В бухгалтерии учет отдельных предметов ведется в книге, в которой указываются наименование предметов, цена и стоимость приобретения и выбытия, а также остатки в разрезе подведомственных учреждений (приложение 17), кроме того, по субсчетам 07 счета составляются оборотные ведомости (приложение 18).
В конце месяца данные о движении отдельных предметов заносятся в накопительную ведомость по выбытию и перемещению основных средств – мемориальный ордер №9.
В Управлении юстиции существует два источника поступления внебюджетных средств – это средства, поступающие за оказание дополнительных платных услуг нотариусами и средства, полученные судебными исполнителями при принудительном исполнении по имущественным взысканиям. Для данных видов средств в Беларусьбанке открыты счета. Кроме этого в 2006 году в связи с введением специальной одежды для судебных исполнителей был открыт дополнительный счет для учета средств, поступающих от судебных исполнителей и Хозяйственного суда для приобретения или пошива форменной одежды.
Для открытия счета по внебюджетным средствам необходимы следующие документы: справка из фонда социальной защиты и организации «Белгосстрах»
об отсутствии задолженности, распоряжение территориального органа казначейства на открытие счета, а также дубликат УНП из налоговой инспекции по месту нахождения юридического лица.
Планирование смет по внебюджетным средствам осуществляется на основании фактических данных предыдущего периода с учетом прогнозируемого роста цен. Смета составляется на год с разбивкой по кварталам и в каждом квартале предоставляется в Министерство юстиции отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам ф. № 4. (приложение 19).
Ежедневно из банка в Управление юстиции поступают выписки с указанием движения средств по счету. К выпискам прилагаются первичные документы, на основании которых произошло поступление или списание денег со счета (приложение 20). По данным выпискам и первичным документам составляется накопительная ведомость по движению средств на текущем счете внебюджетных средств -- мемориальный ордер 2 ВН (приложение 21).
В Управлении юстиции сформировано только два фонда: фонд в основных средствах и фонд в отдельных предметах в составе оборотных средств.
Формирование этих фондов происходит при приобретении основных средств и ОП в СОС, когда составляются вторые проводки:
Д-т 200 «Расходы по бюджету», 211 «Расходы по внебюджетным средствам» – К-т 250 «Фонд в основных средствах», 260 «Фонд в ОП в СОС». Пополнение фонда в основных средствах может происходить также в процессе дооценки основных средств: Д-т 01 «Основные средства» – К-т 250 «Фонд в основных средствах».
Уменьшение фондов происходит при выбытии указанных ценностей, а также при начислении амортизации основных средств и их уценке.
При выбытии ОП в СОС составляется запись:
Д-т 260 «Фонд в ОП в СОС» – К-т 07 «ОП в СОС».
При начислении амортизации основных средств:
Д-т 250 «Фонд в основных средствах» -- К-т 020 «Амортизация основных средств».
При уценке основных средств:
Д-т 250 «Фонд в основных средствах» -- К-т 01 «Основные средства».
При выбытии основных средств составляется две проводки:
Д-т 250 «Фонд в основных средствах» – К-т 01 «Основные средства» -- на первоначальную стоимость;
Д-т 020 «Амортизация основных средств» – К-т 250 «Фонд в основных средствах».
В конце года, перед составлением годового отчета с работниками проводятся собрания, на которых рассматриваются вопросы сроков и организации проведения инвентаризации, а также правильности отражения ее результатов в учете.
По данным мемориальных ордеров заполняется книга «Журнал-Главная» (приложение 22), производятся заключительные записи, и составляется годовой баланс (приложение 23) и другие формы годовой отчетности, такие как «Отчет об исполнении сметы расходов по бюджету» форма №2 (Приложение 24), «Отчет по сети, штатам и контингентам» форма №3 (Приложение 25) , «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам» форма №4, «Отчет о движении основных средств, отдельных предметов в составе оборотных средств» форма №5 (приложение 26), «Отчет о движении материальных ценностей» форма №6 (приложение 27).
Поскольку в Управлении юстиции штатным расписанием ревизионная служба не предусмотрена, то контроль правильности и своевременности отражения в учете хозяйственных операций возлагается на главного бухгалтера. Ежемесячно проводится внезапная ревизия кассы. Для ее проведения создается комиссия из числа работников бухгалтерии и проверяется фактическое наличие денег и денежных документов в кассе. По результатам ее проведения составляется акт ревизии кассы. Во время прохождения мною практики, 6 февраля 2006г в связи с увольнением бухгалтера, выполнявшего обязанности кассира, данные обязанности были возложены на другого работника бухгалтерии, и при этом был составлен акт передачи денежных средств (приложение 28).
Кроме того на основании приказа руководителя не реже одного раза в год проводится сплошная инвентаризация. При необходимости может проводиться внезапная выборочная инвентаризации у определенных материально ответственных лиц или определенных видов ценностей. Данные инвентаризации заносят в акт инвентаризации или инвентаризационную опись (приложение 29). Если в ходе инвентаризации были выявлены излишки или недостачи, то составляется сличительная ведомость, у материально ответственного лица требуют письменное объяснение и по решению руководителя относят недостачу на виновное лицо или списывают за счет учреждения. Результаты инвентаризации должны быть своевременно отражены в учете.
Что касается внешней ревизии, то ее могут проводить вышестоящая организация, комитет государственного контроля и налоговые органы. Ревизии проводятся на основании предписания согласно графику их проведения. По результатам ревизии составляется акт, в котором указываются все выявленные недостатки и нарушения, а также предложения по их устранению. В книге регистрации проверок и ревизий делается соответствующая запись (приложение 30) .
В 2005 году производственные показатели деятельности организации снизились. Судами было рассмотрено меньше дел, а нотариальными конторами совершено меньше нотариальных действий. Сложившаяся ситуация в судах может быть связана как со снижением преступности в области, так и с увеличением продолжительности рассмотрения одного дела. А уменьшение количества рассмотренных дел – явление объективное. В связи с упрощением бюрократической системы и применением принципа «одного окна» услуги нотариусов стали менее востребованы.
По данным формы № 3-1 «Отчет о выполнении плана по штатам и контингентам по органам государственной власти и государственного управления, судебных органов и прокуратуре» и в судах и в нотариальных конторах как на начало, так и на конец года были вакансии, то есть обеспеченность учреждений персоналом недостаточная. Это связано с текучестью рабочей силы по отдельным категориям персонала, в частности, судебным исполнителям и техническому персоналу.
Для анализа состава фонда оплаты труда будем использовать данные формы №2 «Отчет об исполнении сметы расходов по бюджету» и формы №4 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам». Необходимые данные приведены в таблице 1 (приложение 29). Как видно из таблицы заработная плата за 2005 год превысила запланированный уровень на 18585,8 тысяч рублей или 0,8 %. Причем рост расходов был обусловлен ростом таких выплат, как надбавки к заработной плате, дополнительная оплата и прочие выплаты гражданским служащим, выплаты по окладу уменьшились на 93809,9 тысяч рублей или 8,1%.
Отклонение по основному окладу образовалось за счет того, что некоторые работники находились в социальных или учебных отпусках без сохранения заработной платы, являлись временно нетрудоспособными. Увеличение расходов по надбавкам является положительным моментом и свидетельствует о повышении роли персонала с большим опытом и квалификацией. Рост выплат по доплатам является свидетельством недостаточной обеспеченности учреждения персоналом, в связи с чем увеличиваются выплаты за замещение и совмещение профессий. При этом следует отметить, что оплата труда внештатных сотрудников снизилась до незначительных размеров.
Наименование показателей | Утверждено по смете | фактически исполнено | Отклонение | |
| абс., тыс. руб. | относит, % | |||
| Заработная плата рабочих и служащих, в т. ч. | 2476565 | 2495150,8 | 18585,8 | 0,8 |
| основной оклад гражданских служащих | 1153965 | 1060155,1 | -93809,9 | -8,1 |
| надбавки к заработной плате гражданских служащих | 520700 | 630475,1 | 109775,1 | 21,1 |
| дополнительная оплата гражданских служащих | 14350 | 16240,9 | 1890,9 | 13,2 |
| оплата труда внештатных сотрудников | 2750 | 465 | -2285,0 | -83,1 |
| прочие денежные выплаты гражданским служащим | 784800 | 787814,7 | 3014,7 | 0,4 |
Примечание. Источник: собственная разработка
Таким образом, в целом отклонение по заработной плате незначительное (0,8 %), а изменение структуры выплат носит положительный характер.