Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка проводится по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара, поступившего на склад ООО «Фирма Элмика», соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.
Поступление товаров и тары в торговле отражается по дебету активного счета 41 "Товары", по субсчетам 41-1 "Товары на складах". Учет товаров на ООО «Фирма Элмика» ведется по покупным ценам. Расходы по заготовке и доставке товаров при этом собираются на счете 44 "Расходы на продажу", а также, когда они осуществляются сторонними организациями за счет торгового предприятия, могут быть учтены в учетной стоимости товара. Конкретный способ учета данных расходов предусматривается учетной политикой ООО «Фирма Элмика» (см. Приложение Ж)
При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке товаров на предприятие.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Фирма Элмика» в соответствии с принятым рабочим Планом счетов, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет 60 предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:
-полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.д., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
-товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков не поступили (неотфактурованные поставки).
Пример
По договору Д02/25 от 11 января 2009 г. на склад ООО «Фирма Элмика» поступили трубки ПВХ в ассортименте по цене 130 руб. 50 коп./кг с учетом НДС в количестве 52 кг. Цена материала за килограмм без НДС – 110 руб. 59 коп. Общая сумма поступившего материла составила 6786 руб., в том числе НДС 1035 руб. 13 коп. Материал привез представитель транспортной компании ООО «Служба доставки» от поставщика из московской области ОАО «Холдинговая компания Элинар».
Бухгалтерией ООО «Фирма Элмика» составляются следующие проводки:
1) Получены и оприходованы материалы на сумму 5750 руб. 85 коп.
Д-т 41-1 «Товары на складах»
К-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
2) Начислен НДС по приобретенным ценностям на сумму 1035 руб. 15 коп.
Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»
К-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
3) Произведена оплата поставщику на сумму 6786 руб.
Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
К-т 51 «Расчетные счета»
После перечисления поставщику оплаты за товар ООО «Фирма Элмика» принимает к вычету НДС при расчетах с бюджетом независимо от факта реализации товаров (при правильном оформлении счета-фактуры и товарной накладной ТОРГ-12), что отражается записью на сумму НДС по оплаченным и поступившим товарам:
Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам»
К-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» - 1035 руб. 15 коп.
Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах составляется акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии). При закупке товара или его приемке руководителем ООО «Фирма Элмика» следит за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
Пример
По договору № 368/958АС от 16 марта 2009 г. ООО «Фирма Элмика» оплатила ООО «Завод Спецпластина» пластину вакуумную в ассортименте в количестве 521 кг по цене 138 руб./кг с учетом НДС на сумму 71898 руб. При принятии товара была обнаружена недостача в количестве 31 кг (сверх норм естественной убыли), о чем уведомили поставщика письмом, отправленным по факсу. Фактически транспортная компания привезла на склад ООО «Фирма Элмика» 7 мест, что подтверждает накладная на отправку товара, а в документах поставщика числилось 8 мест.
ООО «Фирма Элмика» составило претензионный, который был направлен Продавцу с приложением следующих документов: копии сопроводительных документов; подлинные транспортные документы (накладная), документ о поверке весов, который гарантирует точность взвешивания. Фактическое количество поступившего материала составило 490 кг. ООО «Завод Спецпластина» согласилось с фактом недопоставки товара и предложила отправить недостающий материал транспортной компанией за свой счет. Также поставщик предложил исправить документы в соответствии с количеством товара, которое пришло на склад ООО «Фирма Элмика»
Бухгалтерией ООО «Фирма Элмика» составляются следующие проводки:
1) Получен и оприходован фактически пришедший материал на сумму 57305 руб. 08 коп.
Д-т 41-1 «Товары на складах»
К-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
2) Начислен НДС по приобретенным ценностям на сумму 10314 руб 92 коп.
Д-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»
К-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
3) Произведена оплата поставщику (оплата была произведена за 521 кг пластины вакуумной) на сумму 71898 руб.
Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
К-т 51 «Расчетные счета»
4) Принят НДС к вычету на сумму 10967 руб. 49 коп.
Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам»
К-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»
Пример
По договору № ТЭ235 от 15 июля 2009 г. ООО «Фирма Элмика» приобрело у ООО «ТПК ЭДИС» смолу эпоксидную ЭД-20 в количестве 600 кг по цене 121 руб/кг. с учетом НДС на 72600 руб.
При приеме товара произошел розлив смолы в количестве 5 кг. В ходе расследования происшедшего случая было установлено виновное лицо – работник склада Филипов В.В
Бухгалтерией ООО «Фирма Элмика» составляются следующие записи:
1) Получена и оприходована смола в количестве 60 кг на сумму 61525 руб. 42 коп.
Д-т 41-1 «Товары на складах»
К-т 60 -1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
2) Начислен НДС по приобретенным ценностям на сумму 11074 руб. 58 коп.
Д-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»
К-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
3) Произведена оплата поставщику на сумму 72600 руб.
Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)»
К-т 51 «Расчетные счета» - 72600 руб
4) Принят НДС к вычету на сумму 11074 руб. 58 коп.
Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам»
К-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»
5) Выявлена недостача в количестве 5 кг
Д-т 94 «Недостачи и потери о порчи ценностей»
К-т 41-1 «Товары на складах»
6) Недостача отнесена на виновное лицо в сумме 605 руб.
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Возмещение ущерба виновным лицом Филиповым В.В может быть произведено следующими способами:
1) путем перечисления суммы на расчетный счет ООО «Фирма Элмика»
Д-т 51 «Расчетные счета»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
2) путем внесения суммы в кассу ООО «Фирма Элмика»
Д-т 50 «Касса»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
3) путем удержания суммы из заработной платы
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
В соответствии со ст. 248 Трудового Кодекса РФ из заработной платы виновного лица можно удерживать сумму недостачи только в следующих случаях:
-при наличии письменного согласия работника на это удержание;
-по решению суда
Филипов В.В., допустивший розлив смолы, дал письменное согласие на удержание суммы недостачи из заработной платы.