Що до бібліотечної обробки, то це комплекс процесів підготовки документів до наступного використання та зберігання в бібліотеці. Включає в себе: складання БО, анотування, індексування (систематизацію, предметизацію), технічну обробку документів. Бібліотечна обробка регулюється спеціальними інструкціями та державними стандартами.
Функції АСОД в автоматизованому режимі ті ж, що і в традиційному. Під автоматизацією АСОД розуміють бібліографічну реєстрацію документа, каталогізацію, індексування, реферування, вилучення фактів та складання оглядів. При цьому процеси технологічної обробки документа є більш детальними:
· ввід БО в електронний каталог
· редагування введеної інформації
· пошук введеної інформації в електронному каталозі
· перегляд результатів запиту
· друк каталогових карток
· друк бібліографічних довідок
· ведення довідників, рубрикаторів.
Таким чином в традиційній та автоматизованій АСОД виділяються: інформаційний, бібліографічний аспекти, вони хоч і відрізняються, але і пов’язані між собою.
Інформаційний аспект є загальним для всіх видів діяльності, якщо брати до уваги загальну, семантичну, відображальну природу інформації. В процесі АСОД ставиться завдання зберегти основну семантику інформації в описі, рефераті, анотації, огляді, показнику літератури або базі даних. Особливість бібліографічної діяльності і полягає в тому, що для ідентифікації документа, використовується як семантична складова так і доповнююча. Необхідні в цій діяльності формальні ознаки деякі елементи БО, інвентарні номери, штриховий міжнародний номер і т.д.
Це означає, що інформаційна та бібліографічна АСОД ні чим не відрізняється, коли мова йде про обробку інформації у формі документа. Різниця виникає лише тоді, коли документально-бібліографічна інформація порівнюється з іншими не документальними формами інформації. Тому інформаційні та бібліографічні аспекти АСОД правильно виділяти тоді, коли розглядаються не документальні форми аналітико-синтетичної діяльності, наприклад, розбирається за частинами чиясь усна розповідь або усне повідомлення. При аналізі документальних джерел (в тому числі і в електронній формі) інформаційний аспект є генетичною основою і виділити його як самостійний можливо лише теоретично. Тому АСОД можна визначити як інформаційно-бібліографічну діяльність з метою оптимізації, ідентифікації документів користувачами.
Щодо бібліографічної обробки як різновиду АСОД можна лише додати - це теж інформаційно-бібліографічна діяльність з метою ідентифікації документів користувачами лише в умовах бібліотек, які є інститутом зберігання документів.
Отже, інформаційно-бібліографічна діяльність включає в себе навички стислого, зрозумілого розкриття змісту документа, вміння управляти процесами АСОД. А саме вміння складати виділені нами БО, реферат, анотацію, огляд, рецензію, кодування і т.д.
Ознайомимося з ними.
· Бібліографічний опис – сукупність відомостей про документ, які наведені за встановленими правилами та призначені для ідентифікації та загальної характеристики документу. В наш час в Україні діють правила БО документів, які встановлені за державним стандартом 7.1-8.4. Існують різні видання виробничого характеру “Правила БО”, що пояснюють цей стандарт.
· Анотація – коротка характеристика документу з погляду його змісту, призначення, форми та інших особливостей. Анотація виглядає як стислий коментар або пояснення щодо змісту документу, його призначення і форми, що додається, як правило у вигляді примітки після БО документу. Іноді короткі пояснювальні анотації включаються в БО документа, у квадратних дужках після його назви.
У деяких бібліографічних посібниках анотації бувають більше ніж звичайні, вони наближаються за формою до нарисів. БО документів при цьому може бути поданий як перед анотацією, так і всередині у дужках, або як примітка.
· Реферат – стислий виклад змісту документу (головних ідей, методів досліджень, результатів і т.д.). З основними практичними відомостями та висновками. За обсягом реферат може прирівнюватися до анотації чи бути більшим ніж вона; ця ознака не головна. Головне те, що реферат пишеться, в основному, на твори науково-дослідної чи виробничої літератури та призначається читачу – спеціалісту відповідної галузі знань з метою забезпечити йому попереднє ознайомлення із змістом документів. Якщо той чи інший документ важко доступний (є тільки в одному примірнику, в якому-небудь центрі науково-технічної інформації, чи викладений іноземною мовою), то реферат цього документу здатний замінити звернення споживача до первинного документу. Як правило, бібліографічна характеристика у вигляді реферату пишеться для певних типів бібліографічних посібників: реферативного журналу чи реферативного збірника.
· Рецензія – критико-бібліографічна характеристика документу, яка дає його аргументований аналіз, показує його позитивні якості та недоліки. Рецензія на ті чи інші твори літератури чи видання пишуться, як правило, спеціалістами тієї галузі знань, до якої належить видання. Рецензії на твори художньої літератури пишуть літературні критики.
Публікуються рецензії головним чином в періодичних виданнях: журналах і газетах, у спеціальних бібліографічних відділах або поряд з публікаціями не бібліографічного характеру.
Існують також спеціальні критико-бібліографічні журнали чи збірники, в яких рецензії є таким способом бібліографічної характеристики, що переважає. Проте створення критико-бібліографічного видання потребує багато зусиль від його організаторів і наявності відповідного кола читачів, які б підтримали таке видання. Тому спеціальні критико-бібліографічні видання створюються дуже рідко чи існують недовго.
· Огляд – узагальнена характеристика декількох документів. Як спосіб бібліографічної характеристики огляд є чимось подібним до статті: суцільний текст, в якому характеристика документів (їх змісту, форми чи видавничих особливостей) подається про всі документи разом або про окремі з них порівняно один з одним. БО документів при цьому подаються у вигляді списку літератури після огляду чи у вигляді підрядкових приміток.
Вище оглянуті процеси є бібліографічними і дають змогу аналізувати документ більш детальніше. Іншими словами дані процеси дають змогу не лише вивчити документ, але і дати більш детальну інформацію про сам зміст, ідею документу. Звичайно, що окремі елементи опису несуть змістовно-оцінюючу інформацію про документ, але в основному приблизного змісту. Наприклад, якщо книга видана у видавництві “Книга”, то можна припустити, що вона книгознавчого характеру, або, якщо книга видана у видавництві “Наука”, то логічно стверджувати, що ця книга наукового змісту та за змістом вона більш краща, а ніж видання на ту ж тему, видане будь-яким місцевим видавництвом. Отож не рідко БО не дає чіткого уявлення про зміст твору, його характер, предмет дослідження. Необхідні додаткові відомості, що розширяють та поглиблюють характеристику документу. Саме це завдання виконують анотація і реферат, які по суті і є вторинними документами.
РОЗДІЛ 3. ПРОЦЕСИ АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНОЇ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ
Однією з найбільших проблем сьогодення є проблема підвищення оперативності і якості всієї інформаційної роботи. Отож ми далі переконуємось в необхідності вдосконалення складання вторинних документів: анотацій і рефератів, їх значення особливо зростає в зв’язку зі створенням і промисловою експлуатацією автоматизованих систем науково-технічної інформації. Бази даних яких містять не лише бібліографічний опис, але і анотації та реферати. На основі вторинних документів здійснюється комплекс бібліографічних послуги, поточний та ретроспективний пошук, складання бібліографічних посібників, а також вибіркове поширення інформації. Але перед автоматична обробка інформації для введення в автоматизаційні системи науково-технічної інформації поки що здійснюються вручну, а саме, реферати, анотації складаються людиною (бібліографом, референтом), а вже потім вводяться в автоматизовану систему.
Але не залишайте поза увагою і складання БО документа, яке несе в собі основні відомості про документ, і є одним з основних бібліотечних процесів. БО документа повинен відповідати ГОСТ 7.1-84 “Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления”. Складання БО є актуальною проблемою сьогодення.
3.1Складання БО
Складання бібліографічного опису документа
Бібліографічний опис – сукупність бібліографічних даних про документ, його складової частини або групи документів, що дають можливість ідентифікувати добуток печатки, а також одержати представлення про його зміст, читацьке призначення , обсяг, у довідковому апараті і т.д.
Об'єктами складання опису є книга (однотомне чи багатотомне видання), серійне видання (періодичне, постійне, серійне), окремий том (випуск, номер і т.п.) багатотомного чи серіального видання, а також їх складові частини (стаття, розділ, глава і т.п.).
Дані для складання опису беруться безпосередньо з видання (опис de visu), що забезпечує точність і повноту опису.
Опис складається з елементів, що об'єднані в області, і заголовки.
Заголовок опису (прізвище індивідуального чи імена колективних авторів) обов'язковий для застосування в державних бібліографічних покажчиках, на картках централізованої каталогізації й у каталогах бібліотек.
Елементи опису поділяються на обов'язкові і факультативні. Обов'язкові елементи: основний заголовок, повторність видання, перше місце видання, дата видання, обсяг (кількість сторінок), Міжнародний стандартний номер книги (ІСБН) чи Міжнародний номер серіального видання (ІССН). Факультативні елементи опису містять бібліографічні дані, що дають додаткову інформацію про документ: про жанр, читацьке призначення, про заснування й осіб, що брали участь у підготовці документа до видання, про ілюстративний і довідковий матеріал, про серію й ін. Набір факультативних елементів визначає області, що складає опис.