Работники службы ДОУ, занимающиеся приёмом и отправкой документов, используют термины Федерального закона «О связи» от 16.01.1995 г. № 15 –ФЗ и Федерального закона «О почтовой связи» от 17.07. 1999 г. № 176 – ФЗ.
Для работающих с системой бухгалтерской документации важны понятия, зафиксированные в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 г. № 129 – ФЗ ( с последующими редакциями).
Федеральный закон «Об архивном деле от 22.10.2004 г.№ 125 – ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документ по личному составу и другие понятия.
Для секретаря и работника службы делопроизводства на первом месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», имеющих уже третью редакцию (Гост 16487-70 и ГОСТ 16487-83). Понятия, связанные с разработкой унифицированных систем документации, были даны в ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения» Они были повторены в ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» ( ГОСТ был заменён ПР 50-733-93 «Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации РФ»).
Наиболее часто в литературе, в том числе в учебной, и в практических работах по документационному обеспечению управления описываются и используются 2 стандарта: ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации»
Отношение к принудительному труду и защита труда претерпевало различные изменения. Это отражалось в различных конвенциях. Согласно конвенции МОТ №29 (1930 г.) «О принудительном труде» в ряде случаев принуждение к труду правомерно, но при определённых условиях и ограничениях. Конвенция МОТ №105 (1987 г.) ужесточает запрещение принудительного труда по сравнению с Конвенцией № 29 и расширяет круг обязательств государств по устранению принудительного труда. Конвенция МОТ 1998 г. «Об основополагающих принципах и правах в сфере труда» определила новый механизм международного контроля над соблюдением международных стандартов в обозначенной сфере. Эта конвенция, в частности, предусматривает упразднение всех форм принудительного и обязательного труда.
Среди источников российского трудового права следует отметить Конституцию РФ, принятую в 1993 году. В Трудовом кодексе 2001 г. трудовые отношения не регулируются субъектами федераций. В новом кодексе 2006 года регулирование отношений может регулироваться также субъектами федераций, через локальные нормативные акты. Изменено отношение к принудительному труду, даются гарантии на судебную защиту трудовых прав работников.
В числе наиболее крупных разработок международного уровня можно отметить стандарт ИСО 5127 - 1985 «Документация и информация», где «документ» – это «записанная информация, которая используется как единица в документационном процессе». Таким же крупным работам отнесен и Словарь архивной терминологии, подготовленный международным советом архивов (МСА) и изданный в 1984 г. В стандарте ИСО 15489-1 «Информация и документация», опубликованном в 2001 г., «документ» рассматривается как записанная информация или объект, которые могут рассматриваться как единое целое». Данная трактовка представляется авторитетной и предельно концентрированной. Однако в ней, на взгляд автора ряда статей, посвященных понятию «документ», Гельман-Виноградова К.Б., не обозначено обязательное наличие материальной составляющей документа.
Исходя из сказанного, автор предлагает вспомнить, что еще в начале 1990-х гг. было предложено следующее терминологическое решение, не противоречащее варианту ИСО: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». Столяров Ю.Н. предлагает признать правомерность наличия разномасштабных определений документа, признать условность, относительность понятия «документ», для каждой научной или практической задачи исходить из наиболее общего определения документа, вводя соответствующие для данного случая, наиболее существенные ограничения.
Первоначальные принципы управления были сформулированы специалистами по управлению Ф. Тейлором, Ф. и Л. Гилбертамми, Г. Гаттом, Г. Фордом, Х. Эмерсоном и др. (Школа научного управления) еще в конце XIX - начале XX века:
Созданием теории формальной организации были посвящены труды Р. Мертона, Ф. Селзника, П.М. Блау, А. Эгциони, Э. Мэйо и др. Они рассматривали проблемы эффективности административных структур, механизмы функционирования власти; формально-технические составляющие бюрократии; внутриорганизационные законы и интересы; связь с социальной средой; способы и формы ограничения бюрократии.
В этой группе теорий особое место принадлежит теории Макса Вебера, сформулированной в начале 1900-х годов. Вебер предлагает бюрократическую модель организации, но в отличие, например, от представителей концепции «организация - машина» (А. Файоль, Л. Урвик), он не занимается практическим построением бюрократических отношений, он создает теоретическую модель.
Право на отдых закреплено статьёй 21 (часть первая) Трудового кодекса РФ. Конкретизируется это право в статье 114 названного кодекса, которой предусмотрено, что работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Как следует из статей 122 (части первая и четвёртая), 123 (части первая и вторая) Трудового кодекса РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Исключение составляют лишь указанные в статье 124 Кодекса случаи, когда допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год. Однако при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.. Кроме того запрещается непредставление ежегодно оплачиваемого отпуска в течении 2 лет подряд. Согласно статье 126 (части первая и вторая) названного кодекса по письменному заявлению работника допускается замена части ежегодно оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней. Поэтому даже при настаивании работника с просьбой не предоставлять отпуск работодатель должен предоставить ему отдых и выплатить отпускные.
В ряде случаев согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 №225 ( с изм. На 16.04.2003 г) выдаётся дубликат трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой от 10.10.2003 г. № 69. При этом указывается когда переименовалось предприятие, наименование организации, которое существовало в момент приёма на работу, потом приводится название организации на данный момент, оттиск новой печати, отображающей наименование организации на данный момент.
Разработка организационной структуры управления осуществляется исходя из направления деятельности. Организационная структура в решающей степени зависит от производственной структуры, которая в свою очередь обусловлена специализацией и масштабами производства, уровнем технического оснащения и технологией производства. Для порядка установления и номенклатуры профессий и должностей строительной организации используется Единый квалификационный справочник работ и профессий рабочих, (выпуск 01 «Профессии общие для всех отраслей народного хозяйства» и выпуск 03 –«Строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы»)
Согласно статьи 180 Трудового кодекса РФ при сокращении штата работников работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу (вакантную должность). Стаьями 21 и 22 Трудового кодекса РФ закреплено, что работник обязан соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда. Согласно статье 76 Кодекса на работодателя возложена обязанность отстранить от работы (не допускать к работе) работника, не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда. При этом в этот период заработная плата не начисляется. Уволить работника работодатель может только при отказе работника от перевода на другую работу.
Действующие нормативные акты не содержат специальных требований к Положению об охране труда. Но организации могут в своей деятельности использовать ГОСТ Р 12.006-2002 «Общие требования к системе управления охраной труда в организации», который соответствует Международному стандарту и Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации. Составляя Положение об охране труда необходимо помнить, что оно должно отразить специфику предприятия, структуру выполнения всех работ по охране труда, проводимых в организации. Этот документ должен быть объёмный и детальный. Этот нормативный акт должен содержать основные разделы.
I. Общие положения
II. Основные направления работ по охране труда и распределение обязанностей по их выполнению.
III.Основные права и обязанности работников в области охраны труда.
IV.Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда.
V. Организация службы охраны труда.
VI.Мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия труда в организации
VII. Порядок расследования и учёта несчастных случаев на производстве.
VIII. Контроль и ответственность в области охраны труда.
IX.Заключительные положения
В статье рассматривается подробно как заполнять данные положения.
Штатное расписание позволяет наглядно представить информацию о составе работников и помочь в оформлении трудового договора. Во-первых в штатном расписании указывается структурные подразделения. Для каждого структурного подразделения определяется оклад, тарифные ставки, надбавки, доплаты. Это важно при составлении трудового контракта. Используя графу « Тарифная ставка (оклад) и пр. руб. можно представить информацию об оплате труда и премировании. Совместителей рекомендуется оформлять как целую единицу, но в графе «количество штатных единиц» ставить 0.4. При изменении кадрового состава необходимо издавать приказ от имени руководителя и смело менять штатное расписание. Не рекомендуется для одних и тех же должностей ставить разный размер зарплаты, для избежания этого можно использовать мини и макси привязки.