Действительно, фирма «xxx» – молодая организация и в целях экономии средств в штатном расписании не предусмотрены должности для доставки продукции как в офис, так и из офиса. Однако со временем при расширении фирмы, открытии филиалов в других городах вопрос о введении этих должностей станет более актуальным.
Так же необходимо сокращение рабочего дня может за счет оптимизации графика работы. Оптимальный рабочий день составляет 480 минут, а 60% от этого времени – 290 минут или 4 часа 40 минут. Остальное время следует оставить незапланированным.
К обязательным мероприятиям в рабочем графике руководителя следует относить: подготовку и проведение совещаний (около 75 минут), работу с корреспонденцией и почтой (более 30 минут при передаче сортировки подчиненным), обед (около 20 минут), отдых (около 40 минут в день), изучение и работа с бумагами (более 75 минут). Иные дела могут быть переданы другим сотрудникам или могут быть сделаны в оставшиеся 40% времени. Наиболее благоприятным будет являться такой распорядок дня, при котором работа с корреспонденцией будет запланирована на утро, проведение совещаний на вечер, а обед – на обеденное время. Кроме того, необходимо научится делегировать полномочия и не перепроверять работу других сотрудников, а в случае сомнений по поводу качества выполняемой им работы – провести аттестацию конкретного сотрудника.
2.2. Анализ и рекомендации для эффективного использования рабочего времени руководителя
1. Отсутствие приоритетов в делах.
2. Попытка слишком много сделать за один раз.
3. Чрезмерное чтение корреспонденции.
4. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных, номеров.
5. Недостатки кооперации или разделения труда.
6. Отрывающие от дела телефонные звонки.
7. Незапланированные посетители.
8. Неспособность сказать «Нет».
9. Затяжные совещания.
10. Болтовня на частные темы.
11. Излишняя коммуникабельность.
12. Желание знать все факты.
13. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
14. Спешка, нетерпение.
15. Недостаточный контроль за перепорученными делами.[16]
Исходя из сказанного, можно выделить основные причины, из-за которых директор испытывает трудности с использованием и распределением своего времени.
1. Не имеется детального расписания работ на предстоящий день –руководитель неясно представляет себе, что именно необходимо сделать сегодня, какие дела являются важными и неотложными, а какие могут подождать, какова очередность предстоящих дел.
2. Постоянное запаздывание с ответами на деловые письма, потому что никак не может сосредоточиться на просмотре корреспонденции и, едва взявшись за очередное письмо, тут же отвлекается на какое-то другое занятие.
3. Часто сталкивается с мелкими помехами в работе – когда то и дело тревожат то телефонные звонки, то неожиданные посетители, и стремление самостоятельно решать все сиюминутные проблемы, даже если они не обладают большой значимостью и их решение можно перепоручить кому-то другому.
4. Директору часто приходится решать задачи за своих подчиненных и выполнять их работу – нет желания передавать свои полномочия другим сотрудникам, считая, что лучше и надежнее будет, если она сделает эту работу сама и, не замечая, что потери во времени обходятся ей гораздо дороже, чем предполагаемые потери в качестве.
5. При выполнении поручений высшего руководства часто возникают проблемы со временем – когда менеджеры среднего звена, не умея рационально организовывать свое время, слишком поздно приступают к выполнению поручений высшего руководства, в результате чего возникает боязнь не успеть к сроку и приходится торопиться и работать в авральном режиме.
Анализируя деятельность организации, у меня появились предложения для эффективного использования рабочего времени руководителем:
1. Сначала, необходимо составить ежедневный план деятельности в котором директор сама опишет те функции, которые она выполняет каждый день постоянно.
2. Приходя утром на работу, необходимо в первую очередь взяться за разрешение ключевых задач, имеющих определяющее значение для успешности и эффективной работы предприятия в целом.
3. Необходимо своевременно делать паузу, чтобы сохранять одинаково высокую работоспособность в течение всего рабочего дня. Перерывы должны быть заранее внесены в распорядок рабочего дня и соотноситься с выполнением намеченных задач таким образом, чтобы не стать помехой в достижении целей.
4. Соблюдать размеренный темп работы, не спешить там, где требуется полностью погружаться в проблему.
5. Таким же незыблемым правилом и ритуалом, как, например, ежеутренняя и ежевечерняя чистка зубов, у руководителя должны стать определенные постоянные действия, которые он производит в начале и в конце рабочего дня.
6. Необходимо соблюдать следующее правило: утром обязательно нужно просмотреть письма и документы, подготовить рабочее место к новому дню, чтобы не приходилось искать необходимые бумаги в самый неподходящий момент, а вечером подвести краткий итог тому, что сделано, и наметить план на следующий день, тем самым руководитель научится распределять свое время гораздо эффективнее и будет больше успевать.
7. Делегировать полномочия своему заместителю.
8. Контроль за результатами, служит улучшению и оптимизации трудового процесса.
Заключение
В настоящее время нет необходимости доказывать, что менеджмент – это профессия, но для того, чтобы отбирать, назначать, оценивать руководителей, рекомендовать им стиль и методы руководства, нужно ответить на вопрос о природе, сущности, содержании и значении труда управленческого персонала.
Для эффективного функционирования современного производства, основанного на применении сложной техники и технологий, характеризуемого большим количеством внутрипроизводственных связей и информационных потоков в сфере управления, необходима четкая организация труда управленческого персонала.
Управленческий труд по сравнению с трудом рабочих имеет свои существенные особенности. Прежде всего, это преимущественно умственный труд.
Мировая практика управления показывает, что в общей сложности 65% руководителей, менеджеров и начальников отделов могли бы с толком использовать 20% и более (до 100%) дополнительного времени – а это один или два дополнительных рабочих дня в неделю.
Известный эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:
Из каждых ста менеджеров:
- лишь один имеет достаточно времени;
- десятерым требуется на 10% больше времени;
- сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
- остальным не хватает 50% времени.
Именно исходя из этого, говоря об организации труда управленческого персонала, следует особое внимание уделять рабочему времени, и соответственно уметь им управлять для эффективного использования. По своему характеру работа управленческого персонала является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководители хорошо знают себя, свои способности и возможности.
Поскольку от организации труда руководителей зависит успешность всего предприятия, то к вопросу организации труда управленческого персонала нужно подходить со всей серьезностью и полным пониманием дела. Ведь только тот, кто может управлять собой – может управлять другими.
Список используемой литературы
1. Источники и монографии
1. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время Руководителя. 24+2. М.: Издательский дом «ДМК-пресс», 2007 г.
2. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 2005 г.
3. Кричевский Р.Л. Если Вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. М.: «Дело», 2006 г.
4. Леонтьев А.Н. Психология руководителя. М.: «Наука» 2006 г.
5. Моисеева А.П. Коммуникационный менеджмент. Томск: Изд-во ТПУ, 2007г.
6. Павлюченко В.И. Управление эффективностью экономических процессов. М.: «Мысль», 2008г.
7. Соловьев К.Г. Анализ затрат труда персонала. ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009г.
8. Уткин Э.А. Управление компанией. М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ», «ЭКМОС», 2007г.
2. Периодические издания, журналы
1. Вачугов Д.Д., Венегин. В.Р. Менеджер и стиль руководства. // «Народный журнал», №7, 2005г.
2. Киблер А.Е. Все о принципе Д. Эйзенхауэра. // «HR-менеджер», №2, 2008 г.
3. Королёв В.А. О природе принципа Парето. // «Психология управления», №3, 2008г.
4. Лапуста М.Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя. // «Кадровик», №8, 2009г.
5. Толочек А.В. Стилевые характеристики и взаимодействия руководителей в управленческой структуре. // «Вестник Московского университета», №3, 2005г.