Предметом документообміну можуть бути усі види документів мистецької тематики, головна вимога – наукова, історична, культурна цінність. Згідно з ГОСТом 7.76–96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения» термін «Обмін документами» структурований внутрішній, що відповідає практиці діяльності бібліотек, який набув розповсюдження лише у 1990-х р.р., але тривалий час не відігравав необхідної ролі у документозабезпеченні фондів мистецтва.
Обмінно-резервні фонди – мережа фондів, яка поєднує два фонди з різним призначенням. Обмінні фонди мистецтва створюються для передачі їх до інших публічних бібліотек, резервні – для поновлення фонду мистецтва безпосередньо даної бібліотеки. Для передачі документів мистецтва з обмінного фону бібліотека складає акт в двох примірниках. Один разом з виданнями і списком надсилається в бібліотеку одержувачу, другий залишається в бібліотеці – фондоотримувачі. До акта додається доручення на одержання видань з мистецтва з обмінного фонду, або поштова квитанція, коли література відправляться поштою. Ці акти є супровідними документами для передачі і отримання обмінних видань мистецтва. На їх підставі здійснюється вилучення видань мистецтва з фонду однієї бібліотеки і прийому другій.
Сьогодні, за неповними даними, в Україні функціонують близько 250 ОРФ, в яких зосереджено майже 6 млн. Документів, в т.ч. з мистецтва. Характерною рисою цих фондів є їхній динамізм, великі показники обертаності. Тільки за останніх три роки через систему ОРФ було перерозподілено близько 5 млн. Примірників документів, і цей показник має стабільну тенденцію до зростання.
Отже, документообмін видань мистецтва дає змогу активізувати використання документних фондів мистецтва за допомогою перерозподілу маловикористовуваних документів.
У зв’язку із розвитком розмножувальної техніки все більше місце серед способів документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек займає репродуціювання необхідних видань. Воно переважно застосовується у випадку, коли мова йде про особливо цінні видання, придбати які в оригіналі не можливо, або коли необхідно захистити від зносу те видання, що є у фонді мистецтва, але дуже часто використовується. При цьому, якщо використовується папір і фарби більш високої, ніж в оригіналі, якості, копія виявляється краще оригіналу. Перевагу надають тому способу відтворення, який краще відповідає поставленим цілям – обслуговуванню користувачів та ін.
Ще одним безплатним способом документозабезпечення фондів мистецтва є дар. Видання надходять в дар від приватних осіб, авторів, редакторів, мистецьких навчальних закладів, бібліотек, видавництв та ін. Прийняті від дарувачів видання заносяться в Реєстраційну книгу, отримують спеціальний штамп «Дарчий екземпляр» з доданням, по бажанню дарувача, його прізвища. Це слугує моральним заохоченням і формою реклами для особи. Потім подаровані видання з мистецтва групуються у фонді бібліотеки. Найбільш цінні направляються на виставку книг, отриманих в дар від користувачів.
Отже, подаровані видання можуть суттєво збільшити екземплярність наявних видань і заповнити прогалини у документному фонді мистецтва. Але, разом з тим дарчі надходження безсистемні, випадкові. Часто надходять видання, у яких немає потреби. Кожне з них потребує великих трудозатрат, перш ніж виясниться, чи потрібне воно документному фонду мистецтва.
До платних способів документозабезпечення фондів публічних бібліотек виданнями з мистецтва належить передплата на періодичні та підписні видання, яка забезпечує оперативне й повне комплектування. Заявки на періодичні видання з мистецтва, як зазначалося, приймають поштові відділення. Процес передплати проводиться двічі на рік за «Каталогом періодичних видань України», «каталогом периодических изданий России», каталогами комерційних розповсюджувальних організацій, де зазначається їх періодичність, ціна, умови та порядок оформлення передплати. На жаль, до українського каталогу не входять обласні видання, які заявляють про себе телеграмами, де вказують індекс та ціну. Але часто телеграми запізнюються або їх не надсилають взагалі.
Передплату на періодику з мистецтва здійснює відділ комплектування та обробки документного фонду бібліотеки. При передплаті береться до уваги стан використання користувачами газет і журналів з мистецтва, на які було зроблено передплату минулими роками, можливості координації придбання періодичних видань з мистецтва бібліотеками інших систем і відомств, а також фінансові можливості бібліотеки.
У квітні 1999 року було прийнято Закон України «Про обов’язковий примірник документів», основним завданням якого є правове регулювання інформаційних відносин, пов’язаних з систематичним поповненням національного документного фонду країни як частини світового інтелектуального та культурного надбання, важливої умови інформатизації.
З прийняттям закону відбулося розмежування сфер законодавчого та адміністративного управління функціонуванням інституту обов’язкового примірника документів, які раніше були зосереджені виключно на рівні виконавчої влади. Суттєвим фактором, що зумовив необхідність прийняття закону, стала наявність тісних взаємозв’язків правової бази функціонування ОПД з багатьма нормативними положеннями, що регулюють ставлення до об’єктів національного культурного надбання, підприємницьку діяльність, форми власності, авторські права тощо.
Протягом шести місяців з дня набуття законом чинності Кабінет Міністрів України мав забезпечити прийняття підзаконних актів, що регламентують процедури передавання та доставляння ОПД, і не тільки вітчизняним одержувачам, але й національним бібліотекам іноземних держав з метою підтримки міжнародного інформаційного обміну. Однак і понині виробники документів остаточно не з’ясували, скільки примірників кожного виду документів передавати одержувачам, які санкції існують за порушення порядку доставляння ОПД. Питання, вирішення яких були конкретизовані постановою Кабінету Міністрів України №608 від 10 травня 2002 року, тому закон, якого вісім років чекали найважливіші фондосховища країни, майже три роки після прийняття фактично не діяв.
Формою гарантованого документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек книжковими виданнями є бібліотечна серія.
Бібліотечна серія – це цільове видання літератури для бібліотек. Вона є засобом централізованого постачання бібліотек, допомогою у створенні якісних фондів, забезпечуючи їх кращими виданнями у науковому і художньому відношенні.
Відбір книг бібліотечної серії в Україні здійснюють бібліотеки за планами редакційної підготовки видавництв. Національна парламентська бібліотека України з метою підвищення ефективності використання видань «Бібліотечної серії», включення до неї видань з мистецтва, які дійсно необхідні публічним бібліотекам, вивчає їхнє побажання і складає перспективні списки на тривалий час. Про бібліотечну серію друкуються списки, які надходять до державних обласних бібліотек.
Видання з мистецтва бібліотечної серії не можуть продаватися в книжкових магазинах або кіосках. За роки її існування документні фонди мистецтва публічних бібліотек поповнилися багатьма творами друку, які активно використовуються користувачами.
В серію включають книги, цінні видання, що складають ядро документного фонду мистецтва. Такий принцип потрібно визнати надто вузьким. Адже для підвищення соціального престижу бібліотеки, у ній корисно представляти, по законах маркетингу не лише найцінніші книги з мистецтва, але й ті, які є найбільш популярними серед користувачів.
Однак, надходження книг бібліотечної серії характеризуються несистематичністю, спонтанністю щодо якісного та змістовного наповнення репертуару книг з мистецтва бібліотечної серії, не враховуються реальні потреби бібліотек у виданнях даної тематики. Інколи трапляються надходження в межах цієї серії літератури з мистецтва минулих років, яка залишилась нереалізованою видавництвами. Це дає підстави стверджувати, що цільові бюджетні дотації книговидавцям витрачаються не завжди раціонально. На думку самих видавців, існуюча система визначення назв, що утворюють бібліотечну серію, часто веде до корупції та зловживань, пов’язаних з розподілом бюджетних коштів. Нині все очевиднішим стає той факт, що механізм розробки репертуару бібліотечної серії потребує залучення фахівців – бібліотекознавців, запровадження прозорого відбору найкращих видань з мистецтва, організованого на конкурсних засадах.
Отже, бібліотечна серія призначена для поліпшення комплектування документних фондів мистецтва публічних бібліотек потребує підвищення її якості.
Найбільш поширеним методом документозабезпечення документних фондів мистецтва є замовлення документів.
Розрізняють два види замовлення. Перший – поточне замовлення, який розповсюджується на документи з мистецтва, що вже вийшли в світ. Другий – попереднє замовлення. Це замовлення торговим установам на документи з мистецтва, що плануються до виходу. З бібліографічних описів книг мистецтва, що готуються до випуску, бібліотекар складає картотеку попереднього замовлення і поточного комплектування, одночасно повідомляючи у джерело документозабезпечення дані про необхідні документи даної галузі.
Методика попереднього замовлення включає:
1. Підбір покажчиків у відповідності з моделлю фонду мистецтва;
2. Відбір по цих покажчиках документів для даного фонду;
3. Складання списку відібраних документів з мистецтва і оформлення замовлення;
4. Створення у фонді мистецтва картотеки для контролю за реалізацією замовлення з карток на кожне замовлене видання.
У пошуку інформації про нові видання з мистецтва використовуються видавничо-бібліографічний покажчик Книжкової палати України «Нові видання України», каталоги, прайс-листи книготорговельних організацій. Ці традиційні технології комплектування фондів мистецтва публічних бібліотек можуть бути суттєво полегшені і прискорені за допомогою Інтернет.