В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию». К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций[58].
Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя в организации-заказчике.
Таким образом, существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
§1. Организация документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области
Управление Федеральной регистрационной службы по Белгородской области носит свое название с 1 января 2005 года (ранее Управление юстиции администрации Белгородской области, после - Управление Минюста России по Белгородской области) и является территориальным органом Федеральной регистрационной службы. В своей деятельности оно руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента РФ и Правительства РФ. Международными договорами РФ, нормативными правовыми актами Министерства юстиции РФ, актами Федеральной регистрационной службы. Управление является юридическим лицом, имеет печати с изображением Государственного герба РФ, штампы, бланки со своим наименованием и изображением Государственного герба РФ, счета в банке[59].
Основными задачами Управления Федеральной Регистрационной службы по Белгородской области являются:
1. Обеспечение реализации в Белгородской области государственной политики в сфере юстиции в пределах, установленной компетенции;
2. Обеспечение единства правового пространства;
3. Обеспечение в пределах своих полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина.
Функции Управления:
- ведение федерального регистра нормативных правовых актов Белгородской области в установленном порядке;
- проведение юридической экспертизы нормативных правовых актов Белгородской области на предмет их соответствия Конституции Российской Федерации и федеральному законодательству;
- государственный учет нормативных правовых актов, принимаемых органами государственной власти Белгородской области, в установленном Минюстом России порядке;
- представление информации из федерального регистра органам государственной власти и местного самоуправления, юридическим и физическим лицам в порядке, определяемом Минюстом России
- государственная регистрация уставов муниципальных образований и муниципальных нормативных правовых актов о внесении изменений и дополнений в уставы муниципальных образований в соответствии с федеральным законодательством
- обеспечение в установленном Минюстом России, Управлением порядке разрешения обращений граждан об истребовании документов в соответствии с международными договорами и законодательством Российской Федерации[60].
Территориальные органы Федеральной регистрационной службы принимают решение о государственной регистрации некоммерческих организаций всех организационно-правовых форм, за исключением потребительских кооперативов, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, а также государственных и муниципальных учреждений. Государственная регистрация некоторых организационно-правовых форм некоммерческих организаций (товариществ собственников жилья, садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений) налоговыми органами противоречит действующему законодательству. Соответствующее письмо о прекращении подобной регистрации направлено в Федеральную налоговую службу[61].
В Федеральную регистрационную службу по Белгородской области входят следующие отделы:
1. Административно – управленческий персонал;
2. Отдел приема – выдачи документов;
3. Отдел ведения ЕГРП и регистрации адресатов;
4. Отдел регистрации прав на жилые помещения и договоров долевого участия;
5. Отдел регистрации ипотеки, прав на нежилые помещения и по взаимодействию с крупными правообладателями;
6. Отдел регистрации прав на земельные участки;
7. Отдел выдачи информации о зарегистрированных правах;
8. Отдел делопроизводства;
9. Отдел организационного обеспечения, планирования и контроля деятельности;
10. Отдел государственной службы и кадров;
11. Отдел материально – технического обеспечения;
12. Отдел защиты государственной тайны, специальной и мобилизационной работы;
13. Отдел информационных технологий и связи;
14. Отдел по делам общественных и религиозных объединений;
15. Отдел по контролю в сфере адвокатуры и нотариата;
16. Отдел по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
17. Отдел по контролю за деятельностью саморегулируемых организаций, арбитражных управляющих;
18. Отдел правового обеспечения и судебной защиты.[62]
В Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области для регламентации делопроизводственных задач, создана Инструкция по делопроизводству, регламентирующая порядок создания и движения документов. Она определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан[63].
Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации на организационно-распорядительную документацию, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной регистрационной службе, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года, №1315, Общее положение о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденное приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденная приказом Росрегистрации от 14 июня 2005 года №77, иные нормативные документы по вопросам делопроизводства[64].
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются организационно-контрольным отделом Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления.
Государственные гражданские служащие Управления (далее также - работники) несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения информирует об этом организационно-контрольный отдел Управления. Руководитель организационно-контрольного отдела докладывает об утрате документов курирующему заместителю руководителя Управления, который назначает служебное расследование и о результатах расследования информирует руководителя Управления. В случае установления вины государственного гражданского служащего в утрате документов он привлекается к дисциплинарной, материальной и иной ответственности в установленном законодательством порядке[65].
При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку, государственный гражданский служащий по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении – сдает числящиеся за ним документы[66].
За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях Управления отвечают их руководители. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями этих подразделений[67].
С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Управлении должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области содержит следующие разделы: