У результаті делегування здійснюється розподіл праці в системі управління. За кожним державним службовцем закріплюється конкретний обсяг роботи та визначається її зміст.
У цьому процесі важливого значення набуває знання керівником особистих ділових здібностей та інтересів працівників, їх компетентності в тих чи інших питаннях, щомас важливе значення для чіткої та ефективної організації процесу управління.
Завдання, обов'язки та повноваження і відповідальність за результати праці кожного державного службовця визначаються в розроблених та затверджених типових професійно-кваліфікаційних характеристиках посад та посадових інструкціях державних службовців.
Посадові інструкції державних службовців розробляють на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад самостійні відділи та інші служби, виходячи з їх завдань, функцій та повноважень, встановлених нормативно-правовими актами та штатного розпису, затвердженого в установленому порядку. Посадові інструкції затверджуються керівником або за його дорученням, його заступниками.
При розробці посадових інструкцій, якщо виникає необхідність, завдання та обов'язки, які включені до типової професійно-кваліфікацфїної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими державними службовцями або коло завдань та обов'язків окремих державних службовців може бут розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад. Усі посадові інструкції, щорозробляються взаємопов'язані, аби не допустити дублювання у роботі державних службовців.
Підготовка та періодичне уточнення посадових інструкцій забезпечує раціональний розподіл та необхідну кооперацію праці державних службовців при виконанні завдань та функцій відповідного структурного підрозділу.
Посадові інструкції державних службовців переглядаються у разі змін функцій працівників або структури.
Завдання та обов'язки державного службовця відповідають завданням і функціям структурного підрозділу та вимогам типової професійно кваліфікаційної характеристики відповідної посади.
Показниками оцінки роботи державних службовців є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, передбачених законом про державну службу.
У посадових інструкціях передбачається пункт про те, кого відповідальний державний службовець заміщує на час відсутності у зв’язку з відпусткою, хворобою та іншими причинами, а також хто його заміщує.
Один примірник посадової інструкції знаходиться у керівника структурного підрозділу, інший — у кадровій службі державного органу. Посадова інструкція подається для ознайомлення державному службовцю.
Одним з чинників ефективної організації праці державних службовців є використання робочого часу. Тривалість робочого часу державних службовців визначається нормативно-правовими актами у сфері праці з урахуванням особливостей, передбачених Законом України „Про державну службу". Нормальна тривалість робочого часу—сорок годин на тиждень. З метою своєчасного і якісного виконання своїх трудових обов'язків державний службовець можеепізодично працювати понад норму робочого часу. Крім того, відповідно до статті 20 Закону України „Про державну службу” для виконання невідкладної і непередбачуваної роботи державні службовці зобов’язані за розпорядженням керівника з’являтися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до чинного законодавства. За рішенням керівника державні службовці можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки. Частина невикористаної відпустки, яка залишилася, надається державному службовцю у будь-який інший час відповідного року чи приєднується до відпустки у наступному році.
У підвищенні ефективності організації, праці державних службовців важливе значення відіграє поведінка керівника, організація його особистої праці та їїпродуктивність, методи та стиль керівництва. Значна частка недоліків ворганізації управлінської праці зводиться, як свідчить практика управління, до втрати робочого часу керівниками та їх підлеглими.
Організовуючи свою працю, керівник повинен уникати надмірного перевантаження і одночасно забезпечити чіткий ритм у роботі підлеглих з найбільш ефективним завантаженням їх роботою. Тільки за цих умов він зможе ефективно використовувати свою кваліфікацію та інтелектуальніздібності, мати повну уяву про діяльність довіреного йому структурногопідрозділу та одночасно звільнятися від вирішення другорядних питань, які потребують досить значного робочого часу і можуть бути виконані підлеглими.
Керівник повинен особисто вирішувати тільки ті питання, які неможливо передати на розгляд і вирішення підлеглих, що забезпечить ефективну організацію управління і ефективну працю його підлеглих.
Одним з принципів організації праці державних службовців є її планомірність, якуповинен організуватикерівник. Планомірність забезпечує відповідну систему виконання управлінських робіт і гарантує, що жодне завдання абопитання не залишиться поза увагою, дозволяє заздалегідь відокремити головні питання від другорядних, раціонально завантажити роботою державних службовців. запобігати виникненню критичних ситуацій підрозділу.
Основою планування управлінської діяльності є чітка реєстрація завдань,розробка та систематичне уточнення планів роботи, що забезпечить рівномірність виконання функцій, ефективне використання робочого часу як керівника, так і його підлеглих; ліквідацію або зменшення до мінімуму робіт, що повторюються; дублювання функцій І складання паралельних документів; чітку координацію виконання завдань і функцій, розмежування їх на першочергові та другорядні; ефективний розподіл праці державних службовців; ефективний контроль за виконанням завдань і функцій.
Складанню планівроботи передує попередній аналіз завдань і документів за їх змістом, трудомісткістюта послідовністю їх виконання та картотека завдань з урахуванням термінівїх виконання. Робочий план органу виконавчої влади повинен пов'язуватися з планом роботи його структурних підрозділів та бути реальним з урахуваннямрезерву часу на виконання непередбачених завдань та робіт.
Керівник органу виконавчої влади не повинен допускати щоб порядок йогоробочого дня визначали підлеглі та відвідувачі.
Керівник органу виконавчої влади під час проведення нарад повинен керуватисятакими вимогами: нарада, в якій бере участь значна кількість керівників структурних підрозділів, має починатися не раніше ніж через годину після початку робочого дня. Це дає змогу керівнику структурного підрозділуорганізувати роботу підлеглих працівників.
На наради повинні залучатися тільки керівники органу виконавчої влади, до компетенції яких відноситься вирішення питань, що розглядатимутьсяна нараді. Такий підхід застосовується і нанарадах, які проводяться у структурних підрозділах.
Одним з напрямів підвищення ефективності організації праці є постійне удосконалення. Сутність вдосконалення полягає в тому, що для органу виконавчої влади розробляється схема взаємозв'язків структурних підрозділів з визначенням основних функцій та повноважень кожного структурного підрозділу, які повинні виконуватися під час вирішення завдання відповідного характеру. [22]
З метою підвищення інтенсивності праці та забезпечення своєчасного і якісногорозгляду документів органом виконавчої влади доцільно, передбачати паралельний обіг документів, які надходять для керівника органу виконавчоївлади і конкретним структурним підрозділам. Наприклад, підчас реєстрації документа, у разійого адресування вищому керівництву даного органу, копію документаадресує структурному підрозділу за належністю. При цьому необхідно враховувати:
- спеціалізацію структурних підрозділів органу виконавчої влади;
- рівень складності документа;
- встановлення і терміни розгляду документа тощо.
Рівень обслуговування робочих місць державних службовців в органах виконавчої влади впливаєна їх продуктивність праці. Тому, своєчасна службова інформація, яка поступає до державного службовця, є одним зелементів раціональної організації його праці, оскільки вона дає змогу своєчасно прийняти обґрунтовані рішення.
Організація робочого місця державного службовця та забезпечення комфортних умов його праці є важливою складовою організації праці. Раціональна організація робочих місцьмає своєю метою створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання посадових обов'язків і забезпечення найкращих умов праці для державних службовців. [37]
Робоче місце – зона трудової діяльності одного або декількох працівниківна обмеженій ділянці площі, оснащеній необхідними засобами для виконання посадових обов'язків. Відстань між робочими місцями повинна бути 0,79 – 0,9 метрів.
Загальна площа службового приміщення визначається відповідно до кількості місць, габаритними розмірами меблів і обладнання та повиннапередбачати мінімум витрат часу на обмін необхідною інформацією міжспівробітниками підрозділу, вільний підхід до засобів оргтехніки, дотримання вимог санітарних норм.
Особливе значення має освітлення робочого місця. Для кращого розсіюваннята відбиття світла рекомендується стелю фарбувати у білий колір, він відбиваєдо 90% світлового потоку. Стіни повинні менше відбивати світло і мають бутитемнішого кольору, ніж стеля. Якщо вікна у приміщенні виходять на сонячний бік, то стіни краще фарбувати у прохолодні тони: блакитний, зеленуватий,салатний. Для приміщень з вікнами, орієнтованими на північ, північний захід,північний схід більше підходять кольори теплої гами: жовтуватий, світло-помаранчевий, піщаний. Підлога, незалежно від матеріалу. з якого її зроблено, повинна мати темніший колір, ніж стіни. Для забезпечення рівномірності та незмінності освітленості протягом робочогодня рекомендується штучне освітлення (загальне та місцеве).