В отдельных случаях действенным инструментом административного контроля могут служить доклады сотрудников и нижестоящих руководителей. Доклады могут быть информативными (содержат только фактическую информацию без комментариев) или аналитичными (содержат анализ собранной информации).
Если в докладах содержится информация об отклонениях от установленных стандартов, то такие доклады называются докладами по отклонению от нормы.
По способу формализации доклады могут быть устными, письменными, электронными. Устные доклады характеризуются высокой степенью оперативности и применяются в тех случаях, когда необходимо сообщить либо о повседневных малозначительных событиях, либо о неожиданно возникших серьезных отклонениях. Письменные доклады целесообразно применять для осуществления рутинного контроля в течение продолжительного периода времени. Электронная форма доклада применяется в случаях, когда контролирующее и контролируемое лицо находятся на значительном расстоянии друг от друга.
Обязанность составления доклада обычно возлагается на руководителя рабочей группы или иного структурного подразделения. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству.
Любой доклад должен содержать информацию:
♦ о идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
♦ о возможных причинах возникновения отклонения;
♦ о анализе последствий отклонения;
♦ о рекомендациях по устранению отклонения.
Наряду с докладами важную роль в системе оперативного контроля организации играют совещания. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки таких важных нематериальных факторов, как психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.
Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:
1) система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации;
2) система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации;
3) система контроля должна быть экономична, т.е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;
4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;
5) система контроля должна быть гибкой, т.е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации.
Наряду с контролем в системе управления рисками широко применяется управленческий учет.
Управленческий учет представляет собой систему комплексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа. Указанная система предназначена для сбора, обобщения, интерпретации и анализа информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Содержание и характер управленческого учета определяются целями организации. В любой момент они могут быть изменены волевым решением администрации в зависимости от задач, поставленных перед руководителями внутренних структурных подразделений. В то же время основное назначение административного учета всегда остается неизменным. Оно заключается во взаимоувязывании процесса управления с учетными процессами в организации.
В качестве предмета управленческого учета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процессе управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процессы, протекающие внутри организации.
Производственными ресурсами организации являются:
♦ основные фонды (т. е. средства труда);
♦ нематериальные активы;
♦ материальные ресурсы (предметы труда).
К хозяйственным процессам, являющимся объектами административного учета, относят следующие виды деятельности:
♦ снабженческо-заготовительную;
♦ производственную;
♦ финансово-сбытовую;
♦ организационную.
Методом управленческого учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.
Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:
♦ документирование;
♦ инвентаризацию;
♦ группировку и обобщение контрольных счетов;
♦ нормирование;
♦ планирование;
♦ лимитирование;
♦ контроль;
♦ анализ.
Рассмотрим содержание вышеперечисленных элементов более подробно.
Документирование представляет собой создание первичных документов и машинных носителей информации, гарантирующих административному учету достаточно полное отражение производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Основным источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:
1) осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;
2) увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;
3) осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;
4) повысить эффективность складского учета.
Этим же целям служит и оперативный учет в организации.
Инвентаризация — это способ определения фактического состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.
Инвентаризация способствует обеспечению сохранности материальных ценностей организации, позволяет контролировать их использование и подтверждать полноту и достоверность учетной информации.
Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позволяет накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам.
Главными признаками группировки объектов административного учета являются:
♦ специфика производственной деятельности организации;
♦ технологическая и организационная структура предприятия;
♦ организация управления;
♦ целевые функции системы управления. Контрольные счета представляют собой итоговые счета,
по которым производятся записи итоговых сумм финансово-хозяйственных операций учетного периода. Система контрольных счетов по сути является основным связующим звеном между управленческим и финансовым учетом.
Практическая реализация управленческого учета осуществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:
♦ принцип непрерывности деятельности предприятия;
♦ принцип использования единых для планирования и учета единиц измерения;
♦ принцип оценки результатов деятельности структурных подразделений предприятия;
♦ принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления;
♦ принцип формирования системы показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления;
♦ принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами;
♦ принцип полноты и аналитичности, призванный обеспечить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета;
♦ принцип периодичности, позволяющий отражать производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой.
Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций управленческого учета, в число которых входят:
1) обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления;
2) формирование информации, необходимой для осуществления коммуникационных связей между уровнями управления и структурными подразделениями организации;
3) оперативный контроль и оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений и организации в целом;
4) перспективное планирование и координация развития предприятия в будущем на основе анализа фактических результатов деятельности предприятия.
Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы управленческого учета организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных элементов системы и характер их взаимодействия.
По широте охвата информации различают системы систематического и проблемного учета, а также полные системы, предполагающие одновременное использование двух вышеназванных видов административного учета.
Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки.
В число элементов систематического учета входят:
1) измерение и оценка затрат по приобретению и использованию производственных ресурсов;
2) контроль процессов снабжения, производства и реализации в натуральных единицах измерения;
3) группировка затрат по статьям расхода и элементам;