Відвантаження (відпуск) товарів зі складів оптових баз проводиться матеріально відповідальними особами. Торговий відділ бази повинен виписувати рахунок-фактуруіз зазначенням найменування та кількості товарів, що підлягають відпуску, а також фактично відпущеної кількості товарів.
Рахунок-фактура як платіжний документ служить підставою платежу та його розміру, виписується у випадку передоплати за товар або за фактично відпущений товар на підставі документів на відпуск, відвантаження або доставку товарів. Рахунок-фактура додається до платіжного доручення або платіжної вимоги-доручення на оплату товару. При відвантаженні товару залізничним або водним транспортом до рахунку-фактури додається також вантажна квитанція, яка підтверджує приймання вантажу на станції (пристані) відправлення для доставки на адресу вантажоодержувача.
Право на податковий кредит виникає у платника податку тільки при наявностіподаткової накладної, що виписана відповідно до діючого законодавства. Податкова накладна є як обліковим, так і звітним документом. На підставі податкової накладної заповнюється книга обліку придбання товарів підприємствами - платниками ПДВ.
Супровідними документами є пакувальні ярлики, карти, специфікації, відвіси, а по окремих товарах - сертифікати якості, довідки лабораторних аналізів, що характеризують якісний стан товару. Пакувальний ярлик складається на кожне окреме місце (ящик, тюк і т.д.). Один примірник його вкладається в ящик (тюк), а інший - із зазначенням ваги кожного місця, повинен додаватись до рахунку-фактури. Специфікація застосовується в тих випадках, коли відвантажена партія товару упаковується в ящики, бочки тощо, в ній перераховується кожне окреме місце, вага-брутто товару і окремо вага тари.
Правила приймання товару залежать від місця їх одержання (на складі одержувача, на залізничній станції або на складі постачальника) та упаковки товару (без упаковки або в упаковці).
Основними принципами приймання товару є:
1) приймання товару на складі постачальника. Товар в упаковці приймається одержувачем за кількістю місць або за вагою-брутто, перевірка за кількістю одиниць або вагою повинна бути проведена протягом строків, встановлених держстандартами, технічними умовами, особливими умовами поставки та іншими нормативними документами. Незатарений товар приймається за кількістю натуральних одиниць або вагою-нетто;
2) приймання товару на складі одержувача проводиться за кількістю натуральних одиниць або вагою;
3) приймання товару на залізничній станції проводиться у відповідності із залізничною накладною і вантажною квитанцією. При цьому необхідно перевірити цілісність вагону або контейнеру, наявність пломб і ясність відтисків на них. Якщо органи транспортної організації видають вантаж без перевірки ваги, про це повинен бути зроблений запис в залізничній накладній. Приймання товару незатареного в тару проводиться з обов'язковим переважуванням товару, із складанням спеціального документу - відвісу.
Найбільш раціональним способом приймання товарів в Об’єднанні “Сумипошта” є застосування спеціального штампу приймання. Цей штамп ставиться безпосередньо на супровідних товарних документах (рахунках-фактурах, товарно-транспортних накладних тощо) матеріально відповідальними особами, що прийняли цінності в підзвіт. В ньому зазначається дата приймання товару, номер і дата супровідного документу, сума прийнятих товарів і окремо тари, що завіряється підписом матеріально відповідальної особи.
Проте не в усіх випадках можна оформити приймання товарів проставленням штампу на супровідних документах. Наприклад, коли одержані товари за одним супровідним документом оприбутковуються різними матеріально відповідальними особами. В таких ситуаціях приймання товарів оформлюєтьсяактом приймання, де вказується найменування, артикул, гатунок, кількість і сума товарів по документу постачальника і товарів, що фактично надійшли.
При прийманні товарів від постачальників можуть бути виявлені розбіжності в кількості або якості товару, зазначених в супровідних документах і тих, що фактично надійшли. В цьому випадку особливу увагу необхідно приділяти правилам приймання товару і документального оформлення виявлених розбіжностей, які забезпечують можливість відшкодування матеріальної шкоди - нестачі товару, що виникла з вини постачальника або залізниці.
Виявлені в процесі приймання товарів розбіжності оформлюють відповідними документами у встановленому порядку і у відповідні строки. Основними з таких документів є:
1. Акт про встановлені розбіжності, який складається комісією з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи і представника постачальника. Якщо договором не передбачається обов'язкова участь представника постачальника, то в складі комісії повинен приймати участь представник незацікавленої сторони, який повинен мати посвідчення на право участі в прийманні товару. В акті, як правило, перераховуються тільки ті матеріальні цінності, по яких виявлені розбіжності. В кінці акту робиться запис про те, що по інших товарно-матеріальних цінностях розбіжності не встановлені.
2. Акт про встановлені розбіжності при прийманні імпортних товарів складається комісією у випадку виявлення розбіжностей фактичної кількості товарів з даними товаросупровідних документів. До нього додаються оригінали упаковочних листів, або обумовлюється їх відсутність. Акт складається в п'яти примірниках, а на імпортні товари, одержані в упаковці оптової бази, - в двох.
3. Комерційний акт складається при прийманні товару на залізничній станції з обов'язковою участю її представника в день одержання вантажу.
До актів обов'язково додаються супровідні документи, що підтверджують виявлені при прийманні товарів розбіжності: транспортні документи, пакувальні ярлики, документ, що засвідчує повноваження представника, який брав участь в прийманні товару та інші.
Не складаються акти у випадках, якщо нестача товару виявлена в межах встановлених норм природного убутку при перевезенні товару, оскільки вона відноситься до витрат торговельного підприємства.
На підставі правильно складених актів і доданих всіх необхідних документів, Об’єднання “Сумипошта” має право у встановлені строки пред'явити претензії постачальнику або залізничній станції. Так, претензія до транспортної організації по нестачі товарів може бути направлена протягом 6-ти місяців, а транспортна організація, в свою чергу, повинна дати відповідь про задоволення або відмову в задоволенні претензії протягом 3-х місяців. Якщо претензія відхилена, підприємство по закінченню наступних 2-х місяців може звернутись до арбітражного суду.
Порядок документального оформлення та обліку надходження товарів на підприємствах роздрібної торгівлі Об’єднання “Сумипошта” в основному аналогічний порядку обліку цих операцій в оптових підрозділах.
Товари до роздрібної торговельної мережі надходять на підставі угод (замовлень), що укладаються з оптовими торговельними підприємствами чи безпосередньо з виробниками товарів. Основну масу товарів роздрібні торговельні підприємства отримують від місцевих постачальників.
Головною складовою частиною роздрібного товарообігу в Об’єднанні “Сумипошта” є продаж товарів населенню за готівку. Обсяг реалізації визначається виручкою за продані товари. Торгова виручка в Об’єднанні “Сумипошта” відображається в наступних документах: в підрозділах, обладнаних касовими апаратами - в книгах касирів-операціоністів і в касових звітах; на підприємствах, що не мають касових апаратів, - в товарно-касових звітах. Виручка, вказана в цих звітах, повинна бути підтверджена документами, що засвідчують здачу виручки до банку.
До обсягу роздрібного товарообігу включається також сума виручки через дрібнооптову мережу (ларьки, кіоски, лотки тощо). В Об’єднанні “Сумипошта” торгові одиниці стаціонарні і матеріально відповідальним особам, які працюють в них, видається "Товарна книга працівника дрібнороздрібної мережі".
Відпуск товарів в дрібнороздрібну мережу оформлюєтьсяприбутково-видатковими накладними, які виписуються в двох примірниках. Один з них в обов'язковому порядку видається особі, яка одержала товар, а інший залишається у матеріально відповідальної особи, що відпустила товар. В прибутково-видатковій накладній вказуються найменування, продажна ціна і вартість відпущених товарів, а також проставляються підписи матеріально відповідальних осіб, які відпустили і прийняли товар. Після реалізації одержаної партії товару продавці здають виручку до каси торговельного підприємства, що відпустило товар, і одержують нову партію товару. Приймання готівки коштів здійснюється за прибутковими касовими ордерами. Номер, дата прибуткового касового ордеру і сума, на яку проданий товар, вказуються у прибутково-видатковій накладній. У відповідних графах накладної робиться також відмітка про кількість і суму нереалізованих товарів.
Використані видатково-прибуткові накладні разом з товарним звітом здаються матеріально відповідальними особами до бухгалтерії Об’єднання “Сумипошта”.
Контроль за правильністю списання реалізованих товарів в Об’єднанні “Сумипошта” здійснюється шляхом співставлення сум виручки за товарними звітами матеріально відповідальних осіб з даними звітів касира, який прийняв виручку від відповідної одиниці дрібнороздрібної мережі (або з випискою установи банку, якщо виручка здавалась безпосередньо в банк - в залежності від прийнятого порядку).