2. Представницький прийом — організаційна форма PR-спілкування співробітників компанії з гостями, що носить епізодичний характер, із приводу знаменних подій, ювілейних дат, річниць компанії або її створення. Представницькі прийоми супроводжуються зустріччю високих гостей, делегацій компаній-партнерів. Присутні на прийомі гості повинні бути представлено один одному хазяїном банкету (спосіб представлення залежить від форми прийому, рівня і кількості запрошених). Представлення гостей може відбуватися різними способами: персональним оголошенням, що прибувають у ході прийому або шляхом вручення кожному гостеві картки з його іменем, посадою, званням. Можна використовувати спеціальну "книгу записів", у якій усі бажаючі можуть залишити короткі побажання, зауваження або просто автограф.
Звичайно PR-фахівці практикують наступні форми прийомів: денні, вечірні, формальні, неформальні, прийом з розсадженням за столом і без неї. Денні прийоми: "Келих шампанського"/"Келих вина" і "Сніданок". Вечірні прийоми вважаються більш урочистими. До них відносяться: "Коктейль", " А-ля фуршет", "Обід", " Обід-Буфет", "Вечеря", "Чай", "Кава".
Конференція є найбільш формальним прийомом. Конференції проводяться, як правило, з метою просування своїх ідей або нової продукції. Конференція фактично являє собою форму наради (зборів), присвяченої розгляду певної проблеми або теми. Конференції можуть бути внутрішніми, тобто для трудового колективу компанії, а також зовнішніми — орієнтованими на зовнішню аудиторію. Головною подією конференції є підготовлені доповіді і виступу по темі авторитетних представників бізнесу, науки, органів влади. Доповіді і виступи обмежені регламентом 10-20 хв. Регламент визначається наявністю і якістю синхронного перекладу, рівнем поінформованості і інтелекту слухачів, складністю розглянутої тематики. За матеріалами конференції, що викликали найбільший інтерес, як правило, видаються збірники тез доповідей з рекламним додатком із відомостями про учасників, перспективні напрямки і провідних компаній. Необхідно пам'ятати, що конференція — це засіб підтримки зв'язків, обговорення і вирішення проблем у професійних, корпоративних, ділових співтовариствах і владних державних структурах. У великих комерційних компаніях конференції доповнюються конференціями в мережі Інтернет.
Організація і проведення будь-якого виду прийомів вимагають ретельної розробки сценарію і попередньої підготовки кінцевих цілей, що забезпечують досягнення. Підготовка прийому включає такі етапи, як:
1. постановка мети прийому;
2. вибір виду прийому;
3. складання списку запрошених осіб;
4. складання і розсилання запрошень;
5. складання плану розсадження запрошених за столом;
6. складання меню;
7. підготовка тостів і мовлень;
8. складання порядку проведення прийому;
9. культурна програма.
На кожному з перерахованих етапів існує безліч підводних каменів, які треба мистецьки обійти, виключивши всяку можливість погіршення мікроклімату серед учасників і можливість підвищення психоемоційної напруженості. Зневага ретельним плануванням кожного з етапів прийому воже призвести до виникнення на ньому конфліктних ситуацій, здатних у випадку їх ескалації звести його PR-ефект до мінімуму.
6. День відкритих дверей, круглий стіл і дискусія
Дні відкритих дверей є розповсюдженою формою самопрезентації компанії в рамках PR і просування. Вони дозволяють усім бажаючим ознайомитися з діяльністю компанії, її планами, задати керівництву питання, що цікавлять. Передбачається запрошення співробітників для близького знайомства, для всіх бажаючих проводяться екскурсії по компанії; ведучий розповідає про історію створення і основні напрямки діяльності компанії, про її соціальну значимість для громадськості. Для того щоб отримані цільовою аудиторією на дні відкритих дверей маркетингові PR-повідомлення, як заплановані, так і незаплановані, були позитивними, необхідна ретельна професійна підготовка подібних PR-заходів.
Саме на цих заходах учасники можуть ознайомитися з місією, корпоративними цінностями компанії, корпоративним кодексом її персоналу. Дні відкритих дверей, по суті, являють собою свого роду внутрішню презентацію компанії, що припускає підготовку наочних стендів, покажчиків, відвідування нових будинків і територій з оголошенням вичерпної і емоційно забарвленої позитивної інформації про компанію, її діяльність, досягнення, керівництво, співробітників, реалізовані проекти і перспективні плани. При цьому не можна недооцінювати візуальний ряд — у випадку якщо він не буде ретельно вибудуваний, а зложиться стихійно, може бути отриманий негативний ефект. У кожному разі враження, зроблене на відвідувачів, повинне бути комплексним, цілісним і внутрішньо несуперечливим, лише тоді PR-вплив буде продуктивним і довгостроковим. Вкрай бажані також попередній докладний інструктаж і комунікативні тренінги персоналу, відповідального за проведення заходу. Час, відведений для спілкування, — 1-8 год, включаючи обід і культурну програму.
Важливо відзначити, що в процесі проведення дня відкритих дверей цільовою аудиторією можуть бути отримані і незаплановані PR-повідомлення, наприклад, у рамках спілкування непідготовленого персоналу з відвідувачами, саме тому так важливі детальне пророблення процедури даних заходів, ретельний добір учасників, при яких просто не може бути дріб'язків і несуттєвих деталей. Саме на дні відкритих дверей, у ситуації максимально неформального міжособистісного спілкування і ведення неструктурованих бесід, вирішальне значення здобуває комунікативна і конфліктна компетентність PR-фахівців і всіх учасників заходу.
Круглий стіл і дискусія — одна з форм обговорення ідей, проблем громадськості, що має значення для широких кіл; учасниками круглого стола є авторитетні представники науки, бізнесу, ділових кіл, суспільних і державних організацій. Участь у круглих столах вищих керівників комерційних компаній, спонсорство їх проведення сприяють підвищенню іміджу і популярності компанії. Тема і обговорювані питання круглого стола плануються і оголошуються заздалегідь. Учасників круглих столів знайомлять із ними приблизно за 10-14 днів до початку засідання. Це дає можливість учасникам підготувати аргументи, матеріали для демонстрації, цифри і факти, що робить обговорення більш конструктивним і предметним. Число учасників звичайно не перевищує 14-15 людей. Картки — ідентифікатори учасника полегшують спілкування один з одним, дозволяючи зробити його більш невимушеним і жвавим і знімаючи деякі технічні бар'єри групової комунікації.
Роботу круглого стола організує і направляє ведучий або модератор, що володіє високим рівнем комунікативної компетентності, досвідом і навичками ведення подібних заходів і добре підготовлений по тематиці обговорення. Перед початком обговорення і виступів учасники коротко представляються всім присутнім. Як правило, це відбувається один по одному учасниками місць за столом (за годинниковою стрілкою). Ведучий пропонує порядок обговорення і повідомляє регламент для кожного виступаючого відповідно до важливості його виступу. У процесі обговорення ведучий/модератор стежить за дотриманням регламенту, тактовно пропонуючи перерватися або, навпаки, виділяючи додатковий час. Особливо важливо для успіху заходу адекватне і коректне використання модератором відповідних комунікативних технік активного слухання, таких як відтворення, перефразовування, розвиток, резюмування та ін. У деяких ситуаціях можливо і застосування відомих психологам технік і прийомів нерефлексивного слухання, що дозволяє уникнути загострення виниклих протиріч, пом'якшити позицію якого-небудь учасника дискусії, попередити виникнення конфліктної ситуації. Також необхідне володіння провідними ефективними прийомами зняття психоемоційної напруги, які він може відробити попередньо на соціально-психологічних тренінгах спілкування під керівництвом досвідченого фахівця-психолога.
Закінчуючи обговорення, ведучий коротко, у межах 2-3 хв, робить резюме, підсумовуючи сказане, акцентуючи потрібні моменти обговорення і висновків учасників, а також інтерпретуючи всю озвучену інформацію в бажаному ключі, виходячи з кінцевих цілей PR-діяльності компанії.
7. Виставка
Велику роль у формуванні і підтримці позитивного іміджу фірми, її товарів і послуг відіграє виставочна діяльність. Виставки як правило адресовані не тільки представникам ЗМІ, хоча і є для них добрим інформаційним приводом для статті. Вважається, що саме виставки і ярмарки надають найкращу можливість ефективних особистих контактів з потенційним споживачем. Виставочна діяльність фірми починається з ухвалення рішення про те, у якій виставці брати участь і наскільки широко. Рішення ухвалюються керівництвом організації виходячи зі знання ринкової ситуації і стратегії фірми на ринку. Визначається мета участі: заявити про себе на новому ринку, збільшити число покупців або партнерів, побудувати дилерську мережу в потрібному регіоні, вивчити попит, укласти угоди і т.д. При ухваленні рішення про участь у тієї або іншій виставці слід ретельно проаналізувати фінансові можливості фірми. Оскільки керівництво фірми зацікавлене в найбільш раціональнім і грамотнім вкладенні грошей у виставочну діяльність, воно повинне бути заздалегідь забезпечене необхідною інформацією про всі плановані протягом року виставки. Річний план виставок звичайно містить саму загальну інформацію (назва, тема і строки виставки), тому PR-Відділ, відповідальний за підготовку до виставки, готовить додатковий огляд, виходячи з наступних даних: