По рекомендациям специалистов организационная структура управления персоналом крупных отечественных организаций может включать в свой состав:
1. Подразделения по условиям труда, отвечающие за соблюдение требований в области эргономики, технической эстетики, техники безопасности, охраны окружающей среды, психологии труда.
2. Подразделения по трудовым отношениям, осуществляющие анализ и регулирование групповых и межличностных отношений, конфликтов и стрессов, соблюдение этических норм, социально-психологическую диагностику, взаимодействие с профсоюзами.
3. Подразделения по оформлению и учёту движения кадров, зачислению, перемещению, увольнению, информационному обеспечению, тарификации, поддержанию занятости.
4. Подразделения по планированию и прогнозированию персонала, разрабатывающие стратегию управления им, по планированию и прогнозированию потребности в кадрах, по связям со службами занятости, учебными заведениями, по анализу кадрового потенциала, его текущей и перспективной оценке, по маркетингу, оценке и подбору кандидатур на высшие должности.
5. Подразделения по развитию персонала, организующие техническое и экономическое обучение, повышение квалификации и переподготовку, работу с резервом, профессиональную и социально-психологическую адаптацию.
6. Подразделения по анализу и развитию средств стимулирования труда, осуществляющие нормирование и тарификацию работ, разработку систем оплаты, по выработке критерия материального и морального вознаграждения, управления мотивацией, участия в распределении прибыли.
7. Подразделения, оказывающие правовые услуги персоналу, решающие вопросы трудовых отношений, согласовывающие распорядительные документы по кадрам.
8. Подразделения по социальному обслуживанию, занимающиеся организацией питания, быта и отдыха работников, детскими учреждениями, развитием физической культуры и спорта.
Во главе подобной структуры должен находиться первый заместитель руководителя организации.
Количественный состав службы управления персоналом определяется в соответствии с уставом фирмы; общей численностью персонала фирмы; конкретными условиями и характерными особенностями фирмы, связанными со сферой её деятельности; масштабами производства; наличием филиалов; сложностью и трудоёмкостью решаемых задач; квалификацией сотрудников. Например, в американских фирмах общая численность сотрудников кадровой службы обычно составляет 1 – 1,2% от общей численности персонала.
5. Базовые функции управления персоналом и их содержание
Сегодня принято выделять следующие базовые функции управления персоналом:
1. Определение потребности в персонале – это планирование качественной и количественной потребности в персонале; выбор методов расчёта количественной потребности в персонале.
2. Обеспечение персоналом – получение и анализ маркетинговой информации; разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале; отбор персонала, его деловая оценка.
3. Развитие персонала – планирование и реализация карьеры и служебных перемещений; организация и проведение обучения.
4. Использование персонала – определение содержания и результатов труда на рабочем месте; производственная социализация; введение нового персонала, его адаптация к трудовой деятельности; упорядочение рабочих мест; обеспечение безопасности труда; высвобождение персонала.
5. Мотивация результатов труда и поведения персонала – управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения; управление конфликтами; использование побудительных систем;
6. Правовое и информационное обеспечение процессов управления персоналом – правовое регулирование трудовых взаимоотношений; учёт и статистика персонала; информирование коллектива по кадровым вопросам; разработка кадровой политики.
Эти направления работы тесно взаимосвязаны.
6. Правовое и нормативно-методич. обеспечение системы упр-я п-лом
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации. Оно включает:
- соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;
- разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера;
- подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на её руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий), а также на руководителя кадровой службы и её работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования – Конституция РБ, Гражданский кодекс РБ, Трудовой кодекс РБ, постановления Правительства РБ, акты Министерства труда РБ. Вместе с тем, есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.
К локальным актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приёму, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.
Правовые акты ненормативного характера – это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех её подразделений.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом представлено совокупностью групп документов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, и методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утверждённые в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации:
1. Документы организационного, организационно-методического и организационно-распорядительного характера (например, закон «О занятости населения РБ», постановление Министерства труда РБ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по должностям служащих», общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства», инструкция Министерства труда РБ «Об улучшении условий труда работников, занятых на тяжёлых и вредных работах», правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание).
2. Документы технического и технико-экономического характера (например, санитарные нормы и правила работников вычислительного центра, бизнес-план, смета затрат на производство, отчёт о численности работников организации, система стандартов по технике безопасности, типовые нормы времени на разработку конструкторской документации, рекомендации Международной организации труда о продолжительности рабочего времени и периода отдыха).
3. Нормативно-справочные материалы (например, операционно-технологическая карта, оперограмма, программа выпуска деталей, сменно-суточные задания, инструкция государственной налоговой службы РБ по применению закона РБ «О подоходном налоге с физических лиц»).
Нормативно-методическое обеспечение создаёт условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
7. Документы, регламентир. управление персоналом в организации
Основой трудовых отношений в настоящее время является трудовой договор (контракт) – это документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Каждая организация составляет свой конкретный вариант этого документа с учётом своей специфики. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.