Інвентаризація товарів і тари проводиться в порядку їх розміщення в приміщенні. Під час її проведення не можна допускати безладного переходу від одного товару до іншого, оскільки при цьому можна один і той же товар записати двічі або пропустити. Тому товари слід попередньо розсортувати і навпроти кожної партії повісити ярлик з детальними відомостями щодо якості та кількості.
Для визначення фактичної наявності товарів, затарених в тару, застосовуються такі органолептичні прийоми: перерахунок та зважування для контролю ваги, що зазначена на тарі; для незатарених товарів (яловичини туші, ковбасні вироби, риба копчена тощо) - зважування; для товарів, що зберігаються навалом та вимірюються на вагу (овочі) -обміром з подальшим розрахунком ваги; для товарів, що обліковуються у одиницях обсягу (пиломатеріали), обміром.
Всі дії по визначенню фактичної наявності товарів повинні відбуватись за обов'язковою участю всіх членів інвентаризаційної комісії.
При явній недоцільності переважування або перерахунку тих чи інших товарів, наприклад, при надходженні товарів в пронумерованих пачках, ящиках, бочках допускається внесення в описи цих товарів за специфікацією чи маркуванням, які зазначені на тарі. При цьому комісія обов'язково перевіряє окремі місця вказаних цінностей, зазначаючи це в примітці до опису.
Якщо вибірковою перевіркою встановлені відхилення між фактичною наявністю і даними, вказаними в специфікаціях чи маркуванні. То інвентаризаційна комісія зобов'язана провести повну перевірку наявності цих цінностей.
Дані про фактичні залишки товарів і тари записуються в інвентаризаційні описи форми № Інв-3 в двох або трьох (при зміні матеріально відповідальних осіб) примірниках. Описи складаються окремі, по кожній матеріально відповідальній особі або за місцем зберігання цінностей.
Один примірник опису заповнює матеріально відповідальна особа, два інших - під копіювальний папір один з членів комісії. В процесі заповнення описів ведеться взаємна звірка кожної сторінки опису, у випадку помилки (розходження) проводиться перевірка цінностей.
В інвентаризаційних описах вказують прейскурантний номер чи артикул товару, найменування, гатунок, кількість, ціну за одиницю і суму. По вагових товарах в тарі зазначають кількість місць, масу брутто і масу нетто.
Товари, що надійшли під час інвентаризації, матеріально відповідальні особи приймають в присутності інвентаризаційної комісії і заносять в окремий опис "Товари, що надійшли під час інвентаризації". Товари, продані, оплачені покупцями і підготовлені до відправки, але до початку інвентаризації покупцями не вивезені, заносять до опису "Товари продані до інвентаризації, але не вивезені покупцями".
Підготовлені до відвантаження товари у відповідності з виписаними нарядами, але не оплачені покупцями і не вивезені до інвентаризації, при перевірці включаються до загального інвентаризаційного опису. Вони повинні бути розпакованими і записаними за фактичною наявністю, а не за супровідними документами. Одночасно за підписом голови інвентаризаційної комісії на всіх. примірниках документів на відвантаження товарів робиться помітка про те, що ці товари включені до інвентаризаційного опису поряд з власними. Товари, прийняті (здані) на відповідальне зберігання, оформлюються інвентаризаційним описом (форма № Інв-5), а ті, що знаходяться в дорозі, — актом інвентаризації (форма № Інв-б). Якщо інвентаризація проводиться без матеріально відповідальних осіб (бригадира), а також після стихійного лиха, крадіжки та пограбування, то описи 1 підписуються представником місцевого самоуправління, який включається у цих випадках до складу інвентаризаційної комісії.
Для прискорення інвентаризації товарів на складах і в магазинах доцільно використовувати товарні ярлики, що складаються матеріально відповідальними особами на кожний вид товару. При партіонному обліку замість ярликів застосовуються партіонні (кіпні) картки. В ярликах вказуються найменування, одиниця виміру, показники якісної характеристики товарів (артикул, розмір, ріст, сорт і т.п.), ціна, кількість. Товарні ярлики (кіпні карти) перевіряє голова Інвентаризаційної комісії, або за його дорученням, - члени комісії. На ярлику (партіонній карті) проставляють реєстраційний (порядковий) номер. Ярлик (партіонну карту) підписують працівник, що продавав товар, голова інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа.
Для підвищення відповідальності інвентаризаційних комісій за результати і якість своєї роботи на підприємствах проводяться контрольні інвентаризації. Вони дозволяють встановити правильність зарахування в опис фактичних залишків матеріальних цінностей. Контрольними перевірками охоплюється не менше 10-15 % найменувань найбільш цінних товарів, вказаних в описі, і не менше 10 % загальної кількості фактично перевірених інвентаризацією цінностей. В залежності від специфіки товарів існують особливості в проведенні інвентаризацій, особливо при встановленні їх фактичної кількості і якості.
Робоча комісія зобов'язана повідомити управлінський орган про результати "зняття залишків" до відкриття складу, магазину тощо.
Інвентаризаційні описи передаються головою інвентаризаційної комісії: перший примірник - головному бухгалтеру або бухгалтеру, другий -матеріально відповідальній особі (бригадиру) під розписку на першому примірнику. Отримавши описи, бухгалтер передає їх працівникам, які здійснюють контроль за цінами (товарознавцям, економістам по цінам). Останні перевіряють ціни та роблять про це відмітку (підпис) на кожній сторінці опису. Потім опис вручається бухгалтеру, який веде облік товарних операцій в магазинах. Бухгалтер проводить докладну перевірку.
Після проведення поточної інвентаризації комісія складає акт контрольної перевірки інвентаризації матеріальних цінностей (додаток 1 до Інструкції № 69), де здійснюється звіряння фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку. У результаті може бути виявлено нестачу або надлишок основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, які відображаються в акті.
Протокол і акт інвентаризаційної комісії мають бути розглянуті в 5-денний термін і затверджені керівником підприємства.
Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше за грудень звітного року.
При виявленні нестачі активів необхідно з'ясувати причину її виникнення, а також встановити винних осіб.
Нестача активів може виникнути результаті:
— псування оборотних активів;
— крадіжки активів;
— усихання, утрушування, бою (природного убутку і втрати).
У разі коли під час інвентаризації запасів виявлено нестачуза рахунок природного убутку, то при її списанні слід звернутися до затверджених норм природного убутку і втрат. Нестача в межахнорм не може розцінюватися як нестача з вини матеріально-відповідальної особи. У бухгалтерському обліку такі нестачі списуються на витрати підприємства згідно зНормами 1—11.
У бухгалтерському обліку господарські операції відображатимуться таким чином.
Таблиця 3.2.1
Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.
| Зміст запису | Бухгалтерський облік | |||
| Дт | Кт | Сума | ||
| 1 | Виявлено і відображено нестачу товарів в межах норм природного убутку | 39 | 281 | 260,00 |
| 2 | Списано нестачу в межах норм природного убутку | 947 | 39 | 260,00 |
| 3 | Списано витрати на фінансові результати | 791 | 947 | 260,00 |
У новому Плані рахунків відсутній аналог рахунка 84 «Нестачі і витрати від псування цінностей», тому згідно зМетодичними рекомендаціями такі витрати слід обліковувати на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів».
Якщо при виявленні нестач і втрат від псування цінностей встановлено, що винною є матеріально відповідальна особа, з якою укладено договір про матеріальну відповідальність, то ці втрати списуються за її рахунок. Слід пам'ятати, що матеріально відповідальна особа, якій підприємство пред'являє претензії з приводу нестачі активів, визнається винною або після самостійного підтвердження своєї провини, або за рішенням суду,після чого настає її відповідальність щодо відшкодування збитків.
У роздрібній торгівлі у Відомостях про балансову вартість товарних запасів вноситься собівартість товарів (продажна ціна мінус торгові націнки).
Балансова вартість запасів визначається в податковому обліку з метою відображення в графі 13 декларації про прибуток відповідно до ПБО-9.
За ПБО-9 первісна вартість запасів, які придбано за плату, є собівартістю запасів, що складається з таких витрат: суми, яка сплачується згідно з договором з постачальником за вирахуванням непрямих податків; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, що не компенсуються підприємству; інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання в запланованих цілях.
Транспортно-заготівельні витрати включаються в собівартість придбаних запасів або загальною сумою відображаються на окремому субрахунку рахунка обліку запасів. Такі витрати розподіляються між сумою запасів на кінець місяця і сумою запасів, що вибули. Розподіл проводиться згідно з ПБО-9.
Не включаються у вартість запасів, а належать до витрат періоду такі витрати: