На основании приказа заполняется трудовая книжка в неё вносятся запись о приёме на работу и заполняется личная карточка (форма Т-2), являющая основным учётным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учёта движения кадров.
Основанием для составления приказа о поощрении (форма Т-11) служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения в котором работает поощряемый работник.
Штатное расписание (Унифицированная форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск.
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Форма Т-13 применяется при автоматизированной обработке данных.
Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку
Во второй графе пишется общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) для каждой формы документов.
Графа третья и четвёртая указывает наличие унифицированной формы. В третьей графе указывается, кем утверждена, а в четвёртой указывается дата и номер.
В пятой графе указывается, кем подписывается данный документ.
В восьмой графе указывается предоставляется документ.
Подготовленный проект табеля подписывается начальником кадрового отдела, визируется ответственными исполнителями и утверждается приказом руководителя организации. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в табель.
Наличие табеля форм документов позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, несоответствующих её организационно-правовой форме или направлением деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих утверждённые общегосударственные или отраслевые типовые унифицированные форм документов. Использование табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.