Технология работы с электронными таблицами, создаваемыми в среде табличного процессора MS Excel, сегодня столь же популярна, как и технология создания текстовых документов. Электронная таблица позволяет производить расчеты по формулам, представлять данные в виде диаграмм, структурировать данные, делать выборку из больших таблиц, создавать консолидированные таблицы и др. Использование возможностей современных информационных технологий позволило автоматизировать процесс обработки результатов рубежных, тематических, итоговых проверочных работ. Отслеживать их динамику, представлять результаты в наглядном виде, используя возможности мастера диаграмм.
Внедрение программы Excel в работу администрации гимназии повысило эффективность управления образовательным учреждением за счет автоматизированного сбора статистической информации и отчетных материалов.
В гимназии создан следующий материал с использованием программы Microsoft Excel:
- банк данных по педагогическим кадрам
- банк данных по отслеживанию результатов обучения
- банк данных по всеобучу
- банк данных о выпускниках школы
- банк данных об учениках-участниках олимпиад
- банк данных об учителях,
- социальный паспорт школы
Использование перечисленных банков данных позволил минимизировать сроки создания отчетности, проведения мониторинга обученности школьников, отслеживания повышения профессионализма учителей. Информационные технологии дают огромные преимущества и учащимся, и учителям. Все, что создается с использованием средств информационно-коммуникационных технологий, можно охарактеризовать тремя словами: эстетично, быстро, качественно. И самое главное – это возможность оперативного доступа к информации, возможность редактирования, получения твердой копии и передачи ее по локальной сети или Интернет-каналам.
Учителя – предметники регулярно используют ИКТ - технологии в своей работе. В гимназии достаточно широко используют ИКТ и в управлении:
· документооборот осуществляется с помощью электронной почты, что позволяет, во-первых: сократить время на движение документа от источника к получателю, во-вторых: перейти к безбумажному способу работы.
· уже 6 лет у гимназии есть свой сайт. Сайт -это виртуальное представительство в мировом информационном пространстве. Решает задачу информированности общественности, открытости и прозрачности происходящего в гимназии, создание определенного мнения об учреждении, которое имеет огромное значение для выбора родителями учебного заведения своим детям. На сайте гимназии помещается разного рода информация, которая может быть интересна всем участникам образовательного процесса (устав, приказы, новости, информация о мероприятиях). Сайт помогает решать многие социальные задачи. Родители, ознакомившись с учебными возможностями гимназии, формируют свой социальный заказ на образование своих детей.
· в своей работе администрация пользуется стандартным пакетом MicrosoftOffice, включающий в себя: MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftPowerPoint.
· Недостатком является локальная работа каждого пользователя. В гимназии ведется активная работа по объединению всех компьютеров в единую сеть, с выходом в Интернет.
По данным исследования информационного обеспечения управления гимназией можно сделать следующие выводы: материально-техническая база и уровень педагогической грамотности коллектива позволяют использовать в управлении гимназией компьютерные технологии, но данный уровень использования информационно-коммуникационных технологий в управлении учреждением не предусматривает:
-возможность обмена информацией между всеми пользователями:
- доступ к базе данных для всех пользователей.
- централизацию поступающей внешней и внутренней информаций.
-ведение электронного журнала.
Объем информации, с которой работает учебное заведение, неуклонно растет, требуются все новые и новые формы отчетов. Требуется единая система информационного обеспечения, построенная на информационном пространстве гимназии, учитывающая все особенности и возможности данного учреждения
2.2. Разработка и внедрение варианта управления гимназией на основе адаптации автоматизированной информационно-аналитической системы «АВЕРС»
Для перехода на новый, более высокий уровень использования информационно - коммуникационных технологий, необходимо построить процесс управления гимназией на основе современной автоматизированной системы управления. После анализа предложений в этой области, предпочтение было отдано автоматизированной информационно-аналитической системе «Аверс».
Анализы уровня ИКТ - компетенций сотрудников и информационного обеспечения управления учреждением, изучение материально-технической базы гимназии, позволили сделать вывод, что на базе данного учреждения возможно использование данной системы, которая разработана информационно-аналитическим центром «АВЕРС», г.Москва. Проект «Внедрение современных информационных и коммуникационных технологий в практику управления образовательным учреждением на муниципальном уровне на основе АИАС «АВЕРС»» стартовал в МОУ «Гимназия №4» в декабре 2009 года.
Современные информационно-коммуникационные технологии предоставляют новые возможности в управлении школой:
· параллельный ввод персонально ориентированных поручений и заданий;
· регламентация доступа сотрудников к данным;
· формирование индивидуальных списков дел и поручений сотрудникам на определенный период времени;
· обеспечение обратной связи сотрудников с администрацией;
· осуществление контроля за исполнением сотрудниками заданий и поручений администрации;
· ведение персональных листов;
· общий реестр поручений;
· создание базы данных учителей и учащихся;
· составление учебного плана, тарификации, расписания;
· мониторинг обученности учащихся с автоматическим расчетом различных коэффициентов, построением диаграмм, графиков;
· создание различных отчетов, документов и т.п.;
· электронный документооборот.
Основу этой системы составляет автоматизированная информационно-аналитическая система (АИАС) АРМ «Директор». Это специализированная информационная система, работающая с базами данных личных дел сотрудников, учащихся школы и их успеваемости, помогающая администрации школы организовывать учебный процесс.
Количество создаваемых автоматизированных рабочих мест зависит от информационного пространства гимназии, в данном случае были созданы: АРМ учителя-36, АРМ классного руководителя-24, АРМ завуча-3, АРМ администратора-1, АРМ директора-1, АРМ медицинского работника-1, АРМ социального педагога-1. На центральном компьютере размещены базы данных, о которых говорилось выше. Администратор распределяет доступы для каждого из подключенных компьютеров, в зависимости от их назначения. Работа данной системы рассчитана на использование локальной сети всего учреждения. Эта система может функционировать в однопользовательском режиме и в сетевом режиме. Поэтому параллельно с работой по созданию сети, в МОУ «Гимназия №4» началась работа по освоению системы «АВЕРС». Этот процесс можно разделить на этапы:
1. Создание базы данных учителей и учеников
2. Создание рабочих мест: директора, завуча, секретаря, учителя-предметника, классного руководителя, медицинского работника, социального педагога
3. Обучение администрации и учителей работе в системе
4. Апробация работы системы
Для создания базы данных, в гимназии была сформирована новая штатная единица – оператор информационной системы. Работа с системой началась с введения информации (создание базы данных) по функциональным подсистемам автоматизированной информационно аналитической системы (АИАС):
Подсистема «Делопроизводство»:
· Хранение и аналитическая обработка следующих видов информации:
· Личные дела сотрудников (личные карточки) в соответствии с требованиями нормативных документов, регламентирующих кадровый учет в образовательных учреждениях.
· Личные дела учащегося контингента, в том числе с учетом требований определенных в стандартах по ЕГЭ.
· Создание базы данных на все категории детей, требующие сопровождения:
· дети с ограниченными возможностями в здоровье
· дети, находящиеся под опекой:
· дети из категории многодетных семей;
· подростки, требующие индивидуального внимания;
· Составление базы данных на все категории детей, обучающиеся в образовательном учреждение («Социальный паспорт школы»),
· Данные о родителях учащихся, в том числе сведения об их возможностях в оказании помощи учреждению.
Подсистема «Планирование»
· Определение структуры образовательного учреждения.
· Расчет и хранение учебного плана и сетки часов
· Распределение педагогической нагрузки преподавателей.
· Подсистема «Успеваемость»
· Хранение данных об успеваемости учащихся в виде относительных, абсолютных и обобщенных показателей за отчетным периодам (четверть, полугодие, год и т.д.)
· Аналитическая обработка данных в том числе многофакторный анализ
· Представление данных аналитической обработки в виде графиков, диаграмм.
Подсистема «Приказы»
· Формирование и издание приказов по образовательному учреждению в автоматизированном режиме
· использование циклограммы приказов,
· ведение книг приказов по сотрудникам и учащимся школы,
· книги движения учащихся,
· контроль за исполнением требований приказов.
Подсистема «Тарификация»:
· позволяет определять структуру образовательного учреждения;