Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложения.
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
§1. Организация документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия[12].
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников[13].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами[14]. При этом основными задачами службы ДОУ являются:
- внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
- осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
- обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
- совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами[15].
Различают следующие службы ДОУ:
1. В министерствах и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;
3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
4. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;
5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица, секретарь-референт[16].
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления[17]. Служба ДОУ решает следующие задачи:
- Совершенствование форм и методов работы с документами.
- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
- Сокращение документооборота, количества форм документов.
- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе[18].
Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием.
Служба ДОУ осуществляет следующие функции:
- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;
- организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;
- регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;
- разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел;
- организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;
- организация работы по заявлениям граждан;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;
- контроль сдачи дел, организация работы архива;
- проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;
- организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ[19].
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации[20].
Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты.
Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов - четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами[21].
Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:
1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год;
3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;
4-я категория - до 10 000 документов в год[22].
В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.
Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы[23].
С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового[24].
В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ — техническую и организационную[25]. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы[26].
Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально[27].