Джерела документозабезпечення документних фондів мистецтва поділяються на дві групи:
- джерела спеціального призначення, орієнтовані виключно чи в значній мірі на постачання бібліотек документовиданнями;
- інші джерела, що використовуються широким колом споживачів, в т.ч. і публічними бібліотеками.
Вибору джерела і встановлення з ним ділових контактів, від правильності в значній мірі залежать повнота і оперативність формування документного фонду мистецтва
Бібліотечний колектор – це спеціалізована державна книготоргова установа, призначена для планомірного забезпечення бібліотек документовиданнями різних галузей в т.ч. і документами мистецької тематики. До 1990-х рр. він був основним джерелом документозабезпечення бібліотек, забезпечуючи 80% нових надходжень. Товарообіг бібколекторів становив близько 20% загального книготоргового обігу країни. Публічні бібліотеки укладали з колектором договір терміном на один рік, в якому вказувалися сума асигнувань на придбання літератури потрібної галузі, розподіл коштів по кварталах, приблизне відсоткове співвідношення галузей необхідної їм літератури і т.п. та зобов'язалося своєчасне перерахування коштів.
Публічні бібліотеки, що укладали з колекторами договір отримували Тематичний план-рубрикатор для комплектування фондів бібліотек в т.ч. фондів мистецтва по схемі обов’язкового платного примірника. По мірі надходження новинок, колектор формував замовлення для бібліотек на основі індивідуального Тематичного плану-рубрикатора.
Централізована система документозабезпечення бібліотек, яка ґрунтувалася на бібколекторах, мала свої переваги, забезпечуючи можливість замовлення та отримання більшої частини документовидань потрібної галузі через один канал, що спрощувало технологію комплектування фондів бібліотек. Але це була жорстка система, котра контролювала репертуар і обсяги надходжень до документних фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залишки непотрібної їм літератури.
У ринкових умовах бібколектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням конкуренції з боку посередницьких комерційних фірм та приватних бібколекторів, котрі гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм суттєвий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудовувати свою роботу на засадах економічної зацікавленості.
Пристосовуючись до умов жорсткої конкуренції, широкий спектр нових можливостей і послуг щодо комплектування публічних бібліотек і дистрибуції книжок українських видавництв надають нині приватні бібколектори, передплатні агентства, мережа дилерів і дистриб'юторів видавництв та оптових підприємств. Так, найміцнішим централізованим джерелом в Україні стає науково-виробниче підприємство «Ідея», яке крім вітчизняних видань, пропонує для передплати бібліотекам України 3500 найменувань неперіодичних та періодичних, аудіо-продуктів і CD-ROM. Ціни на основну частину передплатних видань у «Ідеї» від 5% до 70% нижчі, ніж в інших передплатних агентствах країни. Бібліотекам доставляються видання у найкоротший термін – не менше двох разів на тиждень. Це підприємство першим на території держави впровадило повний автоматизований контроль за виданнями від їх виходу в світ до доставки передплатникам. Нині на веб-сайті «Ідеї» можна дистанційно замовити та сплатити видання з такого асортименту: 36800 назв книг 720 провідних видавництв України, понад 97500 назв 2630 російських видавництв від 260 постачальників, 3200 назв періодичних українських видань, 6000 назв періодики Росії та країн СНД, 6300 назв газет та журналів далекого зарубіжжя. «Ідея» має свої регіональні представництва у 21 області України, її послугами користуються близько 1000 бібліотек, серед яких: дві національні, 18 обласних універсальних бібліотек, провідні вузівські, науково-дослідні, виробничі та публічні бібліотеки України.
Сьогодні відбувається зміна політики документозабезпечення документних фондів, спрямована на формування частини фонду електронними ресурсами. Вони не змінюють традиційні друковані видання, а розширяють можливості роботи користувачів з інформацією. При формуванні документних фондів різних галузей в т.ч. фонду мистецтва потрібне створення такого способу відбору, при якому повинно бути оптимальне співвідношення друкованих і електронних видань. Основні класи ресурсів по способу доступу – мережеві і локальні – надають різні нові функціональні можливості використання матеріалів. До позитивних якостей електронних видань можна віднести їх компактність, оперативність доступу до великих об’ємів інформації, можливість її отримання в машиночитаній формі. Проблемою відбору електронних видань є те, що представлені анотації до них, носять чисто рекламний характер, не дотримуються норми оформлення матеріалів.
Одним із основних принципів комплектування електронними виданнями є старанний відбір і придбання виключно ліцензованої продукції.
Важлива роль в документозабезпеченні фондів мистецтва належить книжковим магазинам універсального профілю. В універсальних книгарнях в асортименті бувають книги майже усіх галузей знання. Спеціалізовані створюються за різною ознакою. За змістом: мистецька література, художня тощо. Є магазини відповідного виду творів друку: ноти, образотворчі видання, фотоальбоми тощо. За засобами розповсюдження створюються магазини Книга – поштою; за мовною ознакою – Українська книга, Іноземна книга. Існують магазини, що продають як нову, так і ту, що була у вжитку літературу.
Перевагою книжкових магазинів є те, що документовидання потрапляють до них раніше, ніж в бібліотечні колектори. В магазинах легко купити місцеві видання з мистецтва.
Але продаж через магазин має недоліки. Магазини не гарантують планомірні поповнення фондів мистецтва, вимагають від комплектатора великих затрат часу. Серед книжкових магазинів у сучасних ринкових умовах успішно функціонують ті, що змогли за підтримки місцевої адміністрації налагодити прямий зв’язок з регіональними оптовими структурами або видавництвами, відмовитися від дорогих послуг дрібних посередників, утримати на мінімальному рівні накладні витрати, забезпечити доволі широкий асортимент, який відповідає кон'юнктурі регіонального ринку.
Сьогодні формується нова система дистрибуції української видавничої продукції, яка поєднує книжкові магазини різних форм власності, як самостійні, так і при видавництвах, навчальних закладах, наукових та громадських організаціях. Разом з ними діють солідні книготорговельні фірми у вигляді холдингів, акціонерних товариств, об’єднань та мереж, дрібнооптові книготорговельні підприємства, лотки і кіоски, книгоноші. Ці традиційні канали книгорозповсюдження доповнюються електронними: у мережі Інтернет функціонують понад 100 сайтів українських електронних книжкових магазинів, які мають перевагу перед традиційними та мають можливість реалізації продукції цілодобово і без торгових залів, складів, посередників, підтримуючи «віртуальне підприємство» за допомогою веб-сайта; забезпечення оперативного надання покупцям інформації про зміни книжкового асортименту та наявність на ринку потрібних видань даної галузі, підтримка двостороннього зв’язку між продавцем та покупцем, економія їх часу завдяки налагодженню інтерактивного спілкування та електронної системи розрахунків та ін. Завдяки цим перевагам вітчизняні електронні книжкові магазини все впевненіше поширюються в мережі Інтернет і стають значущим сегментом українського книжкового ринку.
Однією з необхідних умов повноцінного документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є достатньо повна й оперативна інформація про видавничу продукцію. З цією метою систематично переглядаються плани вітчизняних видавництв та зарубіжжя: «Нові видання України», «Літописи книг», «Літописи образотворчих видань», «Літиписи нотних видань», «Літописи газетних статей», «Літиписи журнальних статей», газети «Книжное обозрение», «Ex libris», «Книжковий світ» та ін., вивчаються видавничі каталоги видавництв України.
Джерелом документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є поштові відділення в містах, районах, селах, що приймають заявки на періодичні та передплатні видання з мистецтва.
Великі бібліотеки мають можливість купувати документи у власників персональних бібліотек. Це джерело особливо важливе при ретроспективному комплектуванні фондів літературою з мистецької тематики.
Позитивним надбанням останнього часу став розвиток благодійної діяльності громадських організацій та фондів.
Виділяють кілька способів документозабезпечення. Одним з традиційних способів документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є документообмін. Його слід розглядати не лише як засіб комплектування, а й як взаємодопомогу при створенні повноцінних фондів мистецтва, що активно використовуються користувачами. Він дає змогу звільнити фонд мистецтва від зайвої, мало використовуваної літератури мистецької тематики і поповнити його виданнями, потрібними для користувачів.
У залежності від умов перерозподілу документів з мистецтва виділяють кілька форм обміну: обмін між документними фондами мистецтва власними виданнями; безплатне розповсюдження окремих документів мистецтва або перерозподіл тих, що не використовуються; обмін комплектами національних творів друку мистецької тематики; виконання замовлень на заповнення прогалин із дублетних та мало використовуваних фондів мистецтва.