5. Позиція меню "Параметри друку" видає стандартний діалог "Параметри сторінки".
6. Вибравши позицію меню "Масштаб", можна збільшити або зменшити масштаб представлення документа на екрані.
7. При виборі позиції меню "Карта зв'язків", буде виданий список зв'язаних документів з поточним. Інформація в цей діалог потрапляє, коли документи виписуються через меню "зв’язані". Таким чином видно всі батьківські і всі дочірні документи. У цьому діалозі можна видаляти і відкривати зв'язані документи.
8. При виборі позиції меню "Історія документа" буде видана історія зміни документа [6].
У більшості документів в таблиці є додаткова колонка, джерело даних якої можна міняти. Тобто вона уміє показувати різні дані з проводки операції у відповідній колонці. Ця колонка позначена жовтим кольором в заголовній таблиці. При клацанні на це поле буде виведений список різних параметрів проводки. Вибравши позицію в списку, в таблиці товарів (послуг, нарахувань і так далі) будуть виведені відповідні значення рядків проводки. Встановити значення за умовчанням для цієї колонки, можна встановивши значення параметра "Додаткова колонка" в властивостях бази даних або властивостях папки документів.
У більшості документів є можливість додати колонку в таблицю на 1-ій сторінці форми, яка відповідатиме аналітиці, яка вказана в параметрі "Додаткова аналітика" в властивостях папки документів. Якщо значення цього параметра не вказане, то колонка додаткової аналітики не видно.
У більшості документів у верхній частині першої сторінки форми виводиться таблиця видів діяльності. Вона зроблена для зручності введення додаткової аналітики: вид діяльності, декларація господарство, декларація фінанси. Користуватися чи ні цими аналітиками, вибирає сам користувач. Призначення цих аналітик таке:
· Якщо користуватися аналітикою «вид діяльності», то в звітах можна, наприклад, подивитися свою реалізацію по видах діяльності.
· «Декларація господарство» має на увазі список якихось підрозділів або філій підприємства.
· «Декларація фінанси» призначена для побудови фінансових звітів.
У більшості документів в нижній частині першої сторінки форми виводиться таблиця проводок операції. Вона зроблена для зручності проглядання проводок операції. У ній можна міняти рахунки по дебету і кредиту проводок. Відключити (включити) видимість таблиці можна параметром "Показувати таблицю проводок" властивостях бази даних або властивостях папки документів.
2.4 Автоматизація синтетичного та аналітичного обліку
За способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяються на синтетичні та аналітичні.
Синтетичні рахунки – це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської діяльності підприємства. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації в узагальненому вигляді й у грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупностей економічно однорідних господарських засобів і джерел їх утворення в грошовому вимірнику називається синтетичним обліком.
Для детальної характеристики об’єктів бухгалтерського обліку використовується аналітичний рахунок, в яких крім вартісного вимірника використовуються натуральні й трудові вимірники. Облік наявності та змін окремих видів і об’єктів господарських засобів та джерел їх утворення з використанням різних вимірників називається аналітичним обліком.
Аналітичний і синтетичний облік ведеться за допомогою робочого плану рахунків підприємства [див. дод. 8].
Між синтетичними й аналітичними рахунками існує нерозривний зв’язок, тобто на аналітичних рахунках відображаються ті ж зміни, що й на синтетичних, але більш докладно, значення дебету й кредиту кожного аналітичного рахунку те ж саме, що й синтетичного рахунку; сума сальдо, сума оборотів на дебеті всіх аналітичних рахунків даної групи відповідно дорівнюють сальдо, обороту на дебеті і обороту на кредиті синтетичного рахунка. Тому загальні підсумки записів на аналітичних рахунках мають відповідати сумам, записаним на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку.
Взаємозв’язок аналітичного і синтетичного рахунків можна було б більш детально показати за допомогою регістрів, проте на ЗАТ “Рівне-Борошно” регістри не використовуються. Бухгалтерський облік ведеться автоматизовано за допомогою бухгалтерської програми Акцент 6.0, мережева версія. В бухгалтерську програму заносяться первинні документи, а сама програма дозволяє формувати будь-які реєстри, звіти, форми в перерізі: бухгалтерських рахунків, кореспондентів, об’єктів обліку.
У будь-якому підручнику по обліку або нормативній документації, що регламентує ведення бухгалтерського обліку, можна знайти термін "Аналітичний рахунок". Це означає, що облік інформації в журналах ордерах і відомостях такого рахунку вестиметься в докладнішому вигляді. Наприклад, по рахунку 60 ведеться обліку взаєморозрахунків з постачальниками і підрядчиками, тобто указується кому платили і від кого отримували продукцію. По рахунку 41 складський облік, тобто враховується в кількісному відношенні рух товару. І так далі.
У паперовому обліку це була відмінна схема, що чітко працювала і розробники програм «Фкцент: 6.0», не думаючи довго, перенесли її в комп'ютерний облік.
Виглядає це зразково так :
1. У плані рахунків для кожного рахунку є властивість, що визначає його, як аналітичний;
2. Після того, як користувач включає цю властивість, йому необхідно вказати види аналітичних ознак, які використовуватимуться. Залежно від програми, набір таких видів може бути обмежений або не обмежений.
Аналітична інформація, яка може бути пов'язана з проводкою, представлена трьома видами :
1. Кореспонденти - це фізичні і юридичні особи, з якими здійснюється господарська діяльність.
2. Об'єкти обліку - це грошові і матеріальні об'єкти, які беруть участь в господарській операції.
3. Різне - це довільний набір аналітичних ознак, який можна використовувати за власним розсудом [1].
Проводка в термінах Акценту – це мінімальна облікова одиниця, опис якої наведений в таблиці 2.3:
Таблиця 2.3
Аналітичні об'єкти
| Найменування інформаційного поля | Аналітика, яка може використовуватися |
| Кореспондент-відправник | Кореспонденти |
| Кореспондент-одержувач | Кореспонденти |
| Об'єкт обліку | Об'єкти обліку |
| Додаткова аналітика (кількість напрямів не обмежена) | Різнє |
Як видно з таблиці, аналітичні ознаки складаються з тих, що типізуються (кореспонденти і об'єкти обліку) і довільних (різне).
Кожен з видів аналітики має деревовидну організацію. Тобто елементи можна об'єднувати в групи (теки), які можуть бути вкладеними один в одного. Максимальний рівень вкладеності вісім.
Для груп і елементів груп можна створювати ярлики, тобто кількість варіантів угрупування елементів може бути довільною.
Особливу увагу хочеться приділити аналітичним ознакам, створеним в розділі "Різне". Користувач самостійно може визначити види аналітики і атрибути, які йому необхідно бачити в елементах аналітики цього типу. Крім того, при створенні нового вигляду аналітики в "Разном", можна послатися на стандартні аналітичні ознаки (кореспонденти або об'єкти обліку). Таким чином, можна в одній проводці використовувати декілька кореспондентів або об'єктів обліку.
Розглянемо типові господарські операції при автоматизації обліку виробничих запасів (табл. 2.4):
Таблиця 2.4.
Типові господарські операції при автоматизації обліку виробничих запасів
| Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | |
| Надходження і оприбуткування виробничих запасів від постачальників | 201 | 631, 30, 31 |
| Відображено податковий кредит | 644 | 631,30,31 |
| Списання у виробництво | 231 | 201 |
| Списується фактична собівартість реалізованих запасів | 902 | 201 |
| Сума нестач в межах норм природного убутку | 911 | 2011 |
| Реалізовано виробничі запаси | 361, 30, 31 | 712 |
| Відображено ПДВ | 712 | 641 |
| Списано с/в реалізації | 943 | 201 |
Всі типові господарські операції зазначені в таблиці 2.4 програма формує самостійно, проте користувач може вносити зміни щодо рахунків.
3. Технологія підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку оборотних активів
3.1 Облікові реєстри
В типову конфігурацію включено набір стандартних звітів.
Стандартні звіти – це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначенні для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних розрахунків. Стандарті звіти можуть застосовуватися для отримання як узагальненої, так і детальної інформації по будь-яких ділянках обліку.
Для роботи зі звітами потрібно вибрати довідник рахунки, вибрати потрібний рахунок та нажати кнопку «Звіти», на екрані з’явиться перелік звітів, які можна сформувати по вибраному рахунку, зокрема такі, як: реєстр документів, схема рахунків, оборотна відомість, виписка із журналу, розділ Головної книги, матеріальний звіт, аналітика по кореспондентам та інші.