Если по закупаемым товарам существует сложившийся рынок, целесообразно проводить закупки простым способом закупок: запросом котировок цен. С поставщиком, котировочная заявка которого признана наилучшей, заключается договор поставки, в установленном порядке.
Процедура оформления процесса закупок.
Разработка плана закупок состоит из следующих мероприятий:
1) Формирование, согласование и утверждение плана материально-технического обеспечения предприятия на основное производство.
2) Составления заявок подразделений предприятия на необходимые сырье, топливо, материалы, все виды оборудования и запчасти для текущих и капитальных ремонтов.
3) Составление заявок на товарно-материальные ценности для проведения научно-исследовательских работ.
4) Проведение конъюнктурных исследований - изучение соответствующего рынка и потенциальных поставщиков; оценка поставщиков; выбор поставщиков; заключение договора поставки.
Определение форм и методов осуществления контроля за выполнением условий договора поставки. Согласованный и утвержденный руководителем предприятия план материально технического обеспечения (МТО) является основанием для осуществления дальнейшей работы по организации процесса закупок.
При получении утвержденного плана материально-технического обеспечения, т.е. задания на поставку товарно-материальных ценностей с указанием срока поставки, количества, качества, ответственный исполнитель отдела снабжения осуществляет обзор рынка.
При анализе ситуации на рынке требуемых ТМЦ ответственный исполнитель выявляет потенциально возможных поставщиков, используя в своей работе все доступные ему способы и методы, а именно: анализ рекламы различных СМИ; анализ имеющихся коммерческих предложений; поиск предложений на поставку требуемых ТМЦ с использованием средств коммуникаций (электронная почта, Интернет); телефонные переговоры с возможными поставщиками требуемых ТМЦ; переговоры с бывшими поставщиками требуемых ТМЦ. В результате проведенного обзора рынка ответственный исполнитель выявляет потенциальных поставщиков, готовит и направляет им запросы о возможности поставок требуемых товарно-материальных ценностей.
После проведения обзора рынка и направления запросов на поставку ТМЦ ответственный исполнитель производит анализ поступивших ответов (коммерческих предложений поставщиков на поставку требуемых ТМЦ) на предмет соответствия их предъявленным в первоначальном запросе требованиям, в результате которого окончательно определяет перечень потенциальных поставщиков.
После окончательного определения потенциально возможных поставщиков, ответственный исполнитель проводит с каждым из них работу (переписка, телефонные переговоры) по изменению в лучшую для предприятия сторону условий поставки, в части:
- обеспечения требуемого качества ТМЦ;
- обеспечения поставки ТМЦ требуемого количества в указанные сроки;
- максимального снижения цены;
- достижения договоренности об оплате ТМЦ по факту поставки;
- в случае требования поставщиком предоплаты - максимального снижения ее доли в сумме общей стоимости ТМЦ;
- максимального сокращения срока между датой осуществления предоплаты и датой поставки ТМЦ (в целях уменьшения отвлечения оборотных средств предприятия);
- обеспечение сервисного и гарантированного обслуживания.
В результате проведенной ответственным исполнителем работы с потенциально возможными поставщиками формируется информация о поставщиках, которая является исходной для их дальнейшей оценки и выбора.
На основании собранной информации о поставщиках и согласованных с ними окончательных условий поставки ответственный исполнитель производит оценку поставщиков путем заполнения формы конкурентного листа на закупку товарно-материальных ценностей: После проведенной работы по поиску потенциальных поставщиков и окончательному согласованию условий поставок ТМЦ ответственный исполнитель отдела снабжения (на основании собранной информации в виде заполненного конкурентного листа на закупку требуемых ТМЦ), с учетом всех критериев оценки осуществляет выбор поставщика.
Выбор поставщика осуществляется комплексно с учетом всех критериев оценки. При этом низкая цена не всегда является определяющим фактором.
Оценку поставщиков осуществляют ответственные исполнители отдела снабжения. Каждого поставщика ФГУП УАПО оценивают по бальной системе в соответствии с критериями, представленными в таблице 3.1.
Таблица 3.1. – Критерии оценки поставщиков
| Наименование критерия | Шкала оценки вбаллах |
| 1. Качество поставляемой продукции. -продукция всегда соответствует требованиям нормативной документации | 3 |
| -наличие незначительных отклонений от требований нормативной документации (5-10% от общего объема поставок); | 2 |
| -наличие значительных отклонений от требований нормативной документации (10-20% от общего объема поставок) | 1 |
| 2. Соблюдение сроков поставки: -не допускает отклонений от взятых на себя обязательств по срокам поставки; | 3 |
| -допускает незначительные отклонения от взятых на себя обязательств, что создавало некоторую напряженность; | 2 |
| допускает значительное невыполнение взятых на себя обязательств, что приводило к угрозам срыва производства. | 1 |
| 3. Закупочная цена: - ниже рыночной при конкурентоспособном качестве; | 3 |
| -рыночная при среднерыночном качестве; | 2 |
| - цена выше рыночной при неконкурентоспособном качестве | 1 |
| 4. Условия расчета: - оплата продукции по факту поставки; | 3 |
| - предоплата продукции (..%)+ оплата по факту поставки (..%) | 2 |
| - предоплата 100% | 1 |
| 5. Частота рекламаций:- (0-0,5%), % постоянно уменьшается; | 3 |
| - (0,5-3%), % стабилен | 2 |
| - (3 ... .%), % растет | 1 |
| 6. Возможность реализации гибкой схемы (взаимозачет)-работают по взаимозачету | 3 |
| - частично по взаимозачету + оплата ден. средствами; | 2 |
| - оплата 100% денежными средствами | 1 |
| 7. Быстрота доставки: -всегда откликаются на просьбу об аварийной отгрузке; | 3 |
| - отгрузка только при наличии заявки; | 2 |
| - не имеют возможности | 1 |
| 8. Наличие сертифицированной системы качества: - на предприятии имеется сертифицированная система качества | 3 |
| - на предприятии отсутствует сертифицированная система качества | 1 |
На каждого поставщика оформляют оценочный лист, где приведены критерии оценки и итоговая сумма набранных баллов. По количеству набранных баллов определяют степень надежности поставщика:
- 8 - 10 - ненадежный поставщик;
- 10 - 16 - потенциальный поставщик;
- 16 - 24 - надежный поставщик.
Оценочный лист заполняет ответственный исполнитель. Заполненный оценочный лист подписывает исполнитель и начальник снабжения.
Оценочный лист хранится у начальника МТС, отвечающего за снабжение, в течение 3-х лет. Форма оценочного листа представлена в таблице 3.2.
Таблица 3.2. - Оценочный лист поставщиков
| 1. Поставщик: | |
| 2. Оцениваемая продукция: | |
| Наименование критериев выбора | Оценка |
| 1 .Качество поставляемой продукции | |
| 2. Соблюдение сроков поставки | |
| 3. Закупаемая цена | |
| 4. Условия расчета | |
| 5. Частота рекламаций | |
| 6. Возможность реализации гибкой системы (взаимозачет) | |
| 7-Быстрота доставки (аварийная потребность) | |
| 8. Наличие сертифицированной системы качества | |
| 9. Наличие международных сертификатов на продукцию | |
| Дата «__» __________________ 200 г | |
| Начальник отдела | |
| Исполнитель | |
| Срок хранения | |
На основании оценочного листа по основным позициям материальных ресурсов составляется единый "Перечень поставщиков" с присвоением им определенного рейтинга. При одинаковых баллах критерия оценки приоритет отдается заводам-изготовителям. На каждую позицию материала должно быть не менее трех поставщиков.
Таким образом, разнообразие и большое число потенциальных поставщиков требуемой продукции делает весьма актуальной проблему выбора тех из них, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность компании.
В целом эта проблема может быть подразделена на 3 этапа:
- выявление потенциальных поставщиков;
- анализ выявленных поставщиков;
- определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.
Подробно рассмотрим завершающий этап для принятия решения о выборе поставщика, которым является определение их рейтинга и ранжирование.
Этот метод можно считать наиболее распространенным методом выбора поставщика.Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок или привлеченными экспертами устанавливается их значимость экспертным путем. Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим. Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 3-бальной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика.