Официальный запрос – опросный лист за подписью заместителя генерального директора по материально-техническому снабжению включает в себя данные о предприятии, основные виды деятельности, технические и экономические характеристики предприятия, система ценообразования, а также вопросы в области качества.
Карточки поставщиков и поставок на основе полученных листов и фактических поставок позволяют проводить сравнительный анализ и объективную оценку способности и возможности поставщика удовлетворить установленным требованиям. Критерием оценки в выборе поставщиков являются качество и цена поставляемой продукции и соблюдение сроков поставки. Поставщик является неприемлемым для сотрудничества при условии, если в течение полугода от него поступали материалы, дважды забракованные рекламационными актами и поставщиком не было предпринято никаких действий по разработке и внедрению мероприятий по улучшению качества поставки. Поставщик является неприемлемым, если при одинаковом качестве, стоимость поставки его продукции превышает стоимость поставки продукции другого поставщика. Поставщик является неприемлемым, если в течение полугода не менее двух раз срывал сроки поставки.
Службы материально-технического снабжения не реже одного раза в год анализируют карточки поставщиков и карточки учета поставок. При ухудшении показателей поставщика выставляются требования к поставщику или рассматривают варианты замены поставщика, проводится сравнительный анализ «нового» и «старого» поставщика. Решение о допуске нового поставщика к поставкам принимает заместитель генерального директора. В практике работы служб материально-технического снабжения допускаются лишь единичные поставки без проведения анализа и оценки поставщика. Решение о допуске к единичной поставке принимает коммерческий директор по предложению заместителя генерального директора по материально-техническому снабжению.
Основными критериями оценки выбора поставщиков являются: цена и качество и желательно прямой производитель. При одинаковом уровне качества выбирается поставщик с более низкой ценой. При равной цене – поставщик материалов более высокого качества. Поставщик должен быть прямым производителем или официальным дилером.
Подразделения материально-технического снабжения поддерживают своих местных региональных поставщиков, что способствует развитию промышленности Башкортостана, а также экономии транспортных расходов, налаживанию личных контактов с представителями поставщиков. Главный ресурс – персонал и он, работая в условиях оптимальной информационности, имеет возможность раскрыть и реализовать все свои лучшие качества и обеспечить тем самым конкурентоспособность своих родных предприятий. Налаженное годами партнерство подразделения материально-технического снабжения используют в целях создания и развития общих и дополнительных ценностей. Изменения, происходящие в настоящее время в экономике страны, неизбежно повлекли за собой изменения в ценности человеческого капитала на рынке. Использование партнерства обусловили необходимость применять новые, более эффективные методы. Изменились и методы работы сотрудников служб материально-технического снабжения и комплектации. Ведется переписка по деятельности отделов материально-технического снабжения, регулярно высылаются журналы-прайсы по выпуску пластиков, пластмасс и в целом по их деятельности.
Главная цель Политики ФГУП «УАПО» в области качества – удовлетворение потребителей в их стремлении приобрести продукцию с высокими потребительскими свойствами. Качество – одно из важнейших средств достижения главной цели. Реализация главной цели службами материально-технического снабжения и комплектации достигается путем:
- своевременной поставки материалов, соответствующих установленным требованиям по качеству;
- предпочтения поставщиков, системы управления качества которых, сертифицированы на соответствие стандартам ИСО серии 9001 с учетом наименьшего числа рекламаций, предъявленных поставщикам по предыдущим поставкам.
В числе важнейших направлений снабженческой политики ФГУП «УАПО» является избавление от полной зависимости от поставщика и минимизации затрат, включаемых при формировании цены продукции. В целях нормального функционирования производства при недостаточности финансовых средств от служб материально-технического снабжения и комплектации требуется обеспечение минимизации стоимости закупаемого сырья и комплектующих.
В связи с этим на каждую позицию материала должно быть не менее двух предприятий - изготовителей. По основным позициям материальных ресурсов имеется утвержденный перечень поставщиков с присвоением им определенного рейтинга. Каждый год данный перечень уточняется. Перечень утверждается заместителем генерального директора по материально-техническому снабжению и согласовывается с коммерческим директором.
На 2009 год службы материально-технического снабжения составили базу поставщиков, состоящую из 325 предприятий. Из них более чем с 150 предприятиями производственные отношения поддерживаются уже более десяти лет. При заключении договоров приоритет отдается заводам-изготовителям продукции.
Важнейшим элементом в политике закупок в объединении является анализ цен материалов и расходов на транспортно-заготовительные работы.
В случае роста цены на материалы выше коэффициента, принятого бюджетом ФГУП «УАПО», пакет документов передается в ценовую комиссию. При определении цены закупаемой продукции проводится анализ роста цены по сравнению с принятым бюджетом ФГУП «УАПО», по сравнению с предыдущими ценами, а также с аналогом. Если коэффициент роста цены превышает планируемый, проводится изучение рынка закупаемой продукции, выявляются другие поставщики данного материала. Комиссией проводится анализ пакета документов. При отсутствии альтернативы принимается коллегиальное решение о закупке товара у данного поставщика с оформлением протокола согласования цены. Решение утверждает председатель комиссии. Согласование цен до начала поставки продукции является обязательным.
Мероприятия по снижению затрат, связанных с материально-техническим обеспечением предприятия:
1. Оптимизация завоза материалов собственным автотранспортом объединения – разработка маршрутов, составление заданий, максимально охватывающих поставщиков данного региона при полной загрузке автотранспорта. Внедрение комплексного подхода в практику командировок с целью экономии (попутная доставка материала по нескольким пунктам). Поиск близко расположенных предприятий-поставщиков. Экономия – горюче-смазочные материалы, командировочные расходы. Для этого на ФГУП «УАПО» создано единое бюро доставки ТМЦ и комплектующих.
2. Внедрение системы учета и отчетности совместно с производственно-диспетчерским отделом и информационно-вычислительным центром, по движению материалов в производстве, исключающие возможность необоснованного списания потерь от брака, отходов черных и цветных металлов, строгого целевого использования норм расхода и технически неизбежных потерь.
3. Проработка с конструкторским и технологическими отделами вопросов унификации материалов, применяемых в небольших количествах, с целью получения и использования материалов в производстве по транзитно-монтажным нормам.
4. Использование складских остатков (неликвидных запасов материалов) для ремонта оборудования, выполняемого цехом №15, ремонта автотранспорта (уголок, листы металлические), выдача по подбору (по требованиям, служебным запискам) проводов на хозяйственные нужды и т.д.
Необходимым условием выполнения производственного задания является полное и своевременное обеспечение организации сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества. Главным средством планирования и контроля деятельности является бюджет. Бюджет материальных затрат представляет собой задание службам снабжения на закупку необходимых для производственной программы сырья и материалов и обеспечение закупок по заявкам (на вспомогательные материалы, не планируемые через выпуск продукции).
Бюджет потребности в материальных ресурсах определяется расчетным путем на базе прогнозных объемов продаж и выпуска продукции методом технологического нормирования. При планировании бюджета закупок материалов учитывается уровень вовлекаемых в производство запасов материалов на начало планируемого периода, опережение, обеспечивающее непрерывность производственного цикла, и планируемый уровень запасов на конец периода (переходящий остаток).
После определения потребности в материалах и утверждения бюджета, приступая к его реализации, службам материально-технического снабжения необходимо изыскивать пути материально-технического обеспечения предприятия с наименьшими затратами и использовать внутренние источники. Внутренние источники – это сокращение отходов сырья, использование вторичного сырья, экономия материалов в результате внедрения организационно-технических мероприятий, использование сверхнормативных и излишних запасов сырья, своевременная реализация ненужного в производстве сырья и материалов другим предприятиям.
Основным объектом материально-технического снабжения являются производственные запасы. Их учет, хранение и рациональное использование в процессе производства имеет важное значение в повышении эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Важным средством управления производственными запасами является научно-обоснованное нормирование их расхода на единицу продукции, прогрессивность этих норм.
При нормировании производственных запасов сначала определяется норма складского запаса в днях, которая складывается из текущего складского запаса и гарантийного страхового запаса (в пределах 50% от текущего запаса).