2. Обґрунтування концептуалізації презентації шляхом формування ідеї, визначення місця і строків проведення, складу учасників і розмірів сукупних витрат. Доцільно починати презентацію в другій половині дня, її тривалість не більш 4 год, у тому числі урочиста частина і культурна програма — 1,5-2 год, фуршет — 2 год.
3. Розробка програми презентації. Призначається відповідальний (ведучий), що займає високий пост в адміністрації компанії і володіє ораторським мистецтвом та навичками міжнародного етикету. Як правило, сценарій презентації наступний:
· ведучий представляє керівників компанії і важливих гостей;
· показуються рекламні фільми тривалістю 7-12 хв із сюжетами, що відбивають ідею презентації (інноваційність, суспільна значимість, актуальність і оригінальність об'єкта презентації);
· ведучий надає слово керівникам компанії для коротких повідомлень на 2-3 хв із демонстрацією зразків, макета нових видів продукції, технологій;
· приділяється час на запитання присутніх і відповіді на них керівників компанії і провідних спеціалістів;
· ведучий надає слово гостям для виступу з побажаннями, коментарями, поздоровленнями, реченнями і конструктивними зауваженнями; передбачається вручення сувенірів, пам'ятних альбомів, значків, адрес;
· заключна частина припускає проведення банкету, фуршету, неформальний обмін інформацією, контакти і інші форми ділового PR-Спілкування.
Ведучому корисно знати типи питань, здатних нести загрозу для презентації: питання -сховане заперечення, захисне питання, питання-випробування, питання-демонстрація, питання-виклик і т.п.
1. Питання-заперечення — задається в ситуаціях, що суттєво загрожують інтересам того, хто це питання задає. Упоратися із цим можна за допомогою звичайних прийомів:
· не займати оборонну позицію;
· переформулювати питання для себе;
· не вступати в пропоновану суперечку;
· згадати про вигідну сторону справи.
2. Питання-переадресація — задають у випадках, коли пропозиція ведучого може зачепити інтереси того, хто поставив запитання. Звичайний спосіб успішно впоратися — це переадресувати питання самому задаючому, добитися, щоб він розговорився, потім, якщо є ускладнення, дозволити питання на фактичному рівні, передати його іншим членам групи.
3. Питання-демонстрація — задають із метою показати колегам, як добре поінформований той, хто задає питання. Тут доречна публічна похвала знань опонента, що підтверджують те, наскільки він обізнаний і компетентний.
4. Питання-випробування — призначений для перевірки знань і досвіду ведучого. Основне тут — не виправдовувати свого незнання і некомпетентності в данім питанні. Корисно пообіцяти тому, хото задав питання, з'ясувати невідоме і виконати цю обіцянку.
5. Питання-компроміс — задається, коли опонент висловлює деяке судження, конфліктогенне за своїм потенціалом. Спрямований на попередження виникнення конфлікту і примирення опонуючих сторін шляхом перефразовування висловлення, що прозвучало, із пом'якшенням формулювання.
6. Питання-виклик — звучить, коли ведучий висловлює деяке судження, що необережно зазіхає на галузь знань одного із глядачів. Оптимально — миттєво відступити, зберігаючи гідність, повертаючи опонентові права в його володіннях і по можливості запитати в нього ради.
7. Питання-попередження — задається, коли опонент висловлює різке судження, конфліктогенне по суті. Спрямований на попередження виникнення конфлікту шляхом демонстрації своєї рішучості відстоювати свою точку зору і здатності її раціонально аргументувати.
У цілому важкі запитання найкраще переадресовувати колезі-експертові, іншому члену аудиторії, запропонувати для загального обговорення. Можна також відкласти відповідь на складне питання, дати собі час для обмірковування, але обов'язково повернутися до нього надалі. У кожному разі їх не можна замовчувати, іти від них, це може створити на підготовлену аудиторію, спокушену у веденні дискусій, вкрай несприятливе враження і породити недовіру до всієї повідомленої інформації.
4. Прес-тур
журналіст вербальний брифінг презентація
Прес-туром прийнято називати захід, підготовлений службою по просуванню організації спеціально для журналістів, розрахований на досить тривалий час (кілька годин, день, кілька днів) з метою одержати в результаті публікацію об'єктивних журналістських матеріалів про свою компанію в засобах масової комунікації. Метою організації прес-тура не обов'язково повинне бути знайомство з діяльністю всієї компанії або, наприклад, життям населення невеликого провінційного міста (якщо адміністрація останнього прагне налагодити гарні стосунки з місцевими журналістами), для цього досить і переконливого інформаційного приводу. Безпосередній роботі з журналістами в день проведення прес-тура передує досить трудомісткий період підготовки, що включає тривалі переговори як всередині організації, так і зі ЗМІ. Відділ по зв'язках із громадськістю уточнює з керівництвом мету проведення прес-тура. Це означає, що прес-тур слід присвячувати або чомусь значному, вже досягнутому, або перспективному розвитку організації (району, наукового напрямку). В останньому випадку (прес-тур, що працює на перспективу) важливе ознайомлення громадськості через засоби масової комунікації із цими планами, а також, можливо, пошук партнерів і інвесторів. Для фахівця зі зв'язків із громадськістю важливо відразу ж після ухвалення рішення про проведення прес-тура одержати від керівництва документи (накази), у яких є мета і дата прес-тура, а також зазначені прізвища осіб, відповідальних за його підготовку і проведення. Далі визначаються об'єкти огляду для журналістів і призначаються фахівці, які будуть давати пояснення на кожному з об'єктів. Вибирається маршрут прес-тура, і призначаються відповідальні за проведення заходу в кожній із запланованих зупинок тура.Усі обов'язки по забезпеченню ефективної роботи і здійсненню контактів зі співробітниками адміністративно-господарського сектору компанії здійснюють фахівці відділу по зв'язках із громадськістю. Цей же відділ займається налагодженням і підтримкою регулярного зв'язку із засобами масової комунікації на підставі наявної в організації бази даних ЗМІ і регулярних контактів з ними, встановлює початковий поіменний список журналістів, присутність яких у зазначений день було б бажане і корисно. Слід урахувати, що, як показує практика, приблизно 50% журналістів, спочатку включених у список, по різних причинах не зможуть відвідати організацію в цей день. Частина з них, подякувавши за запрошення і виразивши жаль із приводу неможливості прийняти його, проте проявляють зацікавленість і просять надіслати всі матеріали, пов'язані із цією подією. Звичайно, таке прохання завжди слід задовольнити. Безпосередньо із представниками ЗМІ підтримуються регулярні контакти:
· їм відправляється прес-реліз — анонс із коротким повідомленням про майбутній прес-тур і запрошення прийняти в ньому участь;
· через якийсь час у редакції направляється новинний прес-реліз із докладною інформацією про цілі прес-тура з повідомленням деяких його деталей;
· за кілька днів до прес-тура організація по телефону уточнює обліковий склад представників ЗМІ, включаючи радіо і телебачення, їх вимоги по забезпеченню технічної сторони їх роботи;
· протягом періоду підготовки до прес-тура PR-відділ готовить спеціальний прес-кіт, який вручається журналістам або по їхньому прибуттю, або при від'їзді; також готуються для роздачі журналістам додаткові довідкові матеріали про організацію і її виробничу та технологічну специфіку на той випадок, якщо вони мають намір зробити великий матеріал по темі прес-тура. Отже, при організації повномасштабного прес-тура в необхідно продумати такі блоки заходів, як:
· зустріч на вокзалі або в аеропорті, розміщення, інструктивна зустріч із викладом деталей перебування на території компанії (в місті);
· супровід журналістів по всьому маршруту прес-тура;
· харчування, вечірнє дозвілля, культурна програма, шопінг;
· відвідування профільних для тематики заходів і об'єктів;
· підсумкова зустріч, підведення результатів поїздки, проводи на вокзал або в аеропорт.
Взагалі ресурсоемкость організації прес-тура цілком компенсується його PR-ефективністю, оскільки саме в поїздках, у процесі спільної трудової діяльності (тут використовується такий вид впливу на журналістів, як залучення у спільну діяльність), виникає неформальне, довірче спілкування, установлюються тісні контакти, утворюються міцні міжособистісні зв'язки з журналістським пулом і окремими його членами, які надалі здатні принести реальні дивіденди для PR-фахівця і компанії.
5. Прийом
Ділові питання в PR і просуванні вирішуються не тільки за столом переговорів, але і під час прийомів. На прийомах діловим партнерам надається можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати і розширювати контакти. Для бізнесменів прийом — це насамперед логічне продовження службової діяльності в інших форматі і обстановці. На прийомах відбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружні відносини, що дуже важливо в ділових контактах. Слід розрізняти поточні і представницькі прийоми, націлені на рішення різних завдань.
1. Поточний прийом здійснюється на регулярній основі в рамках повсякденної діяльності компанії. Робота з відвідувачами, клієнтами під час прийому ведеться як керівництвом компанії, так і фахівцями внутрішніх підрозділів. Прийом відбувається в спеціальному приміщенні офісу або в окремому куточку для прийому, ізольованому від сторонніх осіб, обладнаному меблями і столиками для переговорів; під час знайомства з рекламними матеріалами можна подати каву. Керівництво і персонал, що брав участь у поточнім прийомі, повинні чітко представляти, з ким, коли, протягом якого часу відбудеться зустріч гостей. Під час поточного прийому необхідно забезпечити спокійну, з дотриманням корпоративних традицій і фірмового стилю атмосферу переговорів.