В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь субъекты хозяйствования выдают наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, на хозяйственно-операционные расходы и на другие нужды.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится не позже, чем за день до отъезда в командировку, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством (приложение П).
Правилами установлено, что субъекты хозяйствования предварительно обеспечивают уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственные расходы. Выдача наличных денег в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.
Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
Использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с субъектом хозяйствования, в интересах последнего допускается лишь в исключительных случаях и в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим банком в соответствии с законодательством.
Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъектов хозяйствования. По истечении месяца составляется накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами – мемориальный ордер №8 (приложение Р).
Расчеты с организациями производятся на основании платежных поручений, которые регистрируются в журнале (приложение С). На сновании выписок банка, к которым прикладываются первичные документы (приложение Т – Х) составляется мемориальный ордер №4 «Накопительная ведомость по счету 132 «Прочие денежные средства»» и №6 «Накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями» (приложения Ц, Ш).
Основные средства учитываются как в текущем учете, так и в балансе по первоначальной или восстановительной стоимости. Первоначальная стоимость основных средств состоит из фактических затрат на их приобретение, включая расходы по доставке, монтажу и установке. Восстановительная стоимость основных средств определяется при проведении переоценки. Порядок проведения переоценок утверждается Министерством статистики и анализа. При переоценке изменяются: первоначальная стоимость, остаточная стоимость и сумма износа основных средств, при этом процент износа не изменяется. В 2006 году переоценка основных средств не производилась.
Поступление основных средств оформляется товарно-транспортными накладными Ф.ТТН-1(приложение Щ) и товарными накладными ф.ТН-2. Перемещение оформляется накладной на внутреннее перемещение (приложение Э), а выбытие основного средства оформляется актом на списание основных средств, который подписывается специально созданной комиссией.
В исследуемой организации данный участок автоматизирован. При поступлении основного средства на него заводится инвентарная карточка, в которой указываются инвентарный номер объекта, его первоначальная стоимость, если объект не новый, то сумма начисленной амортизации, срок полезного использования (приложение Ю).
По каждому подразделению формируются ведомости наличия основных средств ф.-03 (приложение Я), ведомости движения основных средств в целом по организации, а также в разрезе подразделений, счетов и материально ответственных лиц (приложения 1-2).
В местах хранения материально ответственные лица ведут пообъектный учет в инвентарных списках ф. ОС-13..
Поступление основных средств отражается в учете следующими записями:
Д-т 01 «Основные средства» -- К-т 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и одновременно Д-т 200 «Расходы по бюджету», 211 «Расходы по внебюджетным средствам» -- К-т 250 «Фонд в основных средствах».
Если основные средства поступают безвозмездно, то в учете делается только одна запись: Д-т 01 «Основные средства» -- К-т 250 «Фонд в основных средствах».
Выбытие основных средств может быть связано с безвозмездной передачей другим учреждениям и организациям внутри министерства и списанием объектов по различным причинам.
На первоначальную стоимость в учете делаются записи: Д-т 250 «Фонд в основных средствах» -- К-т 01 «Основные средства», на сумму износа – Д-т 020 «Износ основных средств» -- К-т 250 «Фонд в основных средствах».
Начисление амортизации осуществляется один раз в год (в конце года) путем умножения первоначальной стоимости отдельных инвентарных объектов, имеющихся в учреждении на конец года, на установленную годовую норму амортизации и отражается в ведомости начисления амортизации (приложение 3). Начисление амортизации прекращается при достижении нулевой остаточной стоимости основных средств.
В конце месяца составляется накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств – мемориальный ордер № 9 (приложение 4).
В Управлении юстиции имеется централизованный склад, куда поступают материальные ценности от поставщиков, и откуда они передаются в суды и нотариальные конторы. Но из-за территориальной удаленности подведомственных организаций материальные ценности не всегда поступают сначала на склад, а иногда могут приобретаться на местах. Для получения материальных ценностей работнику выписывается доверенность, которая регистрируется в книге учета выданных доверенностей (приложение5). В некоторых судах штатным расписанием предусмотрена должность заведующего хозяйством, который занимается приобретением и распределением материальных ценностей, в остальных организациях этим занимается заведующий канцелярией.
Оприходование материалов осуществляется на основании тех же документов, что и оприходование основных средств. Данные регистрируются в книге складского учета ф. М-17 (приложение 6), а затем передаются в бухгалтерию.
В бухгалтерии заведены карточки складского учета материалов, в котрых кроме количества указываются цены и стоимость приобретенных материалов (приложение 7).
Списание материалов производится на основании ведомости выдачи материалов на нужды учреждения Ф. 410 (приложение 8), а также актов на списание материалов, к которым прилагаются ведомости распределения товаров между работниками (приложение 9). Списание топлива производится на основании путевых листов (приложение 10) с учетом норм расхода для данной марки автомобиля (приложение 11). Кроме того Министерством юстиции для каждого суда утверждены месячные нормы пробега автомобиля (приложение 12). При списании материалов в карточках делается соответствующая запись и они хранятся в бухгалтерии до проведения ревизии, после чего уничтожаются.
Движение материалов отражается на соответствующем субсчете. По каждому субсчету ведется оборотная ведомость (приложение 13), в которой отражаются остатки материалов на первое число каждого месяца и их движение за месяц. В конце месяца составляется накопительная ведомость по расходу материалов – мемориальный ордер №12 (Приложение 14), а по расходу топлива и горюче-смазочных материалов – мемориальный ордер № 16 (приложение 15).
К отдельным предметам в составе оборотных средств (ОП в СОС) относятся предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, предметы в пределах 30 базовых величин включительно за единицу (комплект) независимо от срока их службы (кроме ковров и ковровых изделий, лимит по которым установлен в пределах 10 базовых величин), белье постельные принадлежности, специальная одежда и обувь независимо от их стоимости и срока службы и другие.
Документальное оформление поступления ОП в СОС в учреждение аналогично документальному оформлению поступления основных средств и материальных запасов.
ОП в СОС учитываются по стоимости их приобретения на активном счете 07 «Отдельные предметы в составе оборотных средств».
В бухгалтерском учете на стоимость приобретенных предметов за плату одновременно делаются две бухгалтерские записи:
1) Д-т 070 «Отдельные предметы в составе оборотных средств на складе», 072 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе» – К-т 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
2) Д-т 200 «Расходы по бюджету», 211 «Расходы по внебюджетным средствам» – К-т 260 «Фонд в отдельных предметах в составе оборотных средств»
При оприходовании излишков, выявленных при инвентаризации, а также при безвозмездном получении делается запись: Д-т 07 «ОП в СОС» – К-т 260 «Фонд в ОП в СОС».
Отпуск в эксплуатацию предметов отражается записью:
Д-т 071 «ОП в СОС в эксплуатации» – К-т 070 « ОП в СОС на складе».
Отпуск в эксплуатацию белья , постельных принадлежностей, одежды и обуви отражается записью:
Д-т 073 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации» – К-т 072 «Белье, постельные принадлежности, одежда и на складе».
При списании пришедших в негодность предметов, находящихся в эксплуатации, составляется акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря. (приложение 16), а в учете делается запись: Д-т 260 «Фонд в ОП в СОС» -- К-т 07 «ОП в СОС».