Основная опасность задач группы В для руководителей состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться ими лично в кратчайшие сроки.
Задачи группы С должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы С не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководители при этом оставляют за собой только контроль сроков решения задач данной группы.
Принятие руководителями правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:
- работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
- решение задач в соответствии с их неотложностью;
- достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
- исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.
Своевременно принять руководителям правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила[14]. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:
Группа задач А — срочные/важные;
Группа задач Б — срочные/менее важные;
Группа задач В — менее срочные/важные;
Группа задач Г — менее срочные/менее важные.
Задачи группы А руководители должны решать сами в первую очередь.
Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителей состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководители рискуют попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителями остается только контроль сроков решения задач данной группы.
Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что управленческий персонал обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач.
Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководители, так и другие сотрудники.
Последовательно применяя в практике работы метод АBC и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.
Существуют следующие проблемы организации рабочего времени руководителями:
Первая проблема – управленческий цикл не имеет завершения.
Работа персонала управления отличается от обязанностей, например, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки, после чего спокойно может идти домой. Работа руководителей, особенно высшего звена, не имеет четкого завершения, им приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно, в связи с этим они всегда чувствуют, что должны сделать что-то еще.
При переработке информации руководители вынуждены отсеивать менее важную, с их точки зрения, информацию, что иногда приводит к потере и нужных сведений.
Вторая проблема – информационные перегрузки.
Весьма актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Элвин Тоффлер в книге «Шок будущего» пишет[15]: «Вполне может случиться так, что волны информации, захлестывающие восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения».
Третья проблема – переработка информации.
Руководители, поглощенные переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.
Чтобы преодолеть все эти трудности и проблемы, чтобы у руководителей к концу рабочего дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, они так и не сделали главных, наиболее срочных дел, всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования своего рабочего времени.
Проблема дефицита времени часто возникает вовсе не от того, что в сутках только 24 часа, а от неумения эти часы рационально распределить.
Человек, умеющий эффективно распоряжаться своим временем, всегда более успешен, большего добьется в жизни и в конечном итоге сможет полнее реализовать себя.
Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно подразделить на внешние и внутренние.
Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителей. Сюда в первую очередь относятся следующие: нагромождение работ, неэффективный информационный обмен, слабая мотивация труда.
Необходимость выделения управления временем в отдельную область исследований обусловлена постоянно нарастающими темпами изменений во внешней среде, увеличением информационных потоков, которые приходится отслеживать управленческому персоналу и ростом в связи с этим требований к мобильности и организованности менеджеров.
Глава II Анализ затрат рабочего времени
руководителя в ООО «xxx»
ООО «xxx» – поставщик и продавец импортной бумаги и картона. Они специализируются на продаже материалов для полиграфии и рекламы, таких как мелованная, дизайнерская, этикеточная бумага, графический картон, самоклеящиеся материалы, бумага для цифровой печати, конверты и т.д. Их основная клиентская база – это типографии, издательства, рекламные агентства, дизайн-студии и все, кто прямо или косвенно связан с полиграфией и нуждается в полиграфических материалах. Работают как оптом, так и в розницу. «Акварель» молодая фирма, но по результатам деятельности за последний год – интенсивно развивается в Самаре и планирует открыть филиалы в таких городах, как Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Екатеринбург. Директор – xxx любезно разрешила мне понаблюдать за своей деятельностью в течении недели и подготовить материал для курсовой работы.
2.1. Описание существующей ситуации в организации
Анализ работы данного предприятия сразу показывает, что рано или поздно руководителю придется столкнуться с необходимостью использования различных методик тайм-менеджмента. В связи с тем, что предприятие молодое, еще четко не выработаны функциональные обязанности сотрудников, взаимодействие во многом осуществляется на основе неформального общения.
Рабочий день директораа ненормированный, то есть при необходимости она остается на работе допоздна и часто задерживает сотрудников, чтобы решить какой-либо важный вопрос. Довольно часто она лично присутствует при приеме заказа, чтобы лично убедится, что работники ее фирмы грамотно оформляют заказ и работают с клиентами. Фирма работает без перерыва на обед, работники могут перекусить в то время, пока не пришел следующий клиент. В настоящий момент наблюдается большое количество клиентов. Руководителю часто приходится уезжать из офиса с целью решения различных вопросов с налоговыми органами, другими организациями, поставками товара.
Как говорит xx, у нее не остается времени не только на какое-либо совершенствование деятельности фирмы и разработку стратегий ее развития, но и на дела личного характера. Однако она надеется, что со временем многие проблемы будут решены, поскольку с недавних пор в организации появилась должность заместителя, что значительно освобождает от нагрузки. Но все же по привычки, функции дублируются и контролируются путем ведения дел самостоятельно.
Мною была проанализирована одна рабочая неделя руководителя. Так как изо дня в день картина повторяется, то для удобства представлю набор действий и затраченное время виде таблицы в течении одного рабочего дня:
| Действие | Затраченное время |
| Предварительная утренняя проверка явки работников | 10 мин |
| Работа с почтой, корреспонденцией, журналами и газетами | 35 мин |
| Работа с бумагами | 30 мин |
| Перевозка собственным транспортом первой партии продукции | 150 мин |
| Обед на рабочем месте | 20 мин |
| Работа с клиентами | 45 мин |
| Заключение договоров по поставке продукции | 120 мин |
| Беседа с сотрудником на личные темы | 20 мин |
| Подготовка документов для ежедневной отчетности | 25 мин |
| Отдых на рабочем месте | 10 мин |
| Организация совещания | 15 мин |
| Совещание | 20 мин |
| Доставка товара крупным предприятиям | 60 мин |
Исходя из таблицы – становиться видно, что директор фирмы работает 560 мин или чуть больше 9ти часов, однако считается нормальным режимом работы 8 часов или 480 минут, что и оговорено как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве России. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени. Из этих данных работы также можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который иногда расходует время непроизводительно. Также в некоторые дни недели получалось, что Наталья Валентиновна приходила раньше на полчала и уходила позже из-за пересмотра отчетности бухгалтера для налоговой инспекции.