Методика и практика работы пресс-службы в некоммерческих организациях (стр. 9 из 12)

Кроме того, ежегодно во время проведения официальной регистрации участников (со 2 по 6 августа) в павильонах выставочного сквера "Флора" и на фасаде здания ДЦ УВД им. Дзержинского размещается транспарант-перетяжка с информацией о марафоне и логотипами организаторов и спонсоров.

Помещение регистрации участников марафона также оформляется флагами, рекламными плакатами, настольными флажками организаторов и спонсоров.

На всех дистанциях марафона ежегодно регистрируется более 8000 участников (без учета участников кросса "Динамо"). Каждый участник получает нагрудный номер, футболку, специальный выпуск еженедельника "Аргументы и факты", рекламные буклеты, пакеты и т.д. с символикой марафона, организаторов и спонсоров.

В соответствии с основной линией рекламно-информационной кампании оформляются и места проведения пресс-конференций (конференц-зал библиотеки им. А.С. Пушкина, актовый зал ДЦ УВД им. Дзержинского), торжественного открытия и закрытия программы Сибирского международного марафона (Омский государственный музыкальный театр), стартово–финишный городок (площадь у Законодательного Собрания), концертная площадка для проведения праздничной программы "Марафон-шоу" (ПКиО КСК "Зеленый остров").

Особое место в структуре информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона занимает такое направление маркетинговых коммуникаций, как директ-маркетинг (Direct Marketing). Это обусловлено в первую очередь спецификой мероприятия: регулярность проведения способствует формированию базы его постоянных участников, с большинством которых устанавливается постоянный контакт. Главным средством Direct Marketing, используемым службой маркетинга СММ, служит Direct mail Marketing (прямая почтовая рассылка). Основные цели, стоящие перед Direct mail Marketing, - увеличение числа участников марафона и обеспечение присутствия на мероприятиях марафона представителей органов государственной власти, общественных объединений и организаций-спонсоров. С этой целью службой маркетинга проводится четыре целевых почтовых рассылки:

Рассылка иллюстративных календарей и поздравительных открыток. Рассылка календарей осуществляется, как правило, в первой декаде декабря более чем по 1800 адресам участников марафона, проживающих как в Сибирском ФО, так и в других регионах РФ. Материалы рассылки содержат информацию о предварительной программе Сибирского международного марафона и условиях участия в ней. В дополнение к иллюстрированному календарю прилагается оригинальная персональная поздравительная открытка "С Новым годом", адресованная не только потенциальному участнику, но и членам его семьи.

Рассылка персональных приглашений и Положений о проведении Сибирского международного марафона. В период с 1 по 7 июля более 1040 любителям бега, проживающим в РФ и странах СНГ, рассылаются персональные приглашения на участие в Сибирском международном марафоне и информационно-нормативные документы для предварительной регистрации.

Рассылка VIP-приглашений. Ежегодно в период с 1 по 5 августа руководителям и ключевым персонам Правительства Омской области и Администрации города Омска; зарубежной делегации бизнесменов и руководителям органов государственной власти Чешской, Словацкой и Болгарской республик; консулам зарубежных государств в РФ; руководителям компаний-спонсоров и крупных бизнес-структур; лидерам общественных организаций и политических партий рассылается свыше 250 приглашений на все мероприятия программы марафона.

Рассылка дипломов и итоговых протоколов. По итогам соревнований каждый участник официальной дистанции (42 км 195 м, экиден) получает по почте персональный пакет с оригинальным Дипломом, благодарностью за участие и полным протоколом соревнования. Участникам массовых дистанций высылаются подарочные свидетельства-благодарности за участие в спортивной программе Сибирского международного марафона.

Рекламно-информационная кампания СММ включает в себя и такой элемент комплекса маркетинга как Promotion (промоушн). Основной целью промоушн-акций является привлечение новых участников. Для ее достижения Сибирский международный марафон ежегодно в период с 1 июня по 20 июля проводит предварительную регистрацию на мероприятия СММ, которая предлагает потенциальному участнику воспользоваться 50% скидкой на оплату заявочного взноса. В качестве дополнительного способа привлечения новых участников служба маркетинга СММ организовывает специальные промоушн-акции, заключающиеся в получении по итогам участия в марафоне специального памятного диплома (помимо общего) и 50%-ной скидки на участие в следующем соревновании.

Правом проведения промушн-акций в рамках Сибирского международного марафона обладают все спонсоры и партнеры мероприятия. Так, в 2004 году ассоциация "ОША" организовала фирменную торговлю на мероприятиях программы марафона, компания "Sprandi" провела тестирование своих новых кроссовок, авиакомпания "Сибирь" инициировала проведение "забега 15-летних" (рекламно-имиджевой акции под эгидой авиакомпании), МТС в Омске предоставила возможность каждому финишировавшему участнику забега на 42 км 195 м сделать бесплатный звонок в любую точку России и мира, компания "Кодак" организовала фирменную торговлю на регистрации участников с 4 по 6 августа, компания "Spring" на протяжении всей марафонской трассы организовала работу пунктов питания участников и дегустацию новой минеральной воды.

2.3 Методика и практика работы пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон»

Связи с общественностью занимают особое место в информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона. Пресс-служба организации при подготовке этого массового мероприятия не может ограничиваться стандартным набором элементов. Если реклама занимает центральное место в системе маркетинговых коммуникаций, то связи с общественностью наиболее актуальны в тех случаях, когда достижение маркетинговых целей непосредственно зависит от степени гармонизации фирменных или корпоративных интересов с общественностью. Исходя из того, что технология обеспечения связей с общественностью носит принципиально иной характер от других средств информационно-рекламной кампании. Специальным структурным подразделением службы маркетинга, отвечающим за связи с общественностью, является в данном случае пресс-служба, выполняющая следующие функции:

Оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации в период подготовки мероприятий программы СММ.

Распространение, а в случае необходимости и подготовка для СМИ официальных сообщений, заявлений и иных информационных (журналистских) материалов, посвященных деятельности организации в период подготовки мероприятий программы СММ.

Подготовка и передача в СМИ разъяснений и комментариев специалистов, экспертов и авторов решений и действий организации.

Проведение в соответствии с Законом РФ "О средствах массовой информации" аккредитации на все мероприятия программы СММ журналистов, выполняющих редакционное задание и освещающих данные события.

Оказание содействия аккредитованным журналистам, а также корреспондентам, выполняющим задание по сбору и подготовке материалов для публикации, теле- или радиопередачи.

Подготовка для СМИ пресс-релизов, пресс-китов, спецвыпусков тематической информации.

Подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, встреч с журналистами по организации мероприятий программы СММ.

Анализ материалов прессы, радио и телевидения (мониторинг СМИ); подготовка отчета о проведенном событии программы СММ для руководителей организации и спонсоров.

Перечисленные функции пресс-службы НП «Марафон» направлены на обеспечение контроля лишь за внешним информационным пространством, что объясняется самой структурой организации. Если необходимость установления системы внутренней коммуникации возникает в компаниях, штат сотрудников которых превышает 50 человек, то в некоммерческом партнерстве "Марафон", насчитывающей 8 постоянных сотрудников, такая необходимость отсутствует (сводится лишь к созданию нормативных документов).

Таким образом, деятельность пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» направлена на обеспечение связей с общественностью во внешнем коммуникационном пространстве и включает в себя два основных направления: организация текущей деятельности по связям с общественностью и проведение мероприятий по связям с общественностью. Наглядно структуру деятельности пресс-службы Сибирского международного марафона можно представить следующим образом (см. схему):

Схема 2. Структура деятельности пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон».

Организация текущей деятельности по связям с общественностью

Текущая деятельность по СО – это заранее спланированная работа пресс-службы организации со СМИ по освещению деятельности самой организации. Обеспечение текущей деятельности по связям с общественностью включает в себя информирование общественности о деятельности организации; проведение в соответствии с Законом РФ "О средствах массовой информации" аккредитации журналистов; обеспечение аккредитованных журналистов и корреспондентов информацией, необходимой для полного освещения деятельности организации или определенного события; контроль информационного пространства (отслеживание и анализ публикаций, касающихся деятельности организации).