Участь органів ДКРС в заходах по підвищенню рівня знань працівників бюджетної сфери з фінансових питань. Реалізація даного напряму може здійснюватися, як через участь керівників органів ДКРС у відповідних нарадах, семінарах, так і шляхом підготовки та розповсюдження, в особливості через пресу, роз'яснень чи рекомендацій з дотримання фінансової дисципліни в бюджетній сфері.
Рівень професійності здійснення бюджетного контролю великою мірою залежить від того, чи правильно працівники органів державного фінансового контролю трактують проведені підконтрольними об'єктами господарські операції і чи правильно окремі з них віднесено до правопорушень.
5. Аналітична робота щодо виявлення причин, які призводять до порушень фінансової та бюджетної дисципліни, злочинів у сфері економіки, розроблення і внесення пропозицій щодо змін у чинному законодавстві.
Отже, належне виконання всіх вказаних вище положень безумовно сприяє попередженню фінансових порушень. Проте, увага контролерів повинна зосереджуватися не лише на своєчасному викритті негативних явищ, але й на підготовці конкретних пропозицій по їх попередженню, усуненню причин і умов, які їм сприяють, та забезпеченні повного відшкодування заподіяних державі збитків.
2.6 Робота у підрозділі інформаційних технологій
Інформаційні технології сприяють вдосконаленню та полегшенню роботи установ з розгалуженою структурою, тому забезпечення ДКРС розробками новітніх інформаційних технологій є важливим елементом на шляху до покращення діяльності служби.
З даною метою в ГоловКРУ України функціонує Управління інформаційних технологій (далі – УІТ), що є самостійним структурним підрозділом ГоловКРУ України і безпосередньо підпорядковане заступнику Голови ГоловКРУ.
До складу даного Управління входять: відділ супроводження технологічного та програмного забезпечення та відділ телекомунікаційного забезпечення та технічного захисту інформації.
Основним завданням Управління є забезпечення функціонування та розвиток єдиної інформаційно-аналітичної системи (ЄІАС) органів державної контрольно-ревізійної служби, зокрема:
1) організаційне забезпечення функціонування ЄІАС;
2) розробка, впровадження та супроводження програмного забезпечення;
3) телекомунікаційне забезпечення;
4) технічний захист інформації;
5) забезпечення засобами обчислювальної техніки.
Окрім того, УІТ відповідно до покладених на нього завдань здійснює: розробку та впровадження інформаційної програмно – технічної, методичної та матеріальної бази ЄІАС та її окремих підсистем; збір від органів ДКРС, зберігання та обробку електронної інформації, ведення центральної бази даних ЄІАС органів ДКРС; визначення порядку доступу до інформаційних ресурсів ЄІАС та їх використання; визначення порядку обліку і використання засобів обчислювальної техніки та програмних продуктів; участь у ревізіях та перевірках установ і організацій, в яких застосовується обчислювальна техніка, автоматизовані системи бухгалтерського обліку і фінансової звітності, та з питань, пов'язаних із застосуванням обчислювальних систем тощо.
Діяльність УІТ здійснюється на підставі планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ та Управління. Покладення на Управління обов'язків, що не стосуються питань інформаційних технологій, не допускається.
Одним із першочергових завдань даного структурного підрозділу є управління ЄІАС органів ДКРС.
Єдина інформаційно-аналітична система (далі – ЄІАС) органів ДКРС – це сукупність інформаційних ресурсів органів ДКРС і комплекс організаційного, нормативно-правового та технологічного забезпечення, за допомогою якого реалізується державна політика щодо їх створення, користування, зберігання та поширення з урахуванням вимог національної безпеки.
Основними складниками єдиної ЄІАС органів ДКРС є такі інформаційні ресурси:
1) технічне забезпечення (сервери, робочі станції, локальні обчислювальні мережі, принтери, тощо);
2) загальносистемне (операційні системи та системи управління базами даних) і прикладне програмне забезпечення;
3) засоби телекомунікації і зв’язку (як транспортна інфраструктура ІАС ДКРС зараз використовується мережа Інтернет);
4) комплексна система захисту інформації.
Інформаційні ресурси використовуються під час реалізації всіх основних операційних процесів, рівень автоматизації яких можна охарактеризувати складом функціональних підсистем ІАС ДКРС.
Архітектура ІАС ДКРС – це комплекс технічних, інформаційних і системних програмних рішень для прикладного інжинірингу, який забезпечує економічну та технічно раціональну реалізацію вибраної системи процесів діяльності за рахунок відповідного поєднання централізованої обробки даних у центральній базі даних (ЦБД) і розподіленої обробки в БД регіонального та районного рівнів.
Потрібний рівень технологічності (простоти підтримки та супроводження) досягається завдяки:
- трирівневій архітектурі реалізації системи, яка дає змогу суттєво зменшити кількість одиниць підтримки та супроводження, а саме не більше двох серверів (БД і застосувань) на кожне управління;
- реляційній розподіленій БД, яка становить єдиний центральний репозиторій, через який здійснюється підтримка та супроводження логічної та фізичної структур БД, причому персонал на регіональному рівні відповідає лише за технічну підтримку, що дає змогу зменшити його чисельність;
- використанню прикладного програмного забезпечення (ППЗ) з використанням CASE-технології, яка забезпечує простоту підтримки та супроводження актуальної документації, роль якої виконує репозиторій CASE;
- об’єктно-орієнтованим засобам проектування (ООЗП), які застосувувалися під час розробки системи і дають можливість на стадії підтримки та супроводження зменшити поточні витрати завдяки структуризації компонентів (об’єктів).
Архітектура єдиної розподіленої БД містить в себе ЦБД і БД обласних управлінь, пов’язаних між собою єдиним репозиторієм і реплікаційними зв’язками на основі експорту/імпорту. Районні відділи та відділи великих міст пов’язані з БД відповідної області за допомогою постійного чи комутованого зв’язку. Архітектура ІАС є основою вдосконалення організаційної структури, а саме запроваджені ІТ дозволять за необхідності реорганізувати ІАС ДКРС за функціонально-цільовим принципом у суттєвому зменшенні відволікань персоналу від виконання функціональних обов’язків рутинними інформаційними функціями, серед яких можна виділити наступні: підготовка та зведення аналітичних і статистичних звітів, ведення дублюючих операцій із паперовими документами, пошук інформації за необхідними критеріями та ін.
Формування центральної бази даних здійснюється за допомогою її функціональних підсистем, які водночас взаємодіють між собою через ЦБД.
На сьогодні на рівні ГоловКРУ функціонують, а також впроваджено в режимі дослідної експлуатації такі функціональні підсистеми:
І. Підсистема «Інформаційна карта», основними функціональними властивостями якої є: накопичення інформації про результати проведених ревізій і перевірок і зведення їх на центральному рівні; формування статистичних форм звітності в автоматичному режимі; аналіз зведеної інформації з метою прийняття відповідних управлінських рішень.
ІІ. Підсистема аналізу взаємодії з правоохоронними органами, основні функціональні властивості якої полягають у: змістовному аналізі звернень; обліку звернень; оперативному контролі ходу опрацювання звернень; статистичній звітності.
Функція змістовного аналізу звернень, що надійшли до ДКРС, полягає в інформаційній підтримці процесу їх попереднього розгляду.
Процес попереднього розгляду будь-якого звернення виконується з метою підготовки проекту обґрунтованого рішення щодо нього. На цій фазі опрацювання звернення стає особливо важливим швидке отримання працівниками ДКРС якісної, достовірної та максимально повної інформації, необхідної для цього.
Функція обліку звернень полягає в первинній реєстрації і накопиченні в БД органу ДКРС інформації, що надходить за ними та виникає під час їх опрацювання.
Реєстрація звернень у підсистемі виконується спеціально призначеним для цього користувачем з відповідними повноваженнями. У межах органу ДКРС внутрішній реєстраційний номер звернення є унікальним.
Відображенням звернення в підсистемі є його інформаційна картка, реквізити якої зберігають у формалізованому вигляді дані звернення.
Під час опрацювання звернень забезпечується можливість введення до їх інформаційних карток відповідних додаткових даних, що виконується користувачами підсистеми, відповідальними за поточне виконання прийнятих за ними рішень. Корегування даних, занесених до інформаційної картки звернення, на попередніх стадіях його опрацювання забороняється.
Функція оперативного контролю ходу опрацювання звернень полягає в можливості отримання відповідним користувачем підсистеми в довільний момент часу інформації про поточний стан виконання прийнятих щодо нього рішень.
Інформація про хід опрацювання звернень надається підсистемою інтегровано – в розрізах тих чи інших класифікаційних ознак звернень, а також за заданими користувачем окремими зверненнями з використанням їхніх реєстраційних номерів.
Функція статистичної звітності припускає можливість отримання різноманітних звітних форм статистичного характеру, що можуть бути використані для аналізу тих чи інших аспектів контрольно-ревізійної роботи органу ДКРС за зверненнями правоохоронних органів.