Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения (стр. 17 из 25)
Следующие строки предназначены для подписей директора и обслуживаемого. Подписи находятся на одном расстоянии, друг напротив друга, т. к. юридическую силу придает документу как одна подпись, так и другая. На подпись директора проставляется печать «Для документов». Подпись и печать являются реквизитами придающими документу юридическую силу. Наслоение одного реквизита на другой ведет к затруднению прочтения, тем самым ослабевает юридическая значимость.
После подписей проставляется дата. Она дублирует дату стоящую в начале договора.
Хочу отметить, что каждый год не заключается новых договоров, договора пролонгируются. Делается следующим образом: рукописно на оборотной стороне договора пишется:
«Договор пролонгирован до 01.03.2009 г.
«Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»
Юридический адрес и реквизиты:
446001 г. Сызрань, ул. К. Маркса, 19.
ИНН 6325042526
р\с 40201810500000108005
БНК 043601001
| ДиректорКиреева Н.А. Киреева28.02.2008 г. | ОбслуживаемыйГорячева ГорячеваАнастасия Александровна28.02.2008 г. |
В пролонгировании договора можно найти ряд ошибок:
1. наименование организации указано неверно, вместо ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», написано «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»
2. юридический адрес указан без области;
3. в юридических реквизитах допущена орфографическая ошибка, вместо БИК написано БНК;
4. у обслуживаемого имя и отчество стоят позади фамилии;
5. в документе должно быть однообразие, если указываешь инициалы, то это применяется как к директору, так и к обслуживаемому и наоборот;
6 «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»
1. дата оформлена не верно: она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а на практике в конце приписывается «буква г.».
Перечень
Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень (ПРИЛОЖЕНИЕ 12) гарантированных государством социальных услуг, предоставляются государственными нестационарнымиучреждениями социального обслуживания Самарской области бесплатно, на условиях частичной или полной оплаты с учетом положений действующего законодательства.
Социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, включенные в перечень гарантированных государством социальных услуг, клиент оплачивает в размерах, установленных тарифами на гарантированные государством социальные услуги, действующими на дату заключения договора о предоставлении социального обслуживания на дому.
Дополнительные социальные услуги в рамках социального обслуживания на дому, оказываются клиенту на условиях полной оплаты по перечням и тарифам, действующим на дату заказа дополнительной услуги.
Оформляется на формате бланка документа – А 4 (210 х 297 мм)
Бланк перечня изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В левой части производиться расчет на оплату услуг. Существует полная, частичная и бесплатная оплата.
Расчет: (размер пенсии – прожиточный минимум)*0,25 – фиксированный коффициэнт=оплата.
Справа указывается, перечень – это приложение к договору с «Обслуживаемым». Слово приложение пишется заглавными буквами по середине строки, а «к договору с обслуживаемым»» пишется строчными буквами.
Правая часть предназначена для написания Ф.И.О., имя и отчество ставится за фамилией.
Реквизит «наименование вида документа» пишется по центру заглавными буквами. Ниже реквизита «наименование вида документа», также по центру пишется реквизит «заголовок к тексту» строчными буквами. Он согласовывается с вышерасположенным реквизитом через вопрос (чего?).
Ниже располагается таблица, ее границы заканчиваются в конце листа, левой и правой границ нет.
| Дата | Размер пенсии | Уровень прожиточного минимуму | Шифр социальной услуги | Объем и срок предоставляемых услуг | Месячная стоимость | Подпись зав. отделом | Дата оплаты и № квитанции |
Шапка оформляется правильно. Столбцы не пронумерованы. Столбец «Дата» оформлен не верно, так как день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, а в конце приписывается «буква г.».
Данная таблица содержит дублирующую информацию например: «Размер пенсии», «Уровень прожиточного минимума» – это указано в левом углу. Данный недочет влечет нагромождение и неудобство для восприятия глаза. Для большей ясности можно было бы добавить столбец «наименование социальной услуги» так значительнее было бы опознавать социальные услуги.
Данный вид документа лишен следующих реквизитов: наименование организации, дата и регистрационный номер, место составления и подписи руководителя, так же бланк перечня не утверждается, отсутствие всех вышеперечисленных реквизитов лишает документ юридической силы.
Для создания выше перечисленных документов, входящих в личное дело используются компьютерные шаблоны, где основная информация пропечатана, а переменная может печататься или, что чаще всего прописываться от руки. Состав документов, их заполнение утверждено приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области в 2009 году в Государственном стандарте социального обслуживания населения в Самарской области «Социальное обслуживание населения в Самарской области. Предоставление социального обслуживания на дому гражданам пожилого возраста и инвалидам (за исключением детей-инвалидов)».
После заключения всех необходимых процедур, перечисленные выше документы скрепляются посредством скоросшивателя, на него наклеивается титульный лист. Он содержит справочные данные об обслуживаемом. Такое личное дело хранится не менее 3 – ех лет с момента снятия с обслуживания.
В каждом отделении социального обслуживания существует своя база данных обслуживаемых. Она имеет вид таблицы, которая создана в программе excel. Данная таблица включает в себя следующие графы: Ф.И.О., год рождения, адрес, телефон, категория, инвалидность, паспортные данные, родственники, № отделения, Ф.И.О. социального работника, дата принятия.
У секретарь учреждения есть свой вариант таблицы, куда входят обслуживаемые со всех отделений (21 отделений). Если необходимо произвести снятия с обслуживания, секретарь также как и специалист отделения фиксирует этот факт в своей таблице, указав причину снятия.
3. Порядок работы с документами
3.1 Общая характеристика системы делопроизводства
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» присутствует следующий видовой состав документов: организационно-правовые документы, плановые, распорядительные, бухгалтерские, кадровые и т.д.
За 2010 год в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» создано и отправлено 785 документов, а получено и обработано 983, данное количественное соотношение оформлено в виде диаграммы, которая представлена в (см. рис. 4, с. 74).
Рис. 4. Диаграмма – соотношение входящих и исходящих документов. (Составлено автором).
Следующим соотношением будет количество входящих и внутренних документов, созданных в учреждении в 2010 году. Данное соотношение представлено (см. рис. 5, с. 75).
Рис. 5. Диаграмма – соотношение входящих и внутренних документов. (Составлено автором).
Касаемо подлинников и копий, которые создаются в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», данные по их соотношению представлены в диаграмме (см. рис. 6, с. 75).
Рис. 6. Диаграмма – соотношение подлинников и копий документов. (Составлено автором).
Соотношение всех созданных документов в организации показывает диаграмма (см. рис. 7, с. 75).
Рис. 7. Диаграмма – соотношение документов, созданных в ГУ СО «Центр…». (Составлено автором)
Подсчет документации за определенный период времени в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» не проводился, никакие учетные записи не велись, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.
Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.