Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления события.
При отсутствии заработка в данной организации до наступления события средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.
Из расчетного периода для подсчета среднего заработка исключаются фактически выплаченные суммы, а также время, в течение которого работник:
- освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам.
В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии, вознаграждения учитываются при подсчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.
Материальная помощь, оказываемая большинству сотрудников, учитывается при исчислении среднего заработка в размере 1/12 начисленной суммы с начала года на момент наступления события за каждый месяц расчетного периода.
В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, материальная помощь при подсчете среднего заработка учитывается пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.
Во всех случаях средний заработок работника, отработавшего полностью определенную в расчетном периоде норму рабочего времени, не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (4478руб.).
Для учета личного состава учреждения, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1:
- приказ о приеме на работу (ф. № Т-1) – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров. На оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать новый работник, указывает, в качестве кого может быть использован новый работник, его оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается директором (Приложение 6).
- личная карточка (ф. № Т-2) – заполняется на каждого работника в одном экземпляре. В ней содержатся: общие сведения о работнике, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, отпуске, аттестации и др. (Приложение 7).
- приказ о переводе на другую работу (ф. № Т-5) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации (Приложение 8)
- приказ о предоставлении отпуска (ф. Т-6) - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов (Приложение 9).
- Приказ о прекращении трудового договора (ф. Т-8) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения (Приложение 10).
Для осуществления табельного учета и контроля за трудовой дисциплиной применяют табеля учета использования рабочего времени.
Табельный учет охватывает всех работников. Каждому присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины. Оформленные табеля сдаются в бухгалтерию.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии, инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц.
Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчета 40% заработка по окладам с учетом отработанных работником дней.
В тех случаях, когда имеются неявки на работу в первой половине месяца, в бухгалтерию предоставляется справка на изменение планового аванса.
Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют такие документы, как: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в государственные внебюджетные фонды).
Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производят в записке-расчете. Выплаты в межрасчетный период производят по платежным ведомостям.
Платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.
Заработную плату выдают из кассы организации в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилии работников, не получивших заработную плату, делает пометку: "Задепонировано", составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками суммы заработной платы.
На выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
На платежных ведомостях проставляется дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.
Депонированные суммы на следующий после срока выдачи заработной платы день сдаются в банк и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер.
Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и др.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку: "Разовый расчет по заработной плате".
В организации на каждого работника открывают лицевой счет, на лицевой стороне которого записываются сведения о работнике (оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), а на оборотной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.
Больничные листки подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчетной ведомости, в которую он включен для начисления.
Синтетический учет расчетов по оплате труда, пособиям по временной нетрудоспособности и по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, а также по стипендиям осуществляется на счете 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям". Этот счет подразделяется на субсчета:
- 180 "Расчеты по оплате труда";
- 181 "Расчеты со стипендиатами";
- 183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации";
- 184 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям взносов по договорам добровольного страхования";
- 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";
- 187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты";
- 189 "Другие расчеты за выполненные работы".
Счет 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям" - пассивный. По кредиту счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным выплатам.
На субсчете 180 "Расчеты по оплате труда" учитываются расчеты с работниками учреждений, состоящими и не состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, ежемесячного пособия на детей в возрасте от полутора до шести лет, по выплате компенсаций на детей, осуществляемой за счет средств бюджета.
Начисления заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.
Документами для начисления заработной платы являются: приказы о зачислении, перемещении и увольнении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и другие документы.
Операцию по начислению заработной платы отражают по дебету субсчета 211 "Расходы по специальным средствам", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и кредиту субсчета 180 "Расчеты по оплате труда и стипендиям".
Удержания из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита субсчета 173 "Расчеты по платежам в бюджет", 185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов", 198 "Расчеты с Пенсионным фондом РФ" в дебет счета 18 "Расчеты по оплате труда и стипендиям".