- інформацію та висновки в розрізі кожного питання програми із зазначенням (у разі наявності) основних недоліків та порушень актів законодавства з посиланням на їх назву, номер та дату;
- загальні висновки та рекомендації за результатами державного аудиту;
- додатки (перелік законодавчих та нормативних документів, довідкові матеріали, використані під час контрольного заходу тощо).
У разі, якщо контрольно-ревізійні управління в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі здійснюють державний аудит в ході виконання централізованого доручення ГоловКРУ, аудиторські звіти, складені за результатами таких заходів, враховуються ГоловКРУ при складанні зведених (узагальнених) результатів державного аудиту в системі відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
За результатами розгляду підконтрольним суб'єктом аудиторського звіту складається протокол погодження, який підписується посадовими особами органу служби, які проводили державний аудит, керівником підконтрольного суб'єкта, або одним з його заступників, який координує діяльність контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта, та керівником контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта.
Аудиторський звіт та протокол його погодження складаються у трьох примірниках: перший - для органу служби, другий - для підконтрольного суб'єкта, третій - для передачі правоохоронним органам у випадках, передбачених законодавством.
Для унеможливлення підробки примірники аудиторського звіту візуються посадовою особою органу служби, що проводила аудит, на кожній сторінці.
Перший і третій примірники результуючого документу та протоколу його погодження надаються для ознайомлення керівнику підконтрольного суб'єкта та керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта у строк не пізніше ніж 10 робочих днів після закінчення терміну, передбаченого у направленні для проведення державного аудиту, одним із таких способів:
а) особисто під розписку керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта;
б) через канцелярію (діловодну службу) підконтрольного суб'єкта з відміткою на примірнику аудиторського звіту органу служби про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції підконтрольного суб'єкта та підписом працівника канцелярії (діловодної служби), який здійснив реєстрацію.
Керівник підконтрольного суб'єкта та керівник контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта зобов'язані ознайомитися з аудиторським звітом та у разі погодження з викладеними в ньому фактами підписати протокол його погодження. У разі наявності заперечень (зауважень) щодо змісту аудиторського звіту керівник підконтрольного суб'єкта та керівник контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта підписують протокол його погодження із запереченнями (зауваженнями).
Після надходження від підконтрольного суб'єкта першого і третього примірників аудиторського звіту та підписаного його керівником та керівником контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта протоколу погодження, у тому числі підписані із запереченнями (зауваженнями), посадова особа органу служби не пізніше наступного робочого дня з дати їх отримання видає підконтрольному суб'єкту другий примірник аудиторського звіту та протоколу його погодження.
У разі ненадходження до органу служби підписаних примірників протоколу погодження та аудиторського звіту протягом установленого строку посадові особи органу служби засвідчують це актом про відмову від підпису, що складається у трьох примірниках, один з яких видається керівнику підконтрольного суб'єкта та керівнику контрольно-ревізійного підрозділу підконтрольного суб'єкта одним із вищенаведених способів.
У разі, якщо протягом 3 робочих днів після отримання акта про відмову від підпису підконтрольний суб'єкт не повернув органу служби примірники підписаного протоколу погодження та аудиторського звіту, посадові особи органу служби у визначених законодавством випадках надсилають до правоохоронних органів акт про відмову від підпису, належним чином завірену копію другого примірника аудиторського звіту та долучають оригінал цього примірника до матеріалів державного аудиту.
У разі підписання протоколу погодження із запереченнями (зауваженнями) керівник КРП підконтрольного суб'єкта за підписом керівника підконтрольного суб'єкта у строк не пізніше ніж 5 робочих днів після повернення органу служби примірників протоколу погодження та аудиторського звіту повинен подати йому письмові заперечення (зауваження).
Рішення про розгляд заперечень (зауважень) до аудиторського звіту, що надійшли з порушенням установленого строку, приймає керівник служби або його заступник. З метою уточнення викладених у запереченнях (зауваженнях) до аудиторського звіту фактів посадові особи органу служби мають право вимагати від підконтрольного суб'єкта необхідних для перевірки документів та додаткових пояснень.
Письмовий висновок на заперечення (зауваження) надається керівнику підконтрольного суб'єкта за підписом керівника органу служби або його заступника не пізніше ніж через 15 робочих днів від дня їх отримання. Заперечення (зауваження) до аудиторського звіту та висновки на них долучаються до матеріалів державного аудиту.
Після підписання протоколу погодження посадова особа органу служби забезпечує реєстрацію аудиторського звіту в журналі реєстрації контрольних заходів, форма якого визначається ГоловКРУ.
Реалізація результатів державного аудиту здійснюється:
- під час державного аудиту за усними рекомендаціями посадових осіб органу служби, які надаються підконтрольному суб'єкту щодо невідкладного вжиття заходів для забезпечення усунення та запобігання у подальшому виявлених порушень законодавства;
- після підписання протоколу погодження без заперечень (зауважень) або складання акта про відмову від їх підписання. У такому випадку посадова особа органу служби у строк не пізніше ніж через 10 робочих днів після реєстрації аудиторського звіту направляє на ім'я керівника підконтрольного суб'єкта письмові рекомендації щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування;
- після підписання протоколу погодження із запереченнями (зауваженнями) або у разі ненадання підконтрольним суб'єктом письмових заперечень (зауважень) до протоколу погодження. У такому випадку посадова особа органу служби у строк не пізніше ніж через 5 робочих днів після надіслання висновків на такі заперечення (зауваження) або закінчення відповідного строку, направляє на ім'я керівника підконтрольного суб'єкта письмові рекомендації щодо усунення виявлених порушень законодавства із зазначенням строку зворотного інформування.
За рішенням керівника органу служби про результати державного аудиту, яким виявлено порушення законодавства, посадові особи органу служби інформують відповідні органи державної влади, місцевого самоврядування, органи управління або правоохоронні органи.
Про усунення виявлених державним аудитом порушень законодавства і недоліків в організації і проведенні внутрішньої контрольно-ревізійної роботи підконтрольний суб'єкт у строк, визначений органом служби при надісланні рекомендацій, повинен інформувати орган служби з поданням завірених копій розпорядчих та інших документів, що підтверджують усунення порушень.
2.5 Заходи, які спрямовані на запобігання порушення в майбутньому
Одним з важливих напрямів роботи органів ДКРС є попередження фінансових порушень. Фактично всі основні нормативні документи, що регламентують діяльність органів ДКРС, прямо передбачають здійснення заходів по попередженню фінансових порушень. Проте і цілий ряд інших контрольних дій мають безпосереднє відношення до цього напряму роботи.
З метою попередження правопорушень органи ДКРС здійснюють :
1. Забезпечення відкритості процесу планування контрольно – ревізійної роботи. Цей напрям є найменш регламентованим та слабо застосовується в ДКРС. Проте, доведення в засобах масової інформації даних хоча б про основні напрями роботи на півріччя того чи іншого КРУ або КРВ в певній мірі стимулювало б відповідних керівників до більш жорсткого самоконтролю фінансової та господарської діяльності.
2. Забезпечення періодичності (систематичності) контролю підконтрольних установ. Систематичне здійснення перевірок сприяє підвищенню знань посадовими особами об'єктів контролю, а відповідно зменшенню числа помилок, які приводять до порушень. Розуміння того, що через певний час діяльності в обов'язковому порядку будуть проведені контрольні заходи, також стимулює до недопущення порушень.
3. Забезпечення розгляду матеріалів ревізій, перевірок та аудиту органами державної влади з прийняттям відповідних рішень.
Здійснення цих заходів дозволяє керівникам, що приймають участь в розгляді, зробити відповідні висновки щодо власної фінансової та господарської діяльності.
4. Висвітлення контрольно-ревізійної роботи в цілому та результатів окремих контрольних заходів в засобах масової інформації.
Даний напрям сприяє усвідомленню неминучості покарання за допущені порушення. Для підвищення ефективності фінансового контролю особливу увагу приділено його профілактичній спрямованості, зокрема оприлюдненню результатів контролю через засоби масової інформації, в тому числі через проведення брифінгів та прес-конференцій. Значний масив інформації подається також у всеукраїнському журналі „Фінансовий контроль”.
Органами ДКРС забезпечено регулярне інформування Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, Міністра фінансів України та органів виконавчої влади про стан досліджених фінансово-економічних процесів, чинники, які призводять до порушень фінансової дисципліни та неефективного управління фінансовими і матеріальними ресурсами держави, з обов’язковим наданням пропозицій стосовно подолання цих негативних явищ.