Целью инвентаризации является проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в Кассовой книге фактическому остатку в кассе.
В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится внеплановая ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись наличных денежных средств по форме 0504088 . Форма утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета". В случае установления расхождений данных бюджетного учета с фактическим наличием денежных средств в кассе составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Она включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один из них передается материально ответственному лицу, принявшему денежные средства, второй - материально ответственному лицу, сдавшему денежные средства, третий - в бухгалтерию. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки приходуются в кассу.
В условиях автоматизированного ведения Кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств и обработки кассовых документов.
Инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационные описи в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя учреждения, главного бухгалтера и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Например, в соответствии со ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ на должностные лица (руководителя, главного бухгалтера или кассира) за нарушение порядка ведения кассовых операций может быть наложен штраф в размере от 40 до 50 МРОТ, а на само учреждение как юридическое лицо - от 400 до 500 МРОТ. [25]
Кроме того, проверяется техническая укрепленность касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в учреждении.
Характерными нарушениями совершения кассовых операций являются: [20]
- недостача или излишек денег в кассе;
- несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных сумм;
- хищение денежных средств;
- ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, недооформление и т.д.);
- отсутствие первичных кассовых документов;
- превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;
- непроведение инвентаризации кассы;
- наличные расчеты с юридическими лицами сверх установленного предела (на данный момент - 100 тыс. руб.);
- выдача денег посторонним лицам без оформления доверенностей;
- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;
- использование денежных средств не в соответствии с бюджетной классификацией;
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
- излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании одних и тех же документов, либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;
- неправильная корреспонденция счетов;
- осуществление расчетов с населением наличными и оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин либо без регистрации контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
- нарушение расходования средств из кассы;
- отсутствие или недостаточный внутренний контроль над движением денежных средств в кассе.
Признаками отсутствия или недостаточного внутреннего контроля, в свою очередь, являются:
- отсутствие в учреждении налаженной системы проведения внеплановых ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
- отсутствие приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы, а именно регулярное назначение в комиссии по проведению ревизий одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо главного бухгалтера и руководителя учреждения;
- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на работника бухгалтерии без письменного распоряжения руководителя учреждения;
- отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;
- отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура не является для него постоянной.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому ревизор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.
В заключение отметим, несмотря на то, что в последнее время наблюдается тенденция уменьшения расчетов внутри бюджетных учреждений, в том числе учреждений здравоохранения, наличными денежными средствами, например, заработная плата перечисляется на счета работников или их банковские карточки, значение учета кассовых операций и использование наличных денег от этого не уменьшается. Даже при незначительном объеме наличных денежных средств у учреждения должны соблюдаться требования законодательства в данной области, а также обеспечиваться своевременное оприходование денежных средств в кассу, их строгое целевое расходование и сохранность.
3.2 Анализ состояния кассовых операций
В МУ Центральная городская больница г. Избербаш бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
В рассматриваемом бюджетном учреждении применяется журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. Это наиболее распространенная форма организации бухгалтерского учета. Но у нее есть свои недостатки. К ним следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
От значительной части указанных недостатков освобождена автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В МУ Центральная городская больница г. Избербаш бухгалтерский учет автоматизирован с помощью программы "1С- Бухгалтерия".Поскольку учет на предприятии автоматизирован, формы приходных, расходных кассовых ордеров и многих других кассовых документов формируются и распечатываются из бухгалтерской программы.
В ходе проведенного анализа состояния кассовых операций в МУ Центральная городская больница г. Избербаш значительных нарушений по ведению бухгалтерского учета наличных денежных средств не обнаружено.
Для приема, хранения и расходования наличных денег учреждение имеет кассу. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который назначен на должность соответствующим приказом руководителя учреждения. С ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Помещение кассы соответствует всем требованиям и рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств.
Следует отметить, что за всю свою деятельность МУ Центральная городская больница г. Избербаш ни разу не было оштрафовано за порядок ведения кассовых операций. Правильное ведение наличных расчетов на предприятии подтверждено также проводимыми аудиторскими проверками.
Проанализируем операции, проходящие по счету 020104 000 “Касса”. Для этого воспользуемся карточкой счета (Приложение 1), анализом счета таб.(7) и журналом регистрации приходных и расходных документов (таб. 8)
Таблица 7
Анализ счета: 0 201 00 за 1 Квартал 2008 г.
| Счет | С кред. счетов | В дебет счетов | С кред. счетов | В дебет счетов |
| В валюте | В валюте | |||
| Сальдо на начало периода | ||||
| 0 201 00 | ||||
| 0 205 00 | ||||
| 0 208 00 | ||||
| 0 210 00 | ||||
| 0 302 00 | ||||
| 0 303 00 | ||||
| 0 304 00 | ||||
| 0 401 00 | ||||
| Обороты за период | ||||
| Сальдо на конец периода |
Таблица 8
Журнал регистрации приходных и расходных документов за 1 Квартал 2008 г.
| Приходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | Расходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | ||
| дата | номер | дата | номер | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 10.01.08 | 1 | Население за мед.услуги | 10.01.08 | 1 | |||
| 30.01.08 | 5 | ОФК по г.Избербаш чек АШ №635 | 30.01.08 | 6 | |||
| 05.02.08 | 7 | Население за мед.услуги | 30.01.08 | 7 | |||
| 05.02.08 | 8 | Население за мед.услуги | 30.01.08 | 8 | |||
| 05.02.08 | 10 | ОФК г. Избербаш Чек АШ №636 | 30.01.08 | 9 | |||
| 13.02.08 | 11 | Население за мед.услуги | 30.01.08 | 10 | |||
| 13.02.08 | 13 | ОФК г. Избербаш Чек АШ №637 | 30.01.08 | 11 | |||
| 03.03.08 | 18 | ОФК по г.Избербаш чек АШ №641 | 30.01.08 | 12 | |||
| 13.03.08 | 22 | Население за мед.услуги | 30.01.08 | 13 | |||
| 14.03.08 | 33 | Население за мед.услуги | 30.01.08 | 14 | |||
| 14.03.08 | 34 | ООО КБ "Избербаш" г.Избербаш Чек АС №700 | 30.01.08 | 15 | |||
| 25.03.08 | 25 | ООО КБ "Избербаш" г.Избербаш Чек АЦ №201 | 30.01.08 | 16 | |||
| 25.03.08 | 26 | ООО КБ "Избербаш" г.Избербаш Чек АЦ №201 | 30.01.08 | 17 | |||
| 25.03.08 | 27 | Население за мед.услуги | 30.01.08 | 18 | |||
| 31.03.08 | 30 | ОФК г. Избербаш Чек АШ №642 | 30.01.08 | 19 | |||
| . . | 30.01.08 | 20 | |||||
| . . | 30.01.08 | 21 | |||||
| . . | 30.01.08 | 22 | |||||
| . . | 30.01.08 | 23 | |||||
| . . | 30.01.08 | 24 | |||||
| . . | 30.01.08 | 25 | |||||
| . . | 30.01.08 | 26 | |||||
| . . | 30.01.08 | 27 | |||||
| . . | 30.01.08 | 28 | |||||
| . . | 30.01.08 | 29 | |||||
| . . | 30.01.08 | 30 | |||||
| . . | 05.02.08 | 32 | |||||
| . . | 05.02.08 | 36 | |||||
| . . | 06.02.08 | 38 | |||||
| . . | 13.02.08 | 39 | |||||
| . . | 13.02.08 | 40 | |||||
| . . | 04.03.08 | 49 | |||||
| . . | 13.03.08 | 53 | |||||
| . . | 14.03.08 | 69 | |||||
| . . | 14.03.08 | 70 | |||||
| . . | 14.03.08 | 71 | |||||
| . . | 14.03.08 | 72 | |||||
| . . | 14.03.08 | 73 | |||||
| . . | 25.03.08 | 56 | |||||
| . . | 25.03.08 | 57 | |||||
| . . | 25.03.08 | 58 | |||||
| . . | 27.03.08 | 60 | |||||
| . . | 31.03.08 | 63 | |||||
| . . | 31.03.08 | 67 | |||||
| . . | 31.03.08 | 66 | |||||
Анализ счета и карточки счета показывает, что в МУ Центральная городская больница г. Избербаш по кассе проходят в основном операции связанные с получением средств со счетов органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов (0 210 03, 0 304 05) и с выплатой заработной платы (0 302 01, 0 302 03). Операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами (0 208 02), оплатой транспортных услуг (0 208 05), приобретением материалов (0 208 22) и расчетами с дебиторами по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг (0 205 03) составляют небольшую долю в общем количестве операций.