Секреты успешного внедрения автоматизации раскрывают практики (стр. 2 из 7)

Использование данной схемы учета товара позволило обеспечить ритмичность производства, что привело к повышению производительности труда".

Исходя из этого можно сказать, что, управляя процессами, руководитель организует эффективное взаимодействие как внутри компании (сотрудников и подразделений между собой), так и с окружающей средой (предприятия с покупателями, поставщиками и т.д.). Это позволяет ему лучше понять собственные задачи в бизнесе. Только после этого можно переходить к определению целей автоматизации и задач, которые необходимо решить для их достижения. Четкое исполнение данного требования диктует набор инструментов и все последующие шаги по проекту.

Мнение специалиста. Дмитрий Курицын:

"Какие бы данные ни содержались в информационной системе, например о текущем объеме реализации и прибыли (в ней даже могут быть оценки этих показателей на будущее), вопрос о том, что сегодня более важно для принятия решения - реализация или прибыль, текущая или будущая - лежит целиком в сфере стратегии и абсолютно не зависит от того, каким образом построена информационная система".

Что надо автоматизировать?

Толковый руководитель должен понимать, что невозможно наладить эффективную работу в отдельных сферах деятельности, не наведя порядка на системном уровне, то есть не выстроив систему управления. Именно тогда совершенствование процессов становится наиболее эффективным способом достижения целей, в том числе автоматизации.

Мнение специалиста. Андрей Журавский, начальник отдела разработки промышленных систем автоматизации компании "Системные технологии":

"Навести реальный порядок на предприятии - дело не из легких. Но это настолько важный и необходимый процесс, что пока вы с ним не справитесь, об автоматизации бессмысленно даже мечтать! Кто-то может возразить: "А зачем тогда нужны консультанты компании-внедренца? Вот пусть они и корректируют нашу деятельность, а мы поможем". (Порой подобные заявления вызывают усмешку: то ли многим до сих пор невдомек, чем призваны заниматься специалисты внедренческой фирмы, то ли вообще многие этого не знают) Подчеркиваем, ремонтные работы (автоматизация) имеют смысл там, где уже есть асфальтированная дорога (налажено управление) !

В этом случае ни вам, ни компании-разработчику не придется терять много времени и денег на автоматизацию "хаоса".

Система управления практически любым объектом может быть представлена следующим циклом:

Как вы уже догадались, не все фазы управленческого цикла подлежат автоматизации, и в этом легко убедиться. Так как целеполагание и корректировка обычно посвящены разработке/корректировке стратегии предприятия, его глобальным планам (имеющим в основном качественную оценку), то они являются прерогативой человека. Процесс изменения плана также не подлежит алгоритмизации. Помочь в этом руководителю может только другой человек, например консультант консалтинговой службы. Формирование управленческого воздействия - процесс волевой в не меньшей степени, чем интеллектуальный. Поэтому программное обеспечение здесь ничем не поможет. Следовательно, автоматизировать нужно фазы планирования (бюджетирования), исполнения, контроля и анализа. В любом случае сбои на любой стадии управления приводят к тому, что объект становится плохо или вовсе неуправляемым.

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"Если фирма-внедренец утверждает, что после проведенной ею автоматизации, к примеру бухгалтерского учета, все остальные процессы сами собой нормализуются, не верьте. Бухучет принадлежит фазе контроля и не отражает истинного положения дел в компании. Допустим, вам известен месячный объем продаж, но его не с чем сравнить. Значит, регулировать этот объем в последующем (в зависимости от той или иной ситуации) вам придется, полагаясь на интуицию. Другой путь - финансовый директор планирует объем продаж и через автоматизированную систему доводит его до менеджера, осуществляя постоянный контроль над выполнением плана. Менеджер, ежедневно получающий информацию, видит, укладывается он в запланированные "рамки" либо нет. Кроме того, он сразу может проанализировать, в результате чего возникло отклонение".

Для большинства предприятий вместе с автоматизацией планирования (бюджетирования), как правило, необходима его первоначальная постановка (разработка схемы и регламента бюджетирования). Хорошо, когда клиент прямо заявляет о своей проблеме в этой области и готов на помощь со стороны консалтинга: ранняя диагностика - меньше осложнений. А процентов 80, как показывает практика, об не говорят (видимо, стесняются). Тогда выход один, если внедренец - фирма, болеющая за своих клиентов, то в процессе разработки постановки задачи и технического задания (ТЗ) она в необходимом объеме и качественно проведет разработку схем и регламента планирования. Но, подчеркиваем, для этого нужны очень опытные и образованные специалисты.

Документы, без которых не обойтись.

Итак, цели автоматизации нам известны - она призвана улучшить управление на предприятии. С постановкой задачи мы тоже разобрались, то есть знаем, какие фазы управленческого цикла должны быть автоматизированы. В данном контексте можно утверждать, что определение целей и постановка задачи на автоматизацию - это начальный этап внедрения проекта.

Далее предстоит ответить на вопрос, как конкретно надо автоматизировать и "документировать" данный этап. Основными документами в этом случае являются техническое задание и календарный план.

Обратите внимание! У компании-внедренца должны быть стандарты на эти документы, причем в таком виде, чтобы потенциальные клиенты всегда могли с ними ознакомиться. Не стоит вверять свое предприятие "в руки" той фирме, которая готова работать с заказчиком по любой предложенной им форме.

Техническое задание составляется IT-менеджерами и начальниками отделов - "собственниками бизнес-процессов" - при участии специалистов компании, автоматизирующей предприятие. В нем описываются все объекты информационной системы, их поведение и т.д. И чем детальнее будет ТЗ, тем лучше (примерная структура ТЗ - см. Приложение 1). Написание технического задания обычно отражается в календарном плане работ по конкретному договору. В нем, как правило, четко прослеживаются все автоматизируемые процессы (пример составления КП - см. Приложение 2). Но возможно и составление отдельного документа - схемы автоматизируемых бизнес-процессов. Все эти вопросы в каждом конкретном случае решает руководитель проекта по автоматизации при согласовании с руководством предприятия. В любом случае следует помнить, что без этих документов автоматизация невозможна.

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"В ходе выполнения проектных работ составляется план-график (календарный план) на каждый этап, в котором указываются сроки его выполнения. По мере готовности каждой из задач результаты отражаются в документах и передаются для ознакомления специалистам предприятия - экспертам проекта, то есть проходят тестирование. Затем высказываются замечания, пожелания и устраняются ошибки. И чем выше организация этой работы, тем лучше ее результаты.

Вообще хочу отметить, что при автоматизации предприятия среди всех организационных и коммерческих процессов самый высокий приоритет устанавливается для процесса внедрения системы, а руководитель проекта должен быть наделен достаточными полномочиями".

Если есть план выполнения каждого этапа, значит, по мере его прохождения заказчик вправе требовать такие документы, как план-факт исполнения работ и отчет о постановке задачи.

Далее можно приступать к кодированию (это "личное" дело автоматизируемого предприятия) и параллельно работать над определением круга обязанностей сотрудников - будущих пользователей системы. Результатом этих шагов является подготовка этапа опытной эксплуатации. Здесь необходимо обучить пользователей работе с системой (а иногда и ПК) и обязательно (!) выдать им должностные инструкции. Кто же обеспечивает хороший результат выполнения данного этапа?

Всему свое время

Последовательность, комплексность и хороший результат этого этапа призваны обеспечить руководитель проекта, специалисты отдела ИТ-технологий и консультанты компании-внедренца.

К сведению. В некоторых ИТ-компаниях существуют инженеры по знаниям. Их основная задача - получить необходимые знания от экспертов предприятия, работающих непосредственно в этой системе, и передать их программисту в удобной форме. Тогда он сможет составить алгоритм и качественно его закодировать.

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"На больших предприятиях обычно имеется свой отдел АСУ (10-15 человек). И хотя чаще всего квалификация специалистов этого отдела не такая высокая, как хотелось бы, нас радует то, что они все же есть. Очень сложно автоматизировать предприятие, где нет своих специалистов в области ИТ-технологий. Это означает, что мы должны командировать туда своих сотрудников. Такие проекты обходятся гораздо дороже, поскольку мы несем большие затраты по оплате труда. А обучать порой приходится банальной работе на компьютере. Жалко времени... "

Вообще лучше всего, если обучение своих сотрудников предприятие начнет еще до начала внедрения проекта. Это благоприятно скажется на последующих этапах автоматизации и поможет не допустить существенных промахов и серьезных ошибок.

Личный опыт. Дмитрий Курицын:

"Мы уделяем большое внимание подготовке персонала на местах, особенно когда приходится иметь дело с крупными предприятиями. Еще на этапе согласования концепции проекта договор составляется таким образом, чтобы это была совместная разработка. Иначе нельзя. Ведь у нас в компании работают в основном программисты, а у них - специалисты-эксперты в предметной области. Таким образом, идет взаимообучение: мы консультируем их по вопросам работы программного обеспечения, информационным технологиям, а они объясняют нам специфику деятельности предприятия и т.д.