В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», архив представляет собой комнату, не оборудованную для хранения документов. Как следствие, не соблюдается температурно-влажностный режим; физическая среда хранения документов является неблагоприятной. В архиве отсутствуют стеллажи, документы хранятся в коробках. Комната освещается дневным светом, который попадает через окно, что также является нарушением элементарных требований к архиву.
Многие документы долговременного хранения, которые должны быть переданы в архив, хранятся в кабинетах сотрудников. Они размещаются в шкафах со стеклянными дверками, которые не запираются. Из этого можно заключить, что передача документов в архив учреждения осуществляется нерегулярно и неупорядоченно. Эта процедура не регламентирована в локальных актах учреждения.
Хранение исполненных документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в папках типа «скоросшиватель» используются для документов в оперативной деятельности. Для документов длительных сроков хранения используются специальные папки с мягкой степенью крепления на шнурках.
За время существования организации не проводилась экспертиза ценности документов. Уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, позволит структурировать и упорядочить архивную документацию, а также освободить пространство для оперативного хранения документов других категорий.
Для обеспечения сохранности документов требуется размещение архива в специально приспособленных и оборудованных помещениях, которые должны соответствовать строительным нормам и правилам, а также санитарным нормам, гигиеническим нормативам, пожарным правилам и нормам, зафиксированных в законодательстве РФ. Одно из главных условий при выборе подходящего помещения для архива – архив не должен занимать подвальное помещение. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником. Хранилища должно быть оборудовано техническими средствами, предотвращающими поступление в помещение пыли, аммиака, сероводорода, оксидов азота и серы, сернистого газа, паров ртути.
В архиве допустимо использовать металлические (при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление) и деревянные стеллажи (обработанные предварительно огнезащитным составом), металлические шкафы, сейфы. Допустимо использовать одно- и двусторонние стеллажи, изготовленные из негорючего, коррозионностойкого и неферромагнитного материала.
Стеллажи и шкафы устанавливался перпендикулярно стенам с оконными проемами, вдали от наружных стен и источников тепла. Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность вертикального размещения документов в коробочной упаковке.1
4. Направления и методы совершенствования ДОУ
Проведя анализ документов, документационного обеспечения деятельности, передачи подготовки и передачи дел на архивное хранение можно сказать, что система работы с документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» недостаточно регламентирована на локальном уровне. Оптимизацию локального регулирования ДОУ необходимо начать с Инструкции по делопроизводству.
В ходе анализа традиций делопроизводства ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» были выделены недостатки как в отношении оформления организационно-распорядительной документации, так и в технологических документооборота и организации архивного хранения документов. В связи с этим автором дипломного исследования были разработаны рекомендации для их устранения.
В частности, следует отметить, что процессе документирования текущей деятельности организации, при оформлении документов часто встречались ошибки в реквизитах «Дата документа», «оттиск печати», «Наименование вида документа», «подпись», а так же в тексте документов. Поскольку данные ошибки допускаются в реквизитах, придающих документу юридическую силу, и неправильное их оформление встречается на правоустанавливающих документах организации, это связанно с тем, что в организации нет инструкции по делопроизводству.
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» инструкцию по делопроизводству должен составить секретарь совместно с юристом. Нужно взять типовую инструкцию по делопроизводству в ФОИВ, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. На основании ее составить инструкцию для конкретного учреждения, включив туда то, что подходит для данного учреждения, а именно включить туда те функции, которые приведут к оптимизации работы. (ПРИЛОЖЕНИЕ 14) Для введения инструкции в действие необходимо издать приказ. (ПРИЛОЖЕНИЕ 15) В обязательном порядке ознакомить сотрудников предприятия с инструкцией. При ознакомлении с инструкцией по делопроизводству нужно, что бы работник расписался, о том, что получил копию и обязуется соблюдать ее в процессе осуществления своих должностных полномочий.
Первой главой инструкции по делопроизводству будет общие положения, где описывается для каких целей создается документ, на кого ориентирована данная инструкция, на кого возлагается контроль за соблюдением требований.
Вторая глава посвящена приему, регистрации и рассмотрению входящих документов.
В третей главе рассматривается контроль исполнения документов.
В четвертой главе описывается порядок составления и оформления служебных документов.
В пятой главе рассматривается порядок работы с исходящими документами.
В шестой главе говорится о регистрации исходящих документов.
Седьмая глава посвящена составлению номенклатуры дел.
Восьмая глава рассматривает формирование дел.
Девятая глава – обеспечение сохранности документов.
В целях повышения исполнительской дисциплины, воспитания ответственного отношения к документам в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», следует, на мой взгляд, продумать систему дисциплинарных наказаний за нарушения положений инструкции. Крайней мерой наказания может считаться выговор.
Для перехода на работу по Инструкции для работников предприятия необходимо провести обучающий семинар. ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» – это организация, работа которой тесно связанна с документами. Поэтому необходимо ввести регулярные проверки знания действующих локальных документов, в частности инструкции по делопроизводству, и иных распорядительных и нормативных документов организации. Также необходимо регулярно проверять сотрудников на соответствие занимаемой должности. В частности, на мой взгляд, разумным будет проведениепроверок профессиональных знаний, компетенций, умений сотрудников, работающих с документации организации. Целесообразно разработать систему оценки знаний: балльную, параметрическую и др. Привлечение сторонних специалистов к данному процессу позволит соблюсти объективность в оценке и поднимет статус мероприятия.
Можно порекомендовать перевести все копии документы на бумажном носителе в электронную форму путем сканирования, составить на них единую справочную базу данных, обеспечив к ней доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet– ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Рекомендуется создать систему картотек, описывающих количество и основные характеристики введенных в базу документов, а также позволяющих оперативно осуществлять информационно-справочную работу по документам.
Следует отметить, что за время существования предприятия не проводилась экспертиза ценности документов, не подсчитывался объем документооборота, не велись никакие учетные записи, как следствие у руководства нет никакого представления об объемах не только издаваемой документации, но и хранимой. Отсутствие цифр и статистических данных по количеству создаваемых в организации документов не позволяет определить необходимость, целесообразность, обязательность, срочность и скоординировать политику руководства в отношении мер по оптимизации делопроизводственных процедур.
Автором дипломного исследования были проанализированы и подсчитаны документы организации за период 2010 года. При подсчете документооборота отдельно учитывались документы и их копии, подсчет велся по регистрационным формам входящих, внутренних и исходящих документов. С большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.
Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).
Еще одной из рекомендаций является введение в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» службы ДОУ, которая должна быть самостоятельным подразделением с подчинением непосредственно директору. Это важно потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства, управляет документацией и документационными потоками всей организации. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, группа контроля, копировально-множительное бюро, архив.