Кадровою роботою на підприємстві займається головний спеціаліст з кадрової роботи, який безпосередньо підпорядкований начальнику управління. Робота з кадрами в управлінні проводиться з метою комплектування їх висококваліфікованими кадрами.
В управлінні житлового господарства розробляється річний план роботи з кадрами, який затверджується наказом начальника управління. Керівники комунальних підприємств, підпорядкованих управлінню житлового господарства затверджують аналогічні плани наказами. У плані визначаються заходи щодо добору кадрів, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою, в установленому порядку ведеться облік кадрів, підготовка кадрового резерву. Начальник управління житлового господарства забезпечує прийняття працівників на державну службу у відповідності з діючим законодавством.
Кадровою службою формуються та ведуться особові справи державних службовців апарату управління житлового господарства міської ради.
Кадрова служба замість системної роботи по добору персоналу, формулювання кваліфікаційних потреб до нього, рішення питань рівномірного розподілу відповідальності в Управлінні та підготовки посадових інструкцій, планування навчання та кар’єрного зростання державних службовців, виконує сугубо технічні функції, пов’язані з організацією конкурсів та веденням кадрової документації [24].
Управління житлового господарства міської ради здійснює свою діяльність на підставі Положення про управління, затвердженого рішенням Запорізької міської ради.
Кожен відділ Управління житлового господарства також здійснює свою діяльність на підставі положення про відділ, затвердженого начальником управління.
Розподіл обов’язків між начальником та його заступниками здійснюється на підставі затверджених керівником посадових інструкцій.
Взагалі в державних установах система управління персоналом є недосконалою. За умови відсутності незалежного оцінювання особистісних та професійних якостей кандидатів на посади державних службовців проведення конкурсу на заміщення вакантних посад досить часто відбувається формально, що нажаль виявляється і в Управлінні житлового господарства; частіше за усе кадровий резерв як елемент системи просування по службі є неефективним і створює можливості для поза конкурсного призначення на посади (ефективність цього резерву в цілому по системі не перевищує 10%); чинне законодавство не передбачає оцінювання державних службовців за результатами їх роботи, яке має бути основою для кар’єрного зростання; недосконалою є система перебування на державній службі після досягнення граничного віку (Додаток Б).
Відсутність прозорого порядку вступу на державну службу і ясних кар’єрних перспектив, правова незахищеність від суб’єктивізму своїх керівників, неадекватні матеріальні стимули та низький рівень соціального захисту спричиняють непривабливість державної служби та відтік кваліфікованої молоді з державної служби. Тому важливою складовою державної політики у сфері державної служби є розроблення ефективних механізмів управління персоналом (порядок проведення конкурсів, оцінки, планування кар’єри, визначення потреб у навчанні). Визначення органами державної влади потреби в професійному навчанні державних службовців відбувається на основі суб'єктивних факторів і не базується на результатах оцінки роботи державних службовців (тобто реальних потреб у професійному навчанні). Тому зміст і організація професійного навчання не відповідає практиці ЄС, а отримане державними службовцями утворення майже не пов'язане із професійною діяльністю державного службовця [10].
Нинішня система є потужним механізмом для одержання державними службовцями академічного утворення з достатньою теоретико-методологічною базою. Разом із цим, особливо при підвищенні кваліфікації, державним службовцем більш необхідно опановувати певними практичними навичками, а саме: аналіз політики, стратегічне планування, проектний менеджмент, керування змінами, планування робочого часу, підготовка документів та ін.
В процесі спільної діяльності в Управлінні відбувається спілкування людей, це обмін ідеями, думками, почуттями, обмін інформацією. Без комунікації неможливе існування ніякої організованої групи людей.
Начальник управління житлового господарства від 50 до 90% свого часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що він займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні та в процесі прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації й контролю. Саме тому, що обмін інформації убудований в усі основні види управлінської діяльності, можна назвати комунікації сполучним процесом.
По відношенню к Управлінню житлового господарства існують зовнішні і внутрішні комунікації. УЖГ користується різноманітними засобами для комунікацій зі складового свого зовнішнього оточення.
В Управлінні існує декілька каналів надходження інформації, а саме: міськвиконком, облдержадміністрація, листи підвідомчих організацій, громадяни, депутати всіх рівнів, та інші. Інформація може поступати у такому вигляді: листи, журнали та газети, мережа Інтернет, телефон, факс. При використанні електронних засобів зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту використовується зворотний зв’язок. Зворотний зв'язок сприяє значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією. Відповідно до ряду двосторонній обмін інформацією у порівнянні з однобічним (зворотний зв'язок відсутній), хоча й протікає повільніше, проте ефективніше знімає напруги, більше точний і підвищує впевненість.
Друковані повідомлення забезпечують найкращу включеність і запам'ятовування і є більш переконливими для важких для розуміння повідомлень. Для контролю всієї вхідної та вихідної кореспонденції а також для реєстрації наказів та постанов була розроблена та впроваджена комп’ютерно-інформаційна система „Діловодство”. Програми призначені для автоматизації роботи секретаря (користувача). Використовуються секретарями для реєстрації, збереження і пошуку вхідної і вихідної пошти, а також усіма тими, хто одержує, відправляє, веде архів і взагалі працює з поштою.
Вся кореспонденція потрапляє в управління до секретаря. Секретар ставить вхідний номер та передає кореспонденцію начальнику управління або заступнику начальника у випадку коли лист адресовано відповідному заступнику. Начальник (або заступник) після ознайомлення з вхідною кореспонденцією, розписує кому на виконання (відповідний заступник начальника, або спеціаліст). Завірена пошта повертається до секретаря і секретар вносить її до комп’ютерної програми „Діловодство”.
У випадку коли для підготовки відповіді, потрібно залучити спеціалістів інших відділів, або потрібна участь кількох спеціалістів відділу, то начальник управління направляє для виконання лист декільком замам. При горизонтальних взаємодіях в середині управління спеціаліст має можливість звертатися до любого працівника з проханням надати необхідну інформацію.
Після виконання завдань указаних в листі та підготовці відповіді, відповідь направляється на підпис відповідного заступника або начальника управління.
Після підпису лист направляється секретарю і секретар реєструє відповідь в програмі „Діловодство” та відправляє пошту.
В Управлінні житлового господарства існують наступні канали надходження інформації:
- листи організацій – накази, постанови, розпорядження, які надходять від міськвиконкому, облдержадміністрації, міністерств та відомств, місцевих рад та верховної ради;
- офіційні друковані матеріали – журнали та газети. „Урядовий кур’єр” та інші;
- доступ до мережі Інтернет – організовано постійний доступ до мережі Інтернет. Існує доступ до електронних сторінок сайтів Верховної ради, Головного управління державної служби, міністерств та відомств.
Доступ до інформації в управлінні організований наступним чином:
Заступники начальника, та начальники відділів мають доступ до будь якої інформації (включаючи доступ до мережі Інтернет) Спеціалісти мають доступ до потрібної для виконання їх посадових обов’язків інформації.
В Управлінні існує відділ автоматизованої обробки інформації. Вся інформація яка потрапляє до управління в електронному вигляді обробляється та зберігається у відділі.
Для систематизації та оброблення інформації яка потрапляє до Управління в паперовому виді створена та впроваджена комп’ютерна система „Діловодство”. Ця система дозволяє швидко реєструвати всі надходження, а також вихідну кореспонденцію. Система зберігає всю необхідну інформацію, яка може знадобитись управлінню для виконання покладених на нього функцій.
Розглянемо систему мотивації в Управлінні житлового господарства Запорізької міської ради. У зв’язку з тим що Управління є державною структурою всі мотиваційні фактори такі ж самі, що притаманні іншім державним установам. Мотивація буває внутрішньою та зовнішньою. [26]
Розглянемо більш детально.
Першим важливим фактором безумовно є мотивація статусом (рангом).
Згідно Закону України „Про державну службу” державним службовцям та посадовим особам органів місцевого самоврядування при прийомі на службу присвоюється категорія. Категорій існує 7. [4]Відповідно до категорії присвоюється ранг:- службовцям, які займають посади, віднесені до першої категорії, може бути присвоєно 3, 2 і 1 ранг;