Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтера, відносять: контракт або трудовий договір, накази керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику. Причому, бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.
Роль бухгалтера особливо помітна на невеликому підприємстві, де він один виконує весь обсяг бухгалтерських та більшість аналітичних робіт.
Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов’язки, праві і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві. На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.
Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.
Відповідальність бухгалтера
В умовах ринкової економіки роль та самостійність представників професії бухгалтера надзвичайно зросли, але разом з тим підвищилась й їх відповідальність.
Згідно з трудовим законодавством працівники та службовці несуть матеріальну та дисциплінарну відповідальність.
До категорії суб’єктів відповідальності потрапляють й головні бухгалтери. Розглянемо відповідальність головного бухгалтера в контексті порушень, що притаманні саме представникам бухгалтерської справи. В цю категорію потрапляють як безпосередньо головні бухгалтери, так і бухгалтери, які виконують коло обов’язків головного бухгалтера, але не мають окремих підлеглих. Звичайних бухгалтерів в складі бухгалтерії, все вищевикладене не стосується.
Розглянемо спочатку матеріальну відповідальність. В загальному вигляді матеріальна відповідальність працівників і службовців представляє собою один з видів юридичної відповідальності за допущене правопорушення. Вона полягає в зобов’язанні працівників відшкодовувати завдану з їх вини шкоду підприємству, з яким вони знаходяться в трудових відносинах.
Така відповідальність починається за наявністю умов, що складають зміст правопорушень. До таких умов належать:
1. наявність прямої дійсної шкоди;
2. протиправність дій працівника;
3. причинний зв’язок між діяльністю працівника та шкодою;
4. вина працівника в нанесенні збитку.
Розглянемо наведені умови бухгалтера.
1. Наявність прямої дійсної шкоди.
Збиток повинен бути реальним, тобто вартість існуючого майна підприємства за балансовою оцінкою повинна зменшитись. В результаті дій бухгалтера це зменшення може мати місце у вигляді надлишкових виплат. Це, наприклад, штрафні фіскальних органів, санкції за несвоєчасно здійснену оплату або несвоєчасне повернення грошових коштів, надлишкові виплати працівникам. Моментом виникнення збитку є момент зняття коштів з банківського рахунку або видача коштів з каси.
2. Протиправність дій працівника.
Протиправність виражається в невиконанні або неналежному виконанні посадових обов’язків. Посадові обов’язки передбачені, перш за все, Законом „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, а також документами, якими регулюється бухгалтера: посадова інструкція, письмовий контракт, наказ про облікову політику і оплату праці, накази керівника з окремих питань господарської діяльності. Обов’язковими умовами застосування вказаних документів є ознайомлення з ними бухгалтера, не враховуючи ті, які бухгалтер складає або обов’язкового підписує, наприклад, трудовий договір або наказ про облікову політику.
Приклад. Квартальні платежі податку на прибуток відбуваються в 5-денний строк з моменту закінчення строку здачі квартальної звітності, а сплата податку здійснена 20-го числа. Податковою службою застосовані фінансові санкції за прострочення сплати податку. Якщо при цьому на банківському рахунку або в касі були кошти, достатні для сплати, то одразу бачимо неналежне виконання обов’язків, так як строки сплати податків встановлені законодавством і повідомляти про них бухгалтеру ніхто не повинен.
3. Причинний зв’язок між діяльністю працівника та шкодою.
Якщо є збиток і є невиконання посадових обов’язків, прямо передбачених законодавством і внутрішніми документами, то причинний зв’язок прослідкується. Якщо ж, хоча б один з перерахованих фактів не тільки відсутній, але навіть зазначається тільки побічно, то причинний зв’язок вже ставиться під сумнів.
У випадку, якщо збиток став результатом фінансових санкцій податкової служби за підвищення собівартості, то висновки податкової служби можна оскаржити. Можливо, що збиток зумовлений діями не бухгалтера, а податкового інспектора. Інша справа санкції за несвоєчасне подання звітності. В цьому випадку момент подання визначається досить легко, так як податковий інспектор розписується в її отримані. При переплаті податку в один вид бюджету за рахунок іншого, причинний зв’язок не вимагає особливих доказів, бухгалтер просто зобов’язаний слідкувати за сумами платежів конкретним отримувачем. Збиток також можливий в результаті дій інших працівників, здійснених за розпорядженням бухгалтера, але якщо це не працівники прямого підпорядкування, тобто співробітники бухгалтерії, причинний зв’язок відсутній. Ні один працівник не зобов’язаний виконувати розпорядження не безпосереднього керівника, якщо це прямо не встановлено внутрішніми розпорядчими органами або законодавством.
4. Вина працівника в нанесенні збитку.
Вина, як відомо, це внутрішнє психічне відношення бухгалтера до скоєної шкоди, яка виражається в навмисній формі або формі необережності. Для залучення до матеріальної відповідальності форма вини ролі не відіграє. Якщо є збиток, протиправність і причинний зв’язок, то вина вже не вимагає особливих підстав і доказів. Винятками є випадки, коли дії бухгалтера, що спричинили збитки, здійснені за письмовим розпорядженням керівника або зумовлені станом здоров’я бухгалтера.
Задокументований збиток не може викликати сумнівів. Штрафні санкції підтверджуються випискою з рахунку і копією інкасового розпорядження; не менш важливими є документ, що містить розрахунок санкцій. Надлишкові виплати підтверджується розрахунком нарахувань цих виплат, банківськими або касовими документами, що свідчить про факт виплат. Але одного документування недостатньо. Необхідно навести докази того, що збиток по одній статті витрат не зумовлює при цьому скорочення виплат по іншій. Наприклад, заробітна плата відноситься на собівартість, підвищення собівартості зменшує прибуток і, відповідно, зменшує податок на прибуток. Це означає, що збиток частково компенсується.
Основні висновки по матеріальній відповідальності бухгалтера такі:
1. Нанесення збитку діями бухгалтера можливе.
2. Збиток може бути як у вигляді надлишкових виплат, так і у вигляді санкцій.
3. Санкції повинні бути не тільки нараховані, але фактично сплачені.
4. діяльність бухгалтера на підприємстві повинна регулюватись спеціальними нормативними актами, з якими бухгалтер повинен бути ознайомлений.
5. Повинен бути не тільки документально підтверджений причинний зв’язок, але й наведені докази прямої відмінності від нормального виробничого ризику.
Крім матеріальної відповідальності бухгалтери несуть також і дисциплінарну.
Порядок застосування дисциплінарної відповідальності до працівників регламентується КЗпП (ст.. 139-142, 147-152), типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємства, установ, організацій, статутами і положеннями про дисципліну. На підставі цих документів кожне підприємство розробляє свої правила трудового розпорядку. Дисциплінарна відповідальність може бути застосована лише у випадку, якщо порушення трудової дисципліни здійснено працівником навмисне або за необережність при виконанні трудових обов’язків. Тобто порушення представляє собою протиправне невиконання або неналежне виконання працівником своїх обов’язків, тобто потрібна наявність двох умов:
1. Протиправність
2. Вина.
Основні види покарання:
· Догана;
· Звільнення.
Для окремих категорій працівників, чи трудова діяльність регулюється статутами і положеннями про дисципліну, можуть бути передбачені і інші види дисциплінарних покарань.
При зміні бухгалтера повинна здійснюватися передача справ попереднім бухгалтером новопризначеному. При проведенні приймання – передачі справ складається акт.
Складаючи акти приймання – передачі справ, бухгалтер тим самим знімає з себе відповідальність.
Акт приймання – передачі справ повинен містити наступні основні дані:
· Фінансовий стан підприємства згідно з балансом;
· Залишок грошових коштів на поточному рахунку в банку, наявність невикористаних чекових книжок (зазначити номери невикористаних чеків);
· Опис переданих документів: перелік переданих папок із зазначенням нумерації аркушів.
Приймання і здача справ при призначенні і звільненні головного бухгалтера актом перевірки стану бухгалтерського обліку і звітності на підприємстві.
На час відсутності головного бухгалтера його функції переходять до заступника або іншої посадової особи, про що оголошується наказом по підприємству.
Висновок
Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю до початку роботи працівникові за трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний: роз’яснити права та обов’язку й проінформувати про умови праці; ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором; визначити працівникові робоче місце; проінструктувати з техніки безпеки. Для виконання цих обов’язків, роботодавець затверджує посадові інструкції.