На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляют на карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Карточки открываются в бухгалтерии, где в ней записывают наименование материала, марку, сорт, единицу измерения, номенклатурный номер и др. После этого карточки передаются на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.
Записи в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (накладных, требований) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.
Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.
Учет материальных ценностей на складе также может осуществляться материально-ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимся на складе.
Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. При этом работники бухгалтерии осуществляют контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.
В бухгалтерии осуществляется оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов. В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточки складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются отдельно по приходу и расходу в разрезе складов.
По данным картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках материалов и топлива.
Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.
При использовании ЭВМ все регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.
Аналитический учет материалов с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка в этом случае со складским учетом осуществляется вручную. При этом сверяются остатки по карточке складского учета с ведомостями и выявляются отклонения между этими данными.
Учет малоценных предметов ведется на счете 07 "Малоценные предметы", который подразделяется на субсчета:
- 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе";
- 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда т обувь в эксплуатации".
На субсчете 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе" учитываются предметы с выделением отдельных групп по их наименованиям, количеству, материально-ответственным лицам в книге ф. №17:
- белье (рубашки, халаты и др.);
- постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни и др.);
- обувь (ботинки, сапоги и др.);
- спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки).
Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.
При выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада.
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 072 и кредиту счетов 160, 178 и др.
Одновременно производится запись по дебету субсчета 200 и кредиту субсчета 260.
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь при отпуске их в эксплуатацию до 1/20 лимита стоимости малоценных предметов за единицу отражаются по кредиту субсчета 072 и дебету субсчета 260; свыше 1/20 лимита стоимости – в дебет субсчета 073 и кредит субсчета 072.
На субсчете 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации" учитываются белье, постельные принадлежности, одежда и обувь, находящиеся в эксплуатации.
Аналитический учет ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально-ответственным лицам на карточках.
Списание пришедших в негодность и ветхость белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, на основании утвержденного руководителем учреждения акта на списание по ф.№443.
На сумму выбывших из эксплуатации белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись по кредиту субсчета 073 и дебету субсчета 260.
4.4 Инвентаризация материальных запасов
Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.
Инвентаризация материальных запасов проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении.
Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносят в отдельную ведомость. В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование товара, количество, цену и сумму. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в некоторых случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально-ответственными лицами материальные запасы в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти запасы относят в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
Малоценные предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения материально-ответственным лицом, на хранении у которых они находятся.
Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные предметы заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
При инвентаризации малоценных предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги. Малоценные предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тару заносят в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.).
На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.
Учреждение, в обязательном порядке составляют бухгалтерский баланс и отчеты.
В соответствие с общероссийским классификатором основных фондов, утвержденных Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и сертификации от 26.12.1994 г. № 359, и основным средством относятся: здания, сооружения рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструменты и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения и прочие основные средства.
По функциональному назначению основные средства подразделяются на:
- средства основного вида деятельности включая объекты, непосредственно участвующие в производственном процессе;
- основные средства непроизводственных отраслей включают основные средства жилищно-коммунального хозяйства, здравоохранения, социального обеспечения, образования и др.
Учреждение для выполнения работ наделяется основными средствами. Надлежащая организация учета основных средств играет важную роль в обеспечении их эффективного использования.
Задачами учета основных средств являются правильное документальное оформление и своевременное отражение в регистрах бухгалтерского учета движения (поступления, перемещения и выбытия) основных средств.
Поступление основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (ф.№ ОС-1), к которым прилагается техническая документация на данный объект.