В сельскохозяйственных организациях широко применяется способ оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) материалов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) материалов на их количество с учетом остатка на начало месяца.
Основными задачами учета материально-производственных запасов являются:
1. своевременное документальное оформление поступления и использования товарно-материальных ценностей;
2. обеспечение сохранности по местам хранения и учет по материально ответственным лицам;
3. контроль за наличием, использованием материально-производственных запасов, правильным отражением их движения в регистрах бухгалтерского учета;
4. проведение инвентаризации в местах хранения путем сверки фактического наличия с информацией, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета.
Склады, в которых хранятся материально-производственные запасы, подразделяются на общие и специализированные. На общих складах не предусматривается никаких особых условий хранения. Специализированные склады приспособлены для хранения запасов определенного вида. Так, нефтесклады оборудуются соответствующими емкостями, и они должны быть удалены от жилья и других построек. Зернохранилища должны отвечать условиям хранения зерна, иметь вентиляцию и исправное весовое хозяйство.
Склады для запасных частей оборудуют полками и стеллажами. На складах для минеральных удобрений предусматривается возможность выполнения механизированных работ по разгрузке, погрузке и перемещению. Все складские помещения должны обеспечиваться противопожарным инвентарем.
Часть материально-производственных запасов хранится не на складах (сено и солома в скирдах, силос и корнеплоды в буртах, зерно на токах). Тем не менее, они всегда должны находиться под материальной ответственностью определенных работников, с которыми заключается соответствующий договор; иначе обеспечить сохранность материально-производственных запасов невозможно. Руководство организации обеспечивает материально ответственным лицам необходимые условия работы, организует охрану складов и мест хранения материально-производственных запасов в нерабочее время и ночные часы.
Учет материально-производственных запасов в местах их хранения осуществляется в карточках складского учета (типовая межведомственная форма М-17), которые выдаются под расписку в реестре выдачи. Хранят их в картотеках по учетным группам, а внутри группы — по номенклатурным номерам. На каждый номенклатурный номер материалов или продукции заводят отдельную карточку.
Помимо карточек используют также книги складского учета, страницы которых должны быть пронумерованы (о чем на последней странице делается соответствующая запись).
В книгах складского учета и в карточках на каждый вид материально-производственных запасов открывается отдельный счет; учет ведут в натуральных измерителях. В заголовке счетов указывают единицу измерения и номенклатурный номер, а также цену. Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как в бухгалтерии. Для открытия новых счетов резервируется место. Записи производят на основе первичных учетных документов.
Заведующий складом должен иметь образцы подписей лиц, уполномоченных распоряжаться материально-производственными запасами. Записи в карточках или книгах складского учета производит материально ответственное лицо по каждому документу; объединение нескольких документов в одну запись не допускается.
При поступлении материалов, продукции, товаров, инвентаря, хозяйственных принадлежностей по каждому наименованию производится запись в графу «Приход», при отпуске — в графу «Расход». При приеме ценностей материально ответственное лицо расписывается в сопроводительных документах, при их отпуске — расписывается, подтверждая факт передачи.
Ежемесячно в установленные графиком документооборота сроки, заведующие складами (материально ответственные лица) представляют в бухгалтерию организации отчеты о движении материальных ценностей. По наименованиям поступивших и выбывших материалов, продукции, товаров, инвентаря, хозяйственных принадлежностей указывают расход по направлениям использования за месяц и остаток на конец месяца. Наименования поступивших и выбывших материальных ценностей в отчетах группируют по субсчетам и отдельным группам. Материально ответственные лица в отчетах указывают, как правило, количественные показатели, а стоимостные определяют работники бухгалтерии. Данные о поступлении и выбытии материальных ценностей подтверждаются приложенными к отчету первичными учетными документами (накладными внутрихозяйственного назначения, счетами-фактурами, лимитно-заборными ведомостями и др.).
Полноту оприходования материальных ценностей проверяют по данным соответствующих регистров, в которых регистрируются первичные учетные документы на материальные ценности, поступившие на склады в отчетном месяце (журналы-ордера № 6-АПК, 7-АПК или соответствующие машинограммы при компьютерной обработке).
Капитал, авансированный для производства материально-производственных ценностей, совершает непрерывное движение, включающее в себя три стадии: снабжения (заготовления), производственного потребления, реализации (продажи). Движение капитала, его последовательное превращение из одной функциональной формы в другую с возвращением к первоначальной форме называют кругооборотом капитала. В рыночной экономике рабочая сила рассматривается как товар. Процесс снабжения (заготовления) представляет собой совокупность актов купли-продажи, когда деньги превращаются в товар.
Процесс снабжения (заготовления) является частью сферы обращения, при которой деньги покупателя переходят к поставщику, а товар поставщика — к покупателю. Товар на стадии реализации (продажи) — это не только готовая продукция, но и выполненные работы, оказанные услуги.
Основными задачами учета процесса снабжения (заготовления) являются:
1. проверка выполнения плана закупок и определение фактического объема снабжения по соответствующему ассортименту;
2. исчисление фактической себестоимости заготовленных (приобретенных) средств и предметов труда;
3. контроль за выполнением договоров поставщиками на поставку товаров по срокам.
Степень выполнения планов закупок, объема снабжения по ассортименту определяют на основе данных аналитического учета. Фактическую себестоимость заготовленных материально-производственных запасов находят путем деления суммы затрат на количество единиц заготовленного имущества.
В процессе снабжения (заготовления) в случае нормальной оплаты общая сумма средств, которой располагает организация, не изменяется, поскольку количество денег (Д) уменьшается и на ту же сумму увеличивается имущество (Т).
Организации приобретают у поставщиков материально-производственные запасы по договорным ценам, которые для покупателя являются покупной (заготовительной) стоимостью. Кроме того, возникают дополнительные расходы по транспортировке, погрузке, разгрузке, охране, доставке с железнодорожной станции (пристани) на склад и др. — так называемые транспортно-заготовительные расходы. Покупная стоимость и транспортно-заготовительные расходы и образуют себестоимость приобретаемых материально-производственных запасов.
Процесс снабжения (заготовления) для организаций-поставщиков является процессом реализации (продажи), при котором объем товаров (Т) уменьшается, а денежных средств (Д) увеличивается (при условии оплаты). Размер активов (имущества) не изменяется, но меняется его структура.
Для учета процесса снабжения (заготовления) материально-производственных запасов в Плане счетов предусмотрены следующие синтетические счета: 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». В своей учетной политике организация указывает, на каких из названных счетов накапливается информация о наличии и движении материально-производственных запасов: с использованием счета 10 «Материалы», без применения счетов 15 и 16 (традиционный вариант); с использованием счетов 15 и 16.
Первичные документы по поступлению и расходу материально-производственных запасов являются основой организации учета на данном участке. Эти документы должны быть тщательно оформлены, обязательно содержать подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и другие обязательные реквизиты.
Основные первичные документы на оприходование поступающих материально-производственных запасов — счета-фактуры с прилагаемыми к ним товарно-транспортными накладными, квитанциями и спецификациями.
Сельскохозяйственные организации в бухгалтерском учете применяют как типовые межведомственные формы первичного учета, так и отраслевые.
Материалы поступают в организацию от поставщиков через доверенных лиц, которым выписывают доверенности типовой формы. Эти доверенности регистрируются в специальном журнале и являются документами строгой отчетности. Неиспользованные доверенности сдаются в бухгалтерию на следующий день после истечения их срока.
Доверенное лицо сдает материальные ценности на склад на основании следующих документов: приходных ордеров (ф. М-4), актов о приемке материалов (ф. М-7), лимитно-заборных карт (ф. М-8) и товарно-транспортных накладных.
Акт о приемке материалов (ф. М-7) составляется комиссией в случае несоответствия поступивших материальных ценностей на склад в присутствии представителя поставщика. Этот документ используют и в случае, если товарно-материальные ценности поступили без документов.