Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала учреждения с целью выявления имеющихся недостатков в работе.
Управление федеральной регистрационной службы по Белгородской области осуществляет регистрацию, юридическую экспертизу и учет нормативных правовых актов муниципальных образований в определенном федеральными законами и локальными нормативно-правовыми актами порядке. В своей работе УФРС по Белгородской области применяет Автоматизированную информационную система (АИС) «Юстиция», которая предназначена для автоматизированного учета объектов недвижимого имущества, создания физических и юридических лиц и для создания документов. Весь спектр осуществляемых Управлением делопроизводственных процессов соответствует существующим нормативно-правовым актам.
Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области устанавливает и регулирует порядок работы персонала Управления, длительность рабочего времени, предусматривает режим отдыха и определяет величину и порядок предоставления отпусков сотрудникам Управления. В целом данный документ регулирует рабочую активность организации и служит обеспечению эффективности выполнения ею своих производственных задач.
В рамках обследования документационного обеспечения управления УФРС по Белгородской области было проведено анкетирование сотрудников учреждения на предмет выявления существующих проблем документационного обеспечения и путей их решения. По окончании анкетирования было получено обратно 43 заполненных анкеты с соответствующими пометками и записями. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документационного обеспечения управления в организации, выявить существующие проблемы и рассмотреть варианты решения этих проблем на текущий момент.
Можно выделить следующие проблемы в документационном обеспечении УФРС по Белгородской области:
- недостаточно точная и подробная регламентация должностных обязанностей каждого сотрудника;
- не высокий уровень исполнительной дисциплины среди сотрудников;
- отсутствие программ по автоматизации делопроизводства учреждения;
- слабый уровень владения компьютерными программами.
На основании сделанных выводов можно предложить сотрудникам УФРС по Белгородской области поставить перед своим руководством вопрос о принятии мер к изменению сложившейся ситуации, а именно:
- предложить начальникам соответствующих отделов учреждения разработать и усовершенствовать положения об отделах и должностные инструкции их сотрудников;
- каждый отдел обеспечить нормативно-правовыми документами, относящимися к роду деятельности данного подразделения;
- поднять вопрос о внедрении в организации системы электронного документооборота с учетом отраслевой специфики учреждения и попытаться усовершенствовать те системы электронного документооборота, которыми уже пользуются сотрудники УФРС по Белгородской области;
- назначить инспектора по контролю за исполнением поручений;
- предложить ввести новую штатную единицу курьера для более надежной и упрощенной доставки различного рода документации в соответствующие органы с которыми сотрудничает УФРС по Белгородской области.
Реализация данных рекомендаций может повысить эффективность работы сотрудников Управления федеральной службы по Белгородской области и всей организации в целом.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Источники
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информациионных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: http://www.akdi.ru/GD/proekt/097699GD.SHTM.
2. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1—ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. — 2002. — 14 января.
3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. — 89 с.
4. ГОСТ Р 6.30–2003. УСД. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: ИПК Изд–во стандартов, 2003. — 20 с.
5. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: http://www.directum.ru/gsdou.htm.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: http://www.directum.ru/348539.aspx.
7. Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. — Белгород, 2005. — 22 с.
8. Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. — Белгород, 2004. — 27 с.
9. Служебный распорядок Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. — Белгород, 2005. — 14 с.
Литература
1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. — М.: АО «Бизнес–школа «Интел–Синтез», 1994. — 191 с.
2. Астахова, Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. — 2005. — № 2. — С. 3—9.
3. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.– №2. – С. 46–48.
4. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». — М., 2003. — С. 22–25.
5. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина. — Волгоград, 2002. — 178 с.
6. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. — 2001. — №2. — С. 41—43.
7. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004. — 149 с.
8. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.
9. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С. 27–33.
10. Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2004. – № 4. – С. 50–55.
11. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно–практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, 2000. – С. 3–10.
12. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
13. Гельман–Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман–Виноградов // XI Междунар. научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., 2005. – С. 84–87.
14. Гельман–Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман–Виноградов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24.
15. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик // Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.
16. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа–Софт», 1999. – 38 с.
17. Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2002. – №2. – С. 39–43.
18. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – Воронеж, 2002. – 148 с.
19. Инструкция пользователя автоматизированной информационной системы «Юстиция». — СПб, 2002. — 220 с.
20. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia—Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С. 20–24.
21. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа–М, 2001. – 356 с.
22. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.
23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. — М.: «Управление персоналом», 2007. — 520 с.
24. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно–практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., 2003. – С. 18– 23.
25. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин. — М.: «Научная книга», 2002. – 110 с.
26. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 5–9.
27. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис–менеджера. – 2003. – №12. – С. 30–38.