Зміст
Вступ
1. Прес-конференція і брифінг
2. Брифінг для ЗМІ
3. Презентація
4. Прес-тур
5. Прийом
6. День відкритих дверей, круглий стіл і дискусія
7. Виставка
8. Спеціальні події
9. Спонсорство
Використана література
З метою створення і підтримки позитивної суспільної думки, забезпечення бажаного поведінки громадськості компанії організують різноманітні заходи для журналістів. У практичному аспекті вербальні, або мовні, комунікації особливо важливі для вищої ланки керування — на церемоніальних відкриттях виставок, презентаціях, днях відкритих дверей, урочистих прийомах, конференціях, круглих столах. Використання усного мовлення повинне постійно удосконалюватися, піднімаючись до вершин ораторського мистецтва, кожний виступ перед громадськістю ретельно готується. У сучасних умовах розвитку бізнесу багато складностей пояснюються нерозвиненістю PR-комунікацій, недостатній поінформованості власних співробітників, низьким рівнем взаєморозуміння. Спілкування, при якому мовне повідомлення буде сприйняте вірно і прийняте до виконання, повинне випливати з ряду правил:
1. Мовне повідомлення повинне бути вичерпним, правильним, конкретним, простим і зрозумілим.
2. Необхідно пам'ятати, що не менше половини слухачів, як правило, жінки, тому краще уникати перебільшень, емоцій, але одночасно дане повідомлення повинне бути живим, захоплюючим, без елементів монотонності.
3. Не слід жалкувати часу на створення переконливого і конструктивного повідомлення, необхідного для популяризації компанії та зміцнення її позицій.
У практиці PR-роботи бувають ситуації, коли раптово виникають неправильні або шкідливі слухи і з'являється термінова необхідність їх спростувати. У цьому випадку компаніям доводиться оперативно проводити потужну PR-кампанію, у тому числі організовувати брифінги, прес-конференції, розсилати PR-Повідомлення в усі засоби масової інформації.
Розглянемо найбільш традиційні форми PR-спілкування, у тому числі брифінги, прийом, конференції, прес-конференції, презентації, дні відкритих дверей, круглі столи, виставки і спеціалізовані події.
1. Прес-конференція і брифінг
Прес-конференція є найефективнішою формою взаємодії між компанією і журналістами, тому що останні одержують інформацію з перших рук PR-фахівців компанії і її менеджменту. У ній обов'язково беруть участь керівництво або люди, максимально компетентні в питанні, освітлюваному на прес-конференції. Прес-конференцію проводять, як правило, у випадку виникнення необхідності в з'ясуванні спірних питань із громадськістю і залученні її уваги до розв'язку якої-небудь проблеми. Також прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло багато питань до керівництва компанії, напередодні або закінченні якого-небудь заходу (події). Прес-конференція проходить із запрошенням представників засобів масової інформації. Запрошення може бути розіслане в усі ЗМІ або вибірково. Для того, щоб прес-конференція досягла переслідуваних цілей, необхідно при її підготовці і проведенні врахувати декілька на перший погляд дрібних, але насправді досить істотних обставин.
Обставини часу проведення:
· найкраще проводити прес-конференцію в середині тижня, тому що понеділок — редакційний день у ЗМІ і бажаної явки не вийде, а п'ятниця — день, що передує уік-енду, день культурних програм, і це також відіб'ється на присутності журналістів;
· оскільки відомо, що журналісти часто працюють ночами (пізні випуски, записи, монтаж, тракти і т.п.), доцільно призначати прес-конференцію в проміжку від 12:00 до 14:00, тому що з 15:00 починається здача матеріалів у редакціях, студійний час.
Обставини форми проведення:
· у запрошенні на прес-конференцію повинна бути неодмінно зазначена тематика, що дозволить редакціям відправити на прес-конференцію компетентних у даному питанні журналістів. Запрошення краще оформляти як іменне і відправляти його за 5-7 днів до відкриття самої прес-конференції;
· прес-конференція повинна мати чіткий сценарний план проведення, що полягає із двох частин — викладу позиції компанії по проблемі і відповідей на запитання журналістів. Час на проведення кожної частини визначається організатором і залежить від позиції керівництва — чи відвести більше часу на розкриття проблеми або ж, навпаки, максимальний час виділити на відповіді;
· вести прес-конференцію може особа, відповідальна за зв'язки із громадськістю або із пресою. Ведучий обов'язково представляє журналістам учасників, серед яких бажана присутність особи, уповноваженої ухвалювати остаточні розв'язки з питань прес-конференції;
· доцільно провести реєстрацію учасників прес-конференції з боку ЗМІ, що дозволить аналізувати результати зустрічі по наступних публікаціях. При реєстрації дуже корисно роздавати матеріали, що повідомляють факти, що і роз'ясняють проблему, яким присвячена прес-конференція, що відгородить від неточних інтерпретацій (не так записали, почули, здалося і т.д.) і забезпечить розуміння суті питання;
· безперечно, доброзичливості і активності журналістів сприяє організація частування (прохолодні напої, кава-брейк, шведський стіл, фуршет і т.д.). Частування слід проводити по закінченню конференції, тому що організатори при цьому одержують можливість неформального спілкування, установлення більш близьких контактів, довірчих відносин, запуску потрібних слухів.
2. Брифінг для ЗМІ
Брифінг — це короткий оперативний виступ перед пресою за темою певних важливих подій, які щойно відбулися. Повідомлення на брифінгу носить однобічний характер з короткою ілюстрацією конкретних фактів. Різниця між прес-конференцією і брифінгом — у часових відрізках, які на них виділяються. Брифінг не може бути більше 20-30 хв. Такий короткий часовий відрізок припускає, що ведучий брифінгу має тримати ситуацію в руках. 10 хв, як правило, приділяється виступаючому, 10-20 хв — на бліц-відповіді на запитання журналістів. Брифінг можна провести стоячи, не розсаджуючи журналістів і виступаючих за столи. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язку і т.д.), щоб дати пояснення тому, що трапилося, його причинам, негайно запобігти можливим помилкам і перебільшенням із цього приводу, розповсюджувані через ЗМІ.
Правила проведення прес-конференцій і брифінгів:
1. Добитися чіткого визначення теми, мети і відповідної підготовленості (статистичні дані, графіки). Необхідні змістовність і значеннєва насиченість викладу, вичерпна аргументація будь-якої оцінки, будь-якого висновку.
2. Підготувати матеріал для роздачі. Він повинен бути складений так, начебто про все, що трапиться на прес-конференції ніхто ніколи і нічого не чув. Чим простіше термінологія і зрозуміліше суть, тим легше досягти зворотнього зв’язку з боку журналістів.
3. Докладно продумати сценарій ходу прес-конференції, враховуючи, хто що скаже, яку роль і коли буде відігравати та чи інша відповідь представника компанії.
4. Вітати журналістів доброзичливо, але не перебільшувати. Обов'язковим є представлення учасників і оголошення пропонованого плану конференції.
5. Використовувати максимально короткі доповіді і демонстрацію будь-якого наочного матеріалу, оскільки журналісти постійно чують нові заголовки для своїх статей і повідомлень.
6. Використовувати логічно послідовну аргументацію, уникаючи внутрішніх протиріч у повідомленні.
7. Запланувати досить часу на запитання журналістів, не створюючи ситуацію фрустрації, незадоволеності у зв'язку з несправдженими очікуваннями.
8. Відслідковувати тривалість прес-конференції — максимум 40 хв, після чого забезпечити можливість роботи журналістів з окремими учасниками.
9. Пам'ятати, що журналісти не вірять в альтруїзм. Тому слід не заперечувати своїх власних бізнес-інтересів, але чітко і упевнено презентувати користь ідеї або продукту для третіх осіб; кращий варіант — коли ясно видна вигода для обох сторін одночасно.
10. Намагатися бути щиро, підкреслено доброзичливим стосовно всіх журналістів. У журналістів існують такі професійно значимі особистісні якості, як загострене почуття справедливості і високорозвинене почуття власної гідності.
3. Презентація
Презентація — самостійна акція, яка може виступати у формі прийому, представлення компанії, перших осіб, нової продукції компанії запрошеній аудиторії. Як правило, презентація компанії проводиться із приводу її відкриття або створення, щорічної демонстрації нових досягнень, нових видів продукції, послуг, нової особи компанії. Презентується те, що можна побачити, доторкнутися, спробувати або прочитати. При виході на нові ринки збуту також організується презентація компанії в країні, де відкривається філія, підрозділ або представництво. Презентації відрізняються від прес-конференції насамперед більшою кількістю запрошених від різних суспільних кіл, більшим акцентом на культурну програму, а головне — тематикою. Якщо прес-конференції звичайно присвячені проблемним темам, то презентації пов'язані з певними конкретними результатами в діяльності компанії, до яких є зміст залучити увагу ЗМІ та громадськості. Презентації влаштовуються для потенційних споживачів, покупців, партнерів, інвесторів, обов'язково запрошуються представники ЗМІ. Тривалість презентації в кожному конкретному випадку залежить від матеріалу, що представляється. Природньою особливістю всякої презентації є обмеженість її тривалості. Презентація, як і прес-конференція, передбачає сесію питань-відповідей.
Проведення презентації включає наступні етапи.
1. Визначення мети і пріоритетів компанії в області залучення нових клієнтів, формування іміджу компанії, залучення нових партнерів, у тому числі вигідних постачальників, інвесторів, поліпшення відносин з місцевими органами влади, певними колами громадськості.