В случае поступления актов выполненных работ и счет - фактур производят списание работ или услуг на затраты по соответствующим видам производства. ДТ 20.1,20.2,20.3,23,25.1,25.2. КТ 60. Если затраты нельзя сразу относить на виды производства, то их приходуют на 26 счет «Общепроизводственные расходы» с последующим распределением в зависимости от принятой Учетной политикой предприятия методам распределения.
Например: Оприходованы услуги электросвязи по счет фактуре №30213/1 от 31.12.2008 г на сумму 2500руб., в том числе НДС 450 руб.
В учете сделаны записи:
ДТ 26 КТ 60 2500 руб. оприходованы услуги электросвязи
ДТ 19 КТ 60 450 руб. начислен НДС
В бухгалтерии все поступившие сопроводительные документы проверяются на правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов в накладных и счет – фактурах, таксируются, и принимаются к учету. Работники бухгалтерии особое внимание уделяют, чтобы все поступающие счета - фактуры были оформлены правильно в соответствии с требованиями ст.169 НК РФ, но не все поставщики счета- фактуры, а также накладные оформляют правильно. В некоторых накладных нет даты выписки и расшифровок подписей лиц разрешивших отгрузку, а в самой счет - фактуре нет полных адресов грузоотправителя и грузополучателя; не указан номер и число платежно - расчетного документа; нет наименования покупателя; не расшифрованы подписи подписавших счет- фактуру, что является грубым нарушением требований ст.169 НК РФ.
Не все поступающие от поставщиков накладные и счет фактуры подписаны руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, как правило, встречаются документы, где расписался одно и тоже лицо и за руководителя и за главного бухгалтера. В накладных и счет - фактурах не допускаются подчистки и помарки, исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.
Всем счет - фактурам по мере их поступления в хронологической последовательности присваивается регистрационный внутренний номер, счета -фактура складываются вотдельно подшитую папку и хранятся в течение пяти лет с даты их получения . В папке регистрации поступивших счет- фактур не указываются к какому платежно - расчетному документу поступили данные счет – фактуры .
По мере оплаты поступивших товаров, материалов или услуг счет-фактуры записываются в «Книгу покупок» Страницы в “Книге покупок” в ОАО «Борма» также не пронумерованы, книга прошнурована, но не скреплена печатью тем самым нарушены правила ведения книг- покупок при расчетах налога на добавленную стоимость (утвержденного постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 №914 с последними изменениями внесенными решением Верховного суда РФ от 10.07.2002 №ГКПИ 2001-916). Также не по всем счет –фактурам отражены ИНН поставщика и не проставляется дата оплаты счет – фактуры, что также является нарушением.
ОАО «Борма» работает без НДС.
3.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом МинФина РФ № 94н, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, работы и услуги в ОАО «Борма» организован на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты предъявляемого счета.
Счёт по отношению к балансу – активно-пассивный.
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат. По дебету счета учитывают уплаченные суммы в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам, внесенные хозяйством в соотвествии с условиями договора, предварительные и другие платежи поставщикам. Остаток по кредиту счета отражает задолженность поставщикам. В некоторых случаях сальдо по счёту 60 может быть и дебетовым, это означает, что сумма за материальные ценности поставщикам оплачена, но на конец месяца эти материальные ценности не поступили.
На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ОАО «Борма» производятся расчеты с ОАО «Самараэнерго», ООО «Кошкинский»,ОАО «Волгателеком», ООО «Агро-Сервис», ООО «Бизон-Самара», ,ЗАО «Строймеханизация», ООО «Парус» и другие.
Аналитический учет ведется по поставщикам, акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактуренным поставкам; авансам выданным; поставщикам по полученному коммерческому кредиту.
Аналитический учет расчетов с поставщиками за поставленные материалы и товары, с подрядчиками за выполненные работы в ОАО «Борма» ведется позиционно в регистре аналитического учета в «Книге учета расчетов с поставщиками и подрядчиками». На каждого поставщика отведена отдельная страница, где на основании поступающих первичных документов поставщиков (товаротранспортных накладных, актов выполненных работ, счет – фактур и других расчетных документов) в книге в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям.
По учету расчетов с поставщиками и подрядчиками в ОАО “Борма” составляются следующие проводки:
Таблица 11 - Корреспонденция счетов по счету 60 в ОАО «Борма» за 2008 год
| Хозяйственные операции | Сумма, руб. | Корреспондирующий счет | |||
| В хозяйстве | По инструкции | ||||
| ДТ | КТ | ДТ | КТ | ||
| Оплачено ч/з подотчетное лицо ООО «Бизон-Самара» за зап/части | 554,84 | 60 | 71 | 60 | 71 |
| Оплачено за э/энергию ОАО «Самараэнерго» через расчетный счет | 20000,00 | 60 | 51 | 60 | 51 |
| Оплачено за диз.топливо ООО «ТорговыйДом «ЮКОС-М» через расчетный счет | 127362,7 | 60 | 51 | 60 | 51 |
| Оприходовано диз.топливо | 107934,49 | 10/3 | 60 | 10 | 60 |
| Оприходованы услуги связи | 2500,00 | 26 | 60 | 26 | 60 |
| Оприходованы услуги по электроэнергии | 37591,58 | 23/4 | 60 | 23 | 60 |
| Оприходованы ОС | 168000,00 | 08/460 | 6001 | 0860 | 60 01 |
В ходе анализа выявлено, что в ОАО «Борма» корреспонденция счетов в целом по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» составляется правильно.
В конце месяца, в книге выводятся остатки, относящиеся к переходящим на следующий месяц неоплаченным счетам или суммам предоплаты. Затем эти данные ежемесячно переносят в регистр синтетического учета журнал- ордер № 6 АПК (приспособленный) .
Журнал-ордер № 6 ведется линейным способом, открывают на каждый месяц, остатки на конец месяца переносятся на начало следующего месяца. Но все первичные документы, относящиеся к журналу- ордеру №6 подбирают в отдельные папки и брошюруют в порядке последовательности записей в нем, поэтому возникают трудности, чтобы любую запись в регистрах учета сразу документально подтвердить.
В конце месяца обороты по счету 60 из книги переносят в журнал- ордер №6-АПК, где на каждого поставщика отведена одна строка.
Причитающиеся поставщикам и подрядчикам суммы показывают по кредиту 60 (левая сторона журнала- ордера №6) в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учету товаров, услуг, капитальных вложений, затрат, сумм НДС и т.д. По дебету 60 счета (правая сторона журнала №6) отражается оплата поставщикам. В конце месяца, после того как перенесли все итоговые данные по каждому контрагенту в журнале- ордере №6-АПК подсчитывают, обороты и выводят остатки: по ДЕБЕТУ - суммы, оплаченные поставщикам; по КРЕДИТУ- суммы, причитающиеся к оплате поставщикам. По истечении каждого месяца выводят обобщенные сводно-контрольные данные о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками, которые используются для расшифровки состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском балансе. Дебетовые остатки записываются в активе баланса, а кредитовые остатки в пассив баланса. По каждому корреспондирующему счету подсчитывают итоги и сверяют их с соответствующими данными в других учетных регистрах. После подсчета итогов в журнале- ордере №6-АПК и сверки их с данными других регистров полученные итоговые данные (кредитовые обороты в целом и по корреспондирующим счетам, а также развернутое сальдо) записывают в Главную книгу.
В бухгалтерии ОАО «Борма» стараются соблюдать расчетную дисциплину, добиваясь своевременного взыскания дебиторской задолженности и погашения, причитающихся кредиторам сумм. Для подтверждения остатков раз в год установленные сроки или по необходимости проводят инвентаризацию расчетов в соответствии с действующими правилами ее проведения. При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками бухгалтер ОАО «Борма» обменивается с бухгалтерией контрагентов актами сверок о суммах задолженности на конкретное число (на 1 число месяца, на конец квартала, на конец года). Организация поставщик после выверки своих оборотов по данному контрагенту отсылает один экземпляр акта сверки заверенный подписями руководителя организации, главного бухгалтера и оттиском печати в ОАО «Борма», тем самым подтверждает остаток. За анализируемый период разногласий по расчетам с поставщиками и подрядчиками не было.
3.4 Пути совершенствование учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Совершенствование учёта расчетов с поставщиками и подрядчиками в ОАО «Борма» необходимо начать с внедрения для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета специализированных типовых бланков ведомственных специализированных первичных документов бухгалтерского учёта в сельском хозяйстве, которые были утверждены приказом № 215 от 25 июля 1996г. Министерством сельского хозяйства и продовольствия РФ, так как использование не типовых бланков затрудняет ведение учета и контроля.