Глава 2. Организация учетно-операционной работы и документооборота в учреждении банка
Основная часть операционной работы приходится на осуществление безналичных расчетов как по поручению клиентов банка и других банков, так и по собственным перечислениям.
2.1 Документация по операциям банка
Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями.
Применение бланков неустановленной формы или замена бланка одной формы другой формы может привести к неправильному отражению операций.
Мемориальными документами называют расчетно-денежные документы, мемориальные, кассовые и внебалансовые ордера.
Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке.
Работники банка, которые подписали какой – либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие права подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
Под банковскими понимают все документы, являющиеся основанием для отражения в учете по расчетным и кассовым операциям в банках.
Первичными документами являются акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к банковским документам.
Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. В случае если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.
Документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту).
Операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми учреждениями банка. Сюда относятся, в частности, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др.
По общему правилу все операции по зачислению или списанию средств со счетов клиентов должны оформляться платежными документами.
Операция списания денежных средств со счета клиента при взимании платы за банковские услуги по совершению операций с денежными средствами, находящимися на его счете, оформляется платежным требованием, если в договоре банковского счета предусмотрен безакцептный порядок списания. Вместе с тем в тех случаях, когда с целью своевременного получения доходов банки производят взимание платы за проведение расчетной операции в момент ее совершения, применение платежных требований из-за необходимости их оформления печатью банка и подписями руководителей банка.
2.2 Организация документооборота
Документооборот в банке утверждается руководителем банка.
Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:
-приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно – денежные документы, поступившие в банк в течении операционного дня;
- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем.
Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационое время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики).
Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, дающих различные взносы)производятся в течении операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции.
Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские – во второй половине дня.
Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
2.3 Внутрибанковский контроль и аудит
Одним из условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведении учета в банке.
2.4 Контроль операций
Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям.
При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные).
При приеме денежно – расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контроле) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия – проставляются работниками банка), соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.
Ордера по счетам фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытию корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.
Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом, служащим основанием для проведения исправительной записи, является исправительный ордер. Ордер выписывается в четырех экземплярах. В связи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России не разрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительной техники.
Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществляются прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, - одну подпись ответственного исполнителя.
Последующий учетный контроль осуществляется выборочно или тематически – главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его распоряжению.
Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.
Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы.
Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы та каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.
2.5 Внутрибанковский аудит
Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины многие банки стали вводить вместо ревизионно-бухгалтерских подразделений отделы внутрибанковского аудита (контроля).
В отличии от ревизионно-бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующие задачи:
- административный контроль;
- контроль за возникшими рисками;
- контроль бухгалтерского учета;
- контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структур пассивов и активов;
- контроль доходности и рентабельности операций;
Основными исходящими документами отдела аудита являются:
- записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или банковских операций;
- записки о соответствии проводимых операций решением общего собрания акционеров (пайщиков) банка, совета или правления банка о выполнении приказов и распоряжений по банку;
- аналитические записки;
- акты проверок.
Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут значительно отличатся. Тем не менее чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более важным является проведение контрольных мероприятий.
Кроме того, в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля. Основная цель контроля состоит в защите интересов акционеров (пайщиков), клиентов и банков.
В функции службы входят:
- выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства;
- оценка и минимизация банковских рисков;
- правильное и своевременное отражение в учете банковских операций.
Контроль за деятельностью на финансовых рынках осуществляется комплаенс-контролер. Комплаенс-контроль является частью внутреннего контроля банка и обеспечивает соответствие деятельности банка на финансовых рынках действующему законодательству.
2.6 Хранение документов
Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.